智慧档案库房一体化管理系统的应用研究

　　李嘉（昆明市档案馆，云南   昆明   650000）

　　摘要：档案是各领域和行业发展建设的基础之一，在社会发展服务中具有不可替代的作用。文章从档案智慧库房建设的背景、趋势和建设目标、技术路线等方面着手，围绕档案库房安全、环境安全、档案管理、城市一体化信息管理平台建设，创新档案工作日常管理模式，建立健全人防、物防、技防三位一体的档案智慧化管理应用与安全防范系统。

　　关键词：档案库房；智慧化；一体化

　　1   智慧档案一体化管理平台的主要特征

　　1.1   沟通与感受智慧化

　　物联网是智能档案库房建设的基础技术基础，互联是其核心要素。利用物联网可实现内部和外界数据互动，形成一种基于物联网的数据通信智能体系，完成客户、档案、系统三者间快捷、简单、无阻碍衔接，确保客户的数据收集与数据共享。

　　1.2   资源管理智能化

　　实现档案信息的智能管理、组织与控制，使档案资料数据实现有效获取与发布。通过建立跨体系的应用集成，可以实现档案信息共享、互通和服务与管理；优化档案资料的有效使用与访问，提升档案业务的效率以及档案业务的广度和深度。

　　1.3   建筑系统智慧化

　　对档案馆内所有设施装置进行智能化管理，形成智能化体系，使档案库房装置运转、养护、维修趋向智能化，优化人员和物资配置，降低成本。

　　1.4   服务创新智慧化

　　借助智能化的设备和系统，更好地分析、处理和决策，注重用户体验和服务质量，提供更高效、便捷和精准的服务。利用全新的智能馆库与设施设备，通过互联网互动和信息方式，开展不受时间限制的服务、查询、咨询以及数据收集等业务，形成业务和控制的新形态。

　　2   智慧档案一体化管理平台的技术路线

　　转变原有以人力管理为主导的档案及库房管理模式，建设集实体档案管理利用、档案存储设备管理、环境监测装置管理、安全防护设备管理等多种管理方式组成的智慧档案库房一体化管控平台。使传统的档案管理朝着网络化管理方向发展，打破层级、部门之间的限制，促使档案管理人员和职能部门进行协调互通，使档案管理的程序和操作流程更简明、畅通，形成对档案信息和环境信息的网络化处理方式及分阶段、多渠道的档案信息资料使用方式和安全监控的智慧档案库房[1]。

　　3   管控平台主要建设内容及应用

　　3.1   智慧档案库房一体化管控平台

　　3.1.1   管控平台系统总体设计

　　管控平台以计算机、自动化设施为基础，集成平台软件为核心，以楼层平面图为管理载体，以物联网技术为纽带，采用一体化集成的手段，把档案仓库安全监控与监控管理、档案仓库安全预防与监测管理、RFID档案管理、智慧密集架管理等集成为统一的系统管理工具。通过部署分布式采集单元、区域监控设备、环境监控设备、RFID档案管理设备、安全防范设备、集中监测系统平台，实现各装置间的智慧联系管理以及对全馆库房的统一监测管理。系统在满足海量测点数据接入及性能指标基础上，对设备间的数据流、控制流、视频流集中监控，实时获取各设备的运行状态及记录，智能化分析处理数据和管控设备，实现告警、权限、报表、联动控制等功能的统一管理、统一展示，具备在线升级及扩展能力，满足档案库房智能化、自动化、信息化的管理要求[2]。3.1.2管控平台系统结构拓扑图智慧档案一体化平台管理系统结构如图1所示。

图1   智慧档案一体化平台管理系统结构

　　3.1.3   管控平台功能架构

　　基础设备层：所有数据均来自底层物理设备。本层涵盖所有被监测和控制的智能及传感设备，如库房环境监控设备、安防设备、RFID设备、恒温恒湿设备、消毒灭菌自动化设备等。

　　系统服务层：为应用层提供基础支撑，包括系统配置、权限控制、日志管理、数据报表、消息提醒、系统维护、分析预测等。

　　应用管理层：采用统一的一体化管理平台实现对各子系统的实时监控和管理，包含环境监测管理系统、RFID档案管理系统、智慧密集架信息管理、财务报表信息管理、数据分析等。该平台主要接收来自基础设备层的数据和告警信息，经过特定的逻辑处理和数据分析后，将数据存储起来，并向上提供应用服务供客户端使用，实现数据的存储和告警事件的记录，还以各种不同的形式将告警信息输出展示。作为人机交互的重要部分，该平台还承担了所有数据可视化的任务，展示的所有信息都来自系统服务层对数据的调用、分析和再处理。

　　系统展示层：包括Client客户端、Web浏览、移动终端、2D/3D人机交互界面及大屏展示。

　　管控平台系统可采用图形化设计，支持电子地图功能。页面的基本架构、层次都应当清晰明了，可以即时直观地展示设备的运作数据和运作状况，并实现场景仿真。针对档案库房可建立三维立体的仿真监控系统，采用三维动画立体呈现库房结构、密集架设备、环境调控设备等，实现库房及设备旋转、翻转、自转、平移、缩放等透视操作，监控对象通过外框闪烁标识通信状态与告警状态，发生通信故障或设备告警时对应设备的闪烁外框变色，对比告警图例可判断通信状态与告警级别。

　　管控平台功能逻辑结构如图2所示。

图2   管控平台功能逻辑结构

　　3.2   智能档案密集架管理

　　该系统以图形化界面直观显示智能密集架区列以及内部结构，通过智能密集架接口获得密集架装置的工作状况，具有远程监控功能，可以设置密集架的存储目录信息，并根据存放的档案开启密集架等[3]。除轨道、底盘、架体、面板、传动机构等密集架基本结构外，智能密集架结构还包括主控板、电机控制板、到位感应传感器、定位指示灯等，其中主控板包括固定列通信模块、温湿度传感器、通信接口等功能，能够与计算机通信对电机板进行控制，采集到位感应传感器信号及控制指示灯功能，实现密集架的锁定、解锁、停止移动、闭架、通风、开架、开左面、开右面等控制。

　　3.3   RFID档案管理系统

　　RFID档案管理系统运用了RFID的自动识别技术和计算机软件技术，将RFID电子标签当作数据储存载体粘贴到档案文档上，在RFID晶片中保存档案文档的基础数据，利用智能盘点车、智能安全门禁等RFID读写设备，与一体化管控平台数据库管理系统相配合，可实现档案文件的实时监测和信息化管理[4]。通过建立档案信息库，可导入所有档案信息，新增档案文件必须经过登记处理后录入初始数据库，进入处理流程，记录所有档案的整个生命周期的使用轨迹。提供数据接口，将档案属性信息快速导入系统。RFID技术可用来对档案实体进行唯一的电子标识。利用该技术的特性和相关硬件设备，结合智能档案管理系统软件，可以实现档案从制作、归档到利用的全流程高效管理，确保档案安全。此外，RFID芯片功耗低，作用距离远，读写速度与可靠性高，可以快速、批量地盘点档案，精准查询和定位档案。

　　3.4   七氟丙烷气体消防装置

　　七氟丙烷气体消防系统的设计、施工、检验等应遵循相关法律法规，做到安全可靠、技术先进、经济合理、安装维护方便。七氟丙烷气体灭火装置具有安全性好、效率高、环保及安装简便等优点，可适用大多数档案馆库。在灭火系统设计建设过程中，根据防护区的实际情况，该灭火系统控制部分应连接气体消防与火灾报警继电器间，接入声光报警装置、释放显示灯、手动启动开关及七氟丙烷灭火设备，组成一套完整的自动灭火系统。该系统应具备自动检测、自动报警、手动启动和自动启动等系统，可以自动记忆并实时打印使用情况[5]。

　　3.5   档案库房环境监测和控制管理

　　档案库房环境监测和控制管理系统主要是采集环境温湿度、空气质量数据，对库房内恒温恒湿与净化设备进行管理和控制，实现环境参数变化时与设备间的智能联动，全方位保障档案库房和实体档案的安全。该系统主要由温湿度监控、中央空调和普通空调监控、加湿除湿机监控、空气质量监测、消毒净化机监控、智能灯光控制、漏水监测等模块构成。各功能模块包含了数据处理、监控与控制、告警信息管理与配置等功能。监控管理主要负责监控指定设备即时状态信息，支持即时检索，支持自定义采样频率；数据处理能够实时对冗余数据过滤及异常数据过滤，提供数据中心运维管理所需的数据信息；告警管理具备事件分析功能，支持对于已产生的报警事件进行自动分析，自动执行预设机制实现对误告警的过滤，避免无用报警的影响。

　　3.6   档案库房的安全预防与监测工作管理

　　档案库房安全预警与监测系统整合了影像监测、门禁与盗用报警等装置，采用物联网技术手段进行管控与监测。该系统可以自动录入装置工作状况，实现装置无人值守，互相协作联动，在自动防盗和实体监测等多方面保证实体档案的安全性。

　　安全监测技术的主要职能有门禁监视、图片监视和红外防盗侵入报警等。门禁系统应具备脱机独立运行的能力，配备后备电池，以保障档案馆停电时不会丢失门禁解锁信息和权限管理信息。出现异常情况时，系统应具有报警功能，实时显示案发地点，并保存相关记录。

　　安防系统应完整集成视频监测系统，拥有24h的预览、图片、信息等服务，可以在远端通过以太网或互联网进行实时视频监控或控制。系统还应支持采用电子地图方法，加载视频画面；能够按设定对视频通道进行任意分类展示，并与其他系统（如门禁系统、红外检测系统等）联动。

　　在档案库房的大门、窗户、走廊等入口处设置防盗探测器，负责收集现场防盗探测器报警信号。出现异常情况时，系统应驱动视频监控设备录取报警时间段画面并单独保存，驱动报警器发出声、光报警，并自动发送报警信息至设定的管理人员。

　　4   结语

　　智慧档案库房是基于物联网、云计算、大数据等技术构建的智能管理多元化档案资源，具有感知、反馈和处置档案及档案保管相关信息的能力，实现档案、人员与设施设备三者全面互联互通的虚拟化档案管理系统，能够有效提升档案管理的效率和安全性。

　　参考文献

　　[1]朱进,陈莉,吴建周,等.档案库房一体化管控系统建设实践[J].中国档案,2019(5):64-65.

　　[2]巩淑芳.智慧档案馆安全管控系统构建研究[J].档案,2022(2):56-59,64.

　　[3]尚宏雁.《档案密集架智能管理系统技术要求》解读[J].中国档案,2019(1):26-27.

　　[4]丁春玲.基于RFID技术的档案管理应用分析[J].办公室业务,2022(12):168-170.

　　[5]邹明才.新型气体灭火剂七氟丙烷的性能分析及研究[J].化工设计通讯,2022,48(2):103-105,131.

　　作者简介：李嘉，本科，副研究馆员，研究方向为档案信息化和档案保管、利用。

　　引用本文：李嘉.智慧档案库房一体化管理系统的应用研究[J].智能城市,2024,10(1):117-119.