纸质档案管理与电子档案管理的融合探究

　　张岩（赤峰学院   学报编辑部，内蒙古   赤峰   024000）

　　摘要：纸质档案管理与电子档案管理融合对丰富档案资源，推进档案管理工作高质量发展具有积极意义。本文分析了纸质档案管理的价值和弊端，以及电子档案管理的产生和应用现状。并对纸质档案管理与电子档案管理的差异进行了详细分析，包括归档时间、归档方式、保管形式和应用方式等方面。同时，提出了纸质档案管理与电子档案管理的融合框架，包括共存和互动两个方面。基于此，提出纸质档案管理与电子档案管理融合的路径，包括协同实施归档制度、融合管理模式、健全管理制度、融合管理流程和加强人才队伍建设等方面的建议。

　　关键词：纸质档案；电子档案；档案管理

　　引言

　　基于信息技术的发展，电子档案管理成为了档案管理的重要手段。但纸质档案作为传统的管理形式，仍然具有自身的价值和特点，如纸质档案具有可靠性、文化价值等。因此，研究纸质档案管理与电子档案管理的融合问题，对于提高档案管理效率和质量具有重要意义。本文在分析两者特点的基础上，指出纸质档案管理与电子档案管理的差异，并探究了纸质档案管理与电子档案管理的融合路径，旨在为档案管理实践提供参考和指导。

　　1   纸质档案与电子档案分析

　　1.1   纸质档案管理价值及弊端

　　纸质档案管理是档案管理的传统方法。应用纸质档案的价值在于：（1）物质感和可触摸性。纸质档案具有真实感和触感，可以给档案信息使用者以直观的感受和信任感。（2）长期保存。纸质档案可以在适当的环境条件下长期保存，并且不受技术变革的影响。（3）安全性。纸质档案可以通过物理手段来保护，例如加锁柜、保险库等，可以有效防止信息泄露和篡改。

　　在长期实践发展中，纸质档案一些弊端逐渐显现：（1）空间占用。纸质档案需要大量的物理空间来存放，特别是对于大型组织或机构来说，需要建立专门的档案库房，增加了成本和管理难度。（2）检索困难。纸质档案需要手动检索，需要人工翻阅和整理，耗时且容易出现错漏。（3）容易损坏和丢失。纸质档案容易受到自然因素（如火灾、水灾等）或人为因素（如故意破坏、错误归档等）的损坏和丢失[1]。

　　1.2   电子档案管理产生及现状

　　基于信息技术的快速发展，电子档案管理成为了一种新的档案管理方式。电子档案管理特点包括：（1）数字化存储。电子档案以数字形式存储，可以通过计算机和网络进行管理和访问。（2）快速检索。电子档案可以通过关键词检索、全文检索等功能，快速定位所需信息，提高了检索效率[2]。（3）多重备份。电子档案可以进行多重备份和灾备措施，确保档案的安全性和可靠性。

　　在电子档案管理应用不断深入的过程中，由于技术的快速发展，电子档案管理需要不断更新和升级，以适应新的硬件和软件环境。同时，电子档案容易受到网络攻击和数据泄露的威胁，需要加强安全保护措施。另外，电子档案管理涉及到数据隐私、知识产权等法律法规的合规性要求，需要严格遵守相关规定。

　　2   纸质档案管理与电子档案管理差异分析

　　2.1   纸质档案与电子档案归档时间差异

　　纸质档案的归档时间通常是按照固定的时间节点，例如每年上半年提交给本单位的档案管理部门。其原因在于纸质档案需要手动整理、分类和存储，这个过程比较繁琐耗时。因此，为确保档案能够及时提交并方便后续的检索和使用，有规定的时间要求。

　　电子档案的归档时间可以更加灵活、即时。电子文件可以在处理结束后立即存储，并通过互联网发送到相关的档案管理机构。即电子档案可以实现实时归档和远程交换，不受固定时间节点的限制[3]。与传统的纸质档案归档需要等待固定时间节点相比，电子档案的归档工作可及时进行，提升了档案归档工作的效率与质量；归档过程中不再需要手动整理和传递文件，节省了时间和人力资源。

　　2.2   纸质档案与电子档案归档方式差异

　　纸质档案的归档方式主要是通过手动整理、装订和标记等方式进行。文件需要按照一定的规则和分类标准进行归档，然后放置在文件柜或档案柜中。这种方式需要大量的人力和物力投入，并且容易出现错误和混乱。

　　电子档案的归档方式主要是通过扫描、拍照或其他技术手段的应用，实现档案信息的数字化处理，将文件转化为电子格式，为档案的后续存储、管理及利用提供有利条件[4]。同时，电子文档管理系统可以提供分类、索引和存储等功能，帮助用户更好地组织和管理电子档案；电子档案可以自动进行关键词提取、分类标记和索引建立等操作，减少了人工操作的错误和混乱，提高了档案管理工作效率和精准性。另外，通过加密技术，电子档案可以在传输和存储过程中进行保护，防止未经授权的访问和使用。

　　2.3   纸质档案与电子档案保管形式差异

　　纸质档案的保管形式主要是以实体文件存在。文件通常以纸张、文件夹、文件盒等形式存放在文件柜、档案架或档案库中。纸质档案需要有专门的物理空间来存放，通常需要考虑防潮、防尘、防火等因素[5]。同时，纸质档案保管期间需要定期检查和维护，避免档案受到湿度、温度、光照等影响，出现受损或破坏的问题，从而确保文件的完整性和可用性。另外，纸质档案需要手动查找和检索文件。

　　电子档案的保管形式是以数字化的电子文件存在。这些文件以电子格式（如PDF、DOC、JPEG等）存储在计算机、服务器、云存储等电子设备中，保障数据的安全性和可靠性[6]。电子档案可以通过电子文档管理系统进行管理和存储，其中包括文件的分类、索引、权限控制等功能。电子档案可以通过网络共享和远程访问，方便多人协同工作和远程使用。

　　2.4   纸质档案与电子档案应用方式差异

　　纸质档案主要通过手动查阅和处理的方式进行应用。用户需要在文件柜或档案库中找到相应的文件，进行阅读、复制、整理等操作。纸质档案的应用方式相对传统，需要在实体环境中进行操作，可能需要花费较多的时间和人力。同时，纸质档案需要实体文件传递和协作，档案管理的便捷性较低。即便如此，因纸质档案具有可靠性、文化价值等优势，使纸质档案在某些领域仍然得到广泛应用。

　　电子档案的应用方式更加灵活和便捷。用户可以通过计算机、平板电脑、智能手机等电子设备访问和处理电子档案。电子档案可以通过电子文档管理系统进行分类、索引和全文检索，方便用户快速定位和获取需要的档案信息。此外，电子档案还可以进行复制、转发、编辑等操作，提高了档案的利用效率。

　　3   纸质档案管理与电子档案管理融合框架

　　3.1   纸质档案管理与电子档案管理共存

　　纸质档案管理与电子档案管理的共存是为了充分发挥两者的优势。纸质档案提供了稳定、可靠的备份和查询手段，而电子档案则提供了高效、便捷的管理方式。档案管理人员应具备相应的技能和知识，以便更好地管理和利用这两种档案形式。

　　第一，基于传统档案管理发展而来。电子档案是在传统档案管理的基础上发展起来的，利用了现代技术和计算机，使档案管理更加便捷。虽然电子档案可以提高工作效率，但并不意味着完全取代纸质档案的管理方式。

　　第二，高效率要求。现代工作模式对工作效率有着极高的要求，传统的纸质文件往往无法满足需求。因此，电子档案的引入可以提供更高效的管理方式，例如快速搜索和共享文件等功能。但纸质档案的使用仍然至关重要。

　　第三，信息安全和备份。电子档案的存储可以提供更好的信息安全和备份措施。但在出现电子档案丢失或其他问题时，纸质档案可以作为备用手段。档案管理人员可以通过查询纸质档案的方式，解决实际问题。

　　第四，成本考量。尽管电子档案存储在一些落后地区可能会带来一定的成本增长，但它仍然是一种有效的存储方式。因此，档案管理人员需要具备专业的计算机技能，以更好地实现纸质档案和电子档案的共存。

　　3.2   纸质档案管理与电子档案管理“互动”

　　纸质档案管理与电子档案管理之间存在着互动关系。电子档案加速纸质档案管理改进，提高了档案管理的效率；而纸质档案的存在[推动了电子档案管理的进步，促使其提供更高效的功能。通过相互促进和完善，纸质档案和电子档案可以共同发挥各自的优势，实现更好的档案管理效果。

　　第一，电子档案加速纸质档案管理改进。电子档案的普及和采用可以促使纸质档案管理方式发生巨大变化，提高档案管理的效率。通过建立灵活的实体系统和稳定的关系档案，电子档案管理模式可以改善传统纸质档案管理的不足之处。互联网的普及使得电子档案管理技术成为一种有价值的工具，可以快速、准确地搜索所需信息，并通过软件检索迅速找到纸质档案。

　　第二，纸质档案推动电子档案管理进步。通过相互作用，纸质档案的普及[将促使电子档案管理取得长足进步。双方相互利用各自的优势，并不断发展壮大，最终构建出一个完整的管理体系。纸质档案的存在要求电子档案管理提供更高效的搜索和查询功能，以满足纸质档案的需求。

　　4   纸质档案管理与电子档案管理融合路径

　　4.1   协同实施纸质与电子档案归档制度

　　协同实施纸质与电子档案归档制度，可以最大程度地发挥两者的优势，提高档案管理的效率和效果。同时能够保证档案的完整性和可信度。在具体实践中，首先，组织应制定档案管理政策，明确纸质和电子档案的管理要求和标准，确保融合过程中的一致性和合规性[7]。并根据组织的需求和实际情况，确定纸质档案和电子档案的归档制度，包括确定归档流程、标准和规范，确保档案的准确性和一致性。其次，组织应对纸质档案和电子档案进行分类和整理，确保归档过程的有序性和便捷性，根据档案的性质、内容和形式等因素进行分类，并建立相应的索引和目录。同时根据档案的重要性、访问频率和保密级别等因素，确定纸质档案和电子档案的存储方式。通过选择合适的纸质存储设施和电子存储系统等方式，确保档案的安全性和可访问性。再次，组织应对纸质档案进行数字化处理，将其转换为电子档案格式。使用扫描仪或其他数字化设备将纸质档案转换为电子文件，并进行合适的文件格式转换和压缩处理；搭建电子档案管理系统，用于存储、检索和管理电子档案。系统应具备安全性、可靠性和易用性，并满足组织的需求和要求。最后，根据归档制度，将纸质和电子档案按照规定的流程进行归档。并建立有效的检索机制，使用户能够方便地搜索和获取所需档案信息；采取适当的档案保护措施，如防火、防水、防盗等，定期进行电子档案的备份和恢复，防止数据丢失和损坏。

　　4.2   融合纸质档案与电子档案管理模式

　　融合纸质档案与电子档案管理模式，可以提升档案管理的时效性与有效性。在具体实践中，首先要明确组织的目标和需求，制定融合纸质档案与电子档案管理的策略和计划。考虑到组织的规模、资源和现有的档案管理体系，确定适合的融合路径。并建立统一的档案分类体系，使纸质档案和电子档案可以按照相同的规则进行分类和归档，方便用户进行信息检索和管理。其次，组织可以将纸质档案进行数字化处理，将其转换为电子档案格式。在档案管理过程中，使用扫描仪等设备将纸质档案转换为电子文件，并进行合适的文件格式转换和压缩处理。基于此，为电子档案添加元数据和索引，便于后续的管理和检索；搭建适合组织需求的电子档案管理系统，用于存储、检索和管理电子档案，确保档案的安全性、完整性和可访问性[8]。再次，档案管理人员应以整体性视角，重新设计档案管理流程，将纸质档案和电子档案的处理纳入其中，包括归档、检索、借阅、销毁等环节的规范和流程；建立统一的档案检索和共享平台，使用户能够方便地搜索和获取所需档案信息。最后，组织应对纸质档案进行适当的保护与维护工作，包括防火、防水、防虫等措施，并建立合适的电子档案备份和存储机制，确保电子档案的安全性和可持续性。

　　4.3   健全纸质档案与电子档案管理制度

　　健全纸质档案与电子档案管理制度，能够为纸质档案与电子档案的有序管理提供指导和保障，提高档案管理的效率和质量。在具体实践中，首先组织应根据档案的属性、内容和用途等因素，制定档案分类的标准和层次，制定统一的编码规则和命名规范，根据档案的属性、内容和组织的需求进行设计，确保编码的唯一性、一致性和可扩展性。在编码制度建立与实施过程中，应保证编码制度与电子档案管理系统相适应，实现纸质档案与电子档案的无缝对接。其次，组织应整合纸质档案管理制度与电子档案管理制度，包括档案管理的组织架构、职责分工、权限管理、数据安全保护等内容。其中，组织架构方面，应设立档案管理委员会或类似机构，负责统筹纸质档案和电子档案的管理工作；职责分工方面，纸质档案管理部门可以负责纸质档案的收集、整理、编目等工作，而电子档案管理部门则负责电子档案的存储、检索、备份等工作[9]；权限管理方面，建立档案管理的权限管理制度，明确不同职能部门和个人对档案的访问和操作权限。同时，确保档案管理系统具备权限控制功能，限制非授权人员的访问和操作；数据安全方面，制定档案管理的数据安全保护措施，包括数据备份、防火墙设置、加密技术应用等，以确保档案数据的安全性和完整性。基于此，建立灾备计划，保障档案数据的可持续性和恢复能力。再次，组织应健全档案管理责任制需要确定各级管理人员的职责和要求，包括档案管理部门的组织和管理、档案管理员的选拔和培训等。同时需要明确档案管理工作的责任主体，确保档案管理工作能够得到有效的落实和执行。最后，组织应健全档案管理评估制度需要建立评估的指标体系和评估方法，对档案管理工作进行定期的自评和外部评估。通过评估结果分析，发现问题和不足，为改进和提升档案管理工作提供依据和参考。

　　4.4   融合纸质档案与电子档案管理流程

　　融合纸质档案与电子档案管理流程，可以加强档案管理人员的培训和意识，提高他们对纸质档案和电子档案管理的整合理解和操作能力。

　　4.4.1   档案信息收集与整理

　　纸质档案信息收集与整理方面：（1）档案收集。确定需要收集的档案种类和范围，包括文件、文件夹、册籍、图纸等；获得授权；根据具体情况，选择适当的方式进行档案的收集，例如购买、捐赠、调拨等。（2）档案整理。将收集到的档案进行清理和筛选，去除重复、无关或过时的文件；使用文件夹、文件夹夹片或夹板等对每个文件进行整理，确保文件的完整性和有序性[10]。（3）档案分类编目。根据档案管理需求和组织的特点，确定适合的分类原则；根据编码规则，使用标签、标识符或标签架等方式对每个文件进行分类编目，将其归入相应的分类和子分类中。（4）文件夹的分类和编码，例如按照部门、项目、年份等进行分类；制定文件夹编码规则：根据文件夹分类方式制定统一的编码规则，确保编码的一致性和可扩展性；根据编码规则，为每个文件夹进行分类编码，以便于档案整理和查找。

　　电子档案信息收集与整理方面：（1）系统建立。根据系统选定的方式，进行系统的建立和配置，包括服务器搭建、数据库创建和权限设置等。（2）文件分类与命名。确定适合组织的文件分类方式，可以按照部门、项目、类型等进行分类，确保分类方式符合组织的管理需求，并确保文件名能够清晰地表达文件的内容和属性。（3）文件标识与元数据录入。为每个文件进行标识，可以使用唯一的标识符或条码等方式，以便进行快速查找和识别；录入文件的元数据，包括文件的标题、作者、创建日期、版本号、关键词等信息，以便后续的检索和管理。（4）文件索引建立。根据文件的分类和元数据，建立文件的索引，可以采用全文索引、关键词索引等方式，以便用户能够快速检索到需要的文件；定期更新索引，确保索引与实际文件的一致性，并及时处理新增、修改或删除的文件。

　　4.4.2   档案存储、检索及归档

　　纸质档案存储、检索及归档方面：（1）根据纸质档案管理制度的规定，将纸质档案存放在适当的柜架或柜子中，并进行防火、防潮、防虫等措施，确保档案的安全保存。（2）根据纸质档案编码制度和索引，通过手动检索或者使用档案管理系统的查询功能，找到需要的纸质档案，并进行借阅或复印等操作[11]。（3）根据纸质档案管理制度的要求，对于不再需要保留的纸质档案，按照规定的保管期限进行归档和销毁，包括档案的标识、整理和销毁记录的保存等。

　　电子档案存储、检索及归档方面：（1）将电子档案存储在专门的服务器或云存储设备中，同时进行数据备份和安全加密，防止数据的丢失和非法访问。（2）通过电子档案管理系统的检索功能，根据文件的名称、关键词、日期等进行查询，找到需要的电子档案，并进行在线查看、下载或打印等操作。（3）根据电子档案管理制度的要求，对于不再需要保留的电子档案，进行归档和销毁，包括数据的清除、备份的删除和销毁记录的保存等。

　　4.5   加强复合型档案管理人才队伍建设

　　加强复合型档案管理人才队伍建设需要从培养多元化技能、强化信息技术应用能力、增强组织与协调能力、加强沟通与表达能力以及提供职业发展机会等方面入手，不断提高档案管理人员的综合素质和能力水平，推动档案管理工作的现代化和专业化发展。在具体实践中，首先，组织应制定全面的培养计划和培训体系，明确不同级别档案管理人员的培养目标和培养路径。培训内容应涵盖档案管理的基本理论、法律法规、信息技术应用、组织与协调能力、沟通与表达能力等方面，形成系统完备的培训体系。同时，组织应建立专业交流平台，促进档案管理人员之间的沟通和学习。可以通过组织档案管理论坛、研讨会、培训班等形式，让档案管理人员分享经验、交流思想、学习先进经验和技术，提高整个队伍的专业水平[12]。其次，在人才技能培养内容方面：（1）组织应注重培养复合型档案管理人才的多元化技能，包括档案管理理论知识、信息技术应用能力、组织与协调能力、沟通与表达能力等，使其能够适应不同类型档案的管理需求。（2）组织应注重提供相关的培训和培训资源，加强档案管理人员在信息技术领域的专业知识和技能培养，包括电子档案管理系统的操作与维护、数据备份与恢复、信息安全与保密等。（3）组织应通过加强培训等方式，增强复合型档案管理人才的组织能力、协调能力，并根据档案管理的需求，合理安排工作计划、协调各个环节的工作，确保档案管理工作的顺利进行。（4）组织应注重提升复合型档案管理人才的沟通能力、表达能力，确保其与各部门人员进行有效的沟通和协调，理解他们的需求并提供相应的档案支持。需要注意的是，组织应为档案管理人员提供合适的职业发展机会，包括晋升、培训、学习交流等，激励他们不断提升自己的专业水平和能力[13]。（5）组织应建立健全的人才综合素质能力评价机制、人才激励机制及档案管理评价机制，鼓励档案管理人员积极参与档案管理相关的研究和项目，提高其综合素质和专业水平。

　　结语

　　纸质档案管理与电子档案管理融合可以发挥各自的优势，提高档案管理的效率和质量，是提升档案管理实效的必要途径，但如何融合纸质档案管理与电子档案管理是一个复杂而重要的问题。据此，本文通过分析纸质档案管理与电子档案管理的差异，并提出了融合的框架和路径。同时，本文指出组织应在具体实践发展中，需要在协同实施归档制度、融合管理模式、健全管理制度、融合管理流程和加强人才队伍建设等方面不断推进纸质档案管理与电子档案管理进行融合，从而实现纸质档案管理与电子档案管理的高质量融合发展。

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