社交媒体时代档案服务工作的高质量发展——评《档案馆应用社交媒体创新档案服务研究》

　　文/李孟珂

　　社交媒体是互联网上基于用户关系的内容生产与交换平台，是人们彼此之间分享意见、见解、经验和观点的高效而又便捷的工具。作为一种全新网络媒体形态，它深刻影响着人类生活与当今世界，档案事业的“数智化”便是这一趋势的具体呈现。社交媒体的勃兴，突出“平民性”“关系性”“分享性”和“融合性”的特征，既为档案事业注入了生机，也提出了更多高标准、严要求。有鉴于此，本书系统分析了档案馆借社交媒体提升服务效率和水平的路径，深入探讨了社交媒体兴起背景下档案公共服务高质量发展的若干重大理论和现实问题。本书亮点纷呈、特色鲜明，尤其是通过“他山之石可以攻玉”的思路，立足当下我国档案服务工作的具体实际，以英美等多个国家的档案馆为典型案例，系统概括了社交媒体在档案服务工作中的应用范围、类型与特性，深入总结了档案馆应用社交媒体创新档案服务的必要性、可行性，提出了档案服务主体应用社交媒体创新的理念、方法和策略，是受众理解档案服务借力社交媒体的动力机制、社交媒体功能对档案服务的影响方式、档案服务应用社交媒体创新发展的升级路径三大理论和现实问题的重要参考。

　　档案服务借力社交媒体的动力机制

　　对公众而言，社交媒体丰富的应用形式，能够满足公众对档案资源的多元利用需求。对档案馆而言，既可以通过社交网络环境改变传统服务模式，提高档案工作者的服务效率，又可以提高档案资源的开放程度和利用率，从而推动社交媒体应用的规范化。对政府部门而言，社交媒体的应用有助于其加快向“服务型政府”转变的步伐，精准、及时发布权威信息，进而壮大主流舆论。诚然，社交媒体的广泛应用，档案公共服务的发展也面临用户局限性强、信息管理与组织难度大、信息管控与信息安全问题等新的制约和挑战。这也是档案服务需借力社交媒体打通高质量发展瓶颈和短板的动因。

　　首先，借力社交媒体是实现档案服务价值目标的必由之路。充分利用社交媒体盘活用好丰富的馆藏资源，既能节约档案传播成本，又能够扩大用户群体，还有助于实现跨行业、多领域的交流合作。其次，借力社交媒体是满足不同对象档案利用需求多元化的推进策略。当前，社交媒体使用需求与公众对档案的利用需求发生了前所未有的同频共振。档案馆只有将社交媒体应用于创新服务当中，突破时空界限、使公众高效而又便捷地获取信息，才能更好地与时俱进，进而反作用于档案管理工作的高质量发展。最后，借力社交媒体是档案资源开发与利用的升级路径。档案馆藏资源的数量大、类型多、原始记录性高，是备受媒体青睐的关键信息源。因而，凭借社交媒体营销手段高、传播速度快、传播方式丰富、交互功能强、应用成本低等诸多优势，档案馆能获得更多技术支撑，实现信息关联、激活档案价值，在数据共享中实现资源汇集，从而打造档案资源存、管、用一体化、线上线下综合运行的大平台。

　　社交媒体功能对档案服务的作用方式

　　档案既可以为学术研究和实际工作提供服务，也能够满足公众的文化休闲需求。但由于服务对象的实际需求不同，功能和类型各异的社交媒体对档案服务也会形成不同的作用。对学术研究而言，社交服务型和资源共享型社交媒体，既能为学生群体查阅海量信息提供便利，还能通过分享增强用户间的信息交流。同时，协同编辑型和创作发表型社交媒体，更有助于专家学者开展线上档案编研，借社交媒体平台优势，提升其编研成果的传播力和影响力。对实际工作而言，因为特定群体工作的特殊性，对服务的针对性、时效性和精准化要求程度高。对此，服务型社交媒体便能更好地解决这一群体的偶发问题和零散的信息利用需求，进行及时业务咨询、高频交流与精准反馈。对大众文化休闲而言，针对其用户群体范围广的特点，档案馆通过社交服务型和资源共享型社交媒体可以建立起积极响应机制，推出大众化、普适性的档案服务平台，丰富档案展览、主题讲座等文化活动；选择公众喜闻乐见的主题和素材，通过技术赋能拓展档案的呈现方式和空间，提升档案的可读性和吸引力，在提升公众体验感的同时注重开放性与互动性。

　　可以说，社交媒体是“以社交为核心，支持互动、协作”的新型媒体，其功能丰富、形式多样，极大拓展了档案服务创新的空间。档案馆宜根据不同的服务目标和内容，细分信息发布、资源共享、互动交流等模块，有效匹配社交媒体的功能特性。在此过程中，不同的社交媒体功能有助于实现融合应用和优势互补。对此，档案馆应在充分考虑公众需求与使用偏好的基础上，持续关注社交媒体的更新和动态发展，将新功能、新特性的社交媒体纳入档案服务，构建多种社交媒体的综合性服务平台，进一步创新档案服务形态。

　　档案服务应用社交媒体创新发展的升级路径

　　档案馆应用社交媒体创新档案服务的路径和策略，决定了档案服务的具体方式与实现程度。一是树立与时俱进的档案服务理念。档案服务创新要注重服务的社会化和信息化，在注重服务民生的同时，也要将文化休闲作为服务创新的重点。通过多向交互、社群集聚和技术融合，促进信息传播共享，确保信息公开透明。因此，档案馆应用社交媒体创新档案服务要遵循“多向服务、合作共享、有的放矢、即时响应和主动服务”的基本原理和理念，明确档案服务体系的价值导向。借助社交媒体转变传统服务模式，要摒弃“一刀切”的服务理念，转而以用户需求为中心，紧跟社会热点，主动打破服务的时空局限，加强合作共享。二是构建多维立体的档案服务体系。通过社交媒体创新档案服务，首先要革新档案传统服务方式，完善借阅、检索机制，增强档案编研服务的开放性和交互性，提升展览和咨询服务的质量与效率；其次要拓展档案服务的新视角，通过大数据、人工智能、云计算等新技术，开展智能化与个性化的“定制推动服务、智能终端移动APP服务、档案众包服务与创作发表服务”。在宏观层面上，要进行统一部署和系统规划，档案馆要发挥引领和驱动作用、以满足社会整体利益为导向，对馆藏资源进行开发和编研，在凸显档案馆自身特色的同时注重提高档案服务的社会影响力；在中观层面上，档案馆需要与政府和有关部门形成上下联动与密切配合，发挥档案部门在文档管理方面的优势，建立科学合理、系统规范的社交媒体文件管理机制；在微观层面上，应借鉴各领域档案服务实践的成功案例与国外社交媒体服务的新理念、新举措，在面向用户需求的微观视野下，提升服务的针对性、专门性、多元性，例如将档案服务与文化产业有机结合，开发兼具趣味性与教育意义的社交媒体档案文化产品，吸引更广泛的社会群体和公众主动获取档案资源。三是实现高效优质的档案服务目标。应用社交媒体创新档案服务，是对当前社会需求的响应，因此要以公众需求为导向，实现服务方式的“三个转向”，即被动方式向主动方式转向、单向方式向多向方式转向、滞后方式向即时方向转向。应用社交媒体创新档案服务的目标任务是实现档案价值，促进档案信息的潜在价值向现实价值转化。社交媒体运用先进的数字化处理技术，可以实现档案的自助服务，通过网络平台和移动终端设备全方位地传播和展示档案信息，使用户可以不受时空的限制共享和利用这些宝贵的档案资源。依托社交媒体平台，档案馆可以根据用户检索习惯、分析用户需求，充分发挥社交媒体在信息交互与信息处理方面便捷高效、交互性强、功能性强等特点，满足社会各界对档案多方面、多层次的需求。

　　正如作者在书中强调指出的，“当前我国档案服务对社交媒体的应用尚处于起步状态，亟待在理论与实践层面进行深入研究和探索”。的确，随着网络强国战略、国家大数据战略和“数字中国”建设的稳步推进实施，档案馆更要顺应大数据时代的信息化建设需求和社会文化发展需要，重新审视社交媒体应用于档案服务创新的基本策略。展望未来，档案服务借力社交媒体实现高质量发展或许可以着重从三个方面发力。一是健全制度、完善机制为档案服务的创新提供强有力的保障。要通过建立一套完整的社交媒体应用机制和规范，实现档案服务过程由复杂化转向精细化，分散化转向聚合化。二是充分挖掘和利用社交媒体技术的潜力和优势。根据其更新迭代迅速的特性，从技术层面关注档案的多元服务、有效共享等实质性问题，为档案服务工作打造公共性、开发性、交互性更强的平台，使档案资源得到系统化利用、可视化展现。三是社交媒体应用要主动融入国家档案信息资源共享平台建设。社交媒体应用要主动与我国档案信息化建设大局对表对标，为拓展档案服务渠道、强化档案信息化成果利用、推动档案服务与信息化业务深度融合提供更多有力支撑。

　　作者单位云南大学历史与档案学院