工程总承包管理模式下项目档案管理要点 ——基于广州地铁在建新线工程的分析

　　近年来，城市轨道交通行业普遍采用工程总承包管理模式，通过加强统筹协调，提升工程项目管理水平。广州地铁在建新线工程便是如此。这一模式给项目档案管理提出了新要求，存在一些痛点难点问题需要解决。

　　主要优势

　　工程总承包管理是比较通行的工程建设组织方式，克服了设计、采购、施工、试运行等环节相互制约和脱节的矛盾。具体到档案管理上，有着3大优势。

　　一是更加科学。由原来分阶段、分专业的零散管理转变为整体化、系统化管理，使项目档案更加符合自然形成规律。

　　二是提高效率。以往，由集团公司档案部门管理上百个参建单位档案工作，沟通面广、协调量大、效率不高。实行这一模式后，只需管理总承包单位，把人员从繁忙的沟通协调工作中解放出来，为开展监督指导提供有利条件。

　　三是保证完整。实行项目建设各阶段一体化管理，由总承包单位负责档案汇总并移交，为统一规范管理提供了便利，有效解决以往因参建单位、建设环节多而造成的收集整理不齐全等问题。

　　存在问题

　　当前，这一模式下，档案管理制度体系、风险防控、考核管理、人员配备等尚存在一些痛点。

　　制度体系不完善。总承包单位未系统建立相关档案管理规章制度，广州地铁集团作为发包单位，原有工作制度未能对此模式下的档案管理作出全面指引。

　　风险防控不充分。项目档案管理环节多、涉及面广，易出现质量不达标、丢失、受损、泄密等风险，且总承包单位对整体风险的辨识和分析往往不够充分，未建立有效的突发事件风险防控机制。

　　管理考核不到位。主要表现为缺乏档案工作考核机制，各环节工作目标及质量要求未纳入人员岗位职责中，未建立工作缺位、档案质量不达标等责任追究制度。

　　人员配备不科学。总承包单位虽按要求配备了固定的档案工作人员，但多为兼职，由于自身工作内容繁杂，不免对档案管理有所忽视，导致管理弱化、淡化。同时，由于未能系统学习档案专业知识，未熟练掌握专业技能，也就谈不上对分包单位业务工作的监督指导，给档案管理带来隐患。

　　改进措施

　　针对当前存在的突出问题，应着重加强4个方面的工作。

　　一要完善制度体系。规章制度是规范管理的重要手段和保证。需完善工程总承包模式下的档案管理制度体系，使各项工作有章可循、有人监督、有据可查。制度体系可划分为3层，分别为管理办法、工作流程、操作规范。管理办法是第一层，是总指南，包括管理办法和手册等。工作流程是第二层，涵盖验收、移交、利用等流程。操作规范是第三层，指收集、整理、特殊载体管理、保密管理等规范。

　　二要加强风险防控。档案安全是底线和生命线。建立风险防控机制，应从日常管理和应急管理两个维度考虑。做好前者，要树立风险管理意识，全面梳理各环节风险点，建立风险防控清单。如，划分高、中、低3个等级，定期开展专项检查，发现问题及时整改。做好后者，要树立突发事件防控意识，预先制定应急预案，对自然灾害或突发情况，及时响应处置，最大程度减少对档案的损害。预案应明确组织指挥体系、救援措施、应急程序、后期处理等。

　　三是构建考核机制。根据各环节具体目标，制定相应的考核内容和指标，切实将档案管理质量与各阶段工程建设目标挂钩。目标制定要突出全面性、针对性、重点性。明确不同阶段、不同岗位人员的具体职责，突出薄弱环节和重点难点问题，并将定性与定量相结合，把各项指标尽可能量化、细化，以便分段考核、确定等级。

　　四是建设专业团队。项目涉及业务范围广、对接单位多，档案工作人员只有具备较强的专业素质、统筹管理和沟通协调能力，才能更好地开展工作。一方面，总承包单位可与分包单位联合建立管理团队，既强化职能，又充分利用团队成员专业优势，为形成高质量档案保驾护航。另一方面，集团档案部门要发挥监督指导作用，加强管理培训，督促总承包单位档案管理团队全面提升业务水平。总之，只有各方加强沟通协作，才能共同做好项目总承包模式下的档案管理工作。

　　（作者系广州地铁集团有限公司信息管理中心档案管理部工作人员）

　　原载于《中国档案报》2024年5月6日 总第4132期 第四版