数智时代企业档案信息资源共享实践——以租赁企业数字档案管理为例

　　文/关翠利   张建明

　　在‘数化万物、智化生存’的数智时代，新一代信息技术浪潮席卷而来，信息资源空间结构发生颠覆性改变，档案数据化生存与数据档案化管理日益明显，档案工作环境、内容、模式发生深刻调整”，这对企业档案管理工作和模式提出了新要求。目前，大多企业存在档案资源孤岛、共享受阻、数据安全等问题，影响企业档案价值发挥和企业高质量发展，因此，如何实现更高水平的档案信息资源共享成为企业数智化转型的应有之义。

　　远东国际融资租赁有限公司（以下简称“公司”）近几年不断推进档案数字化管理全流程、全范围、全方位，被评为上海市示范数字档案室，成为上海市首家非公企业数字档案室。这一成就标志着公司在档案数字化管理方面取得了重要突破。

　　数智时代企业档案信息资源共享新要求

　　1.适应时代发展趋势，实现数据共享流通

　　当下，国内诸多企业已进入进阶发展阶段，企业规模的扩大和分工的深化，令其内部数据与信息的产生与积累呈指数级增长，从而需要对海量的数据进行有效管理和利用，这就需要建立起一套智能化的数字档案管理系统，能够实现数据间的共享和互通。“资源共享”将成为企业数字档案管理的新需求。

　　2.提升信息流通质效，优化企业部门协作

　　通过数字档案管理系统实现资源共享，企业能够将散落在各个部门/系统的数据进行整合和汇总，构建起一张完整的数据网络。这样一方面可以提高决策者对企业运行情况的了解和把握，另一方面也能为员工提供更多便捷的查询和分析工具，提升他们的工作效率和满意度。

　　3.助力企业内外合作，增强项目创新特性

　　企业数字档案馆要对自己职能和服务进行新的定位。对于跨部门、跨地区、跨企业的项目合作来说，数字档案管理中的资源共享至关重要。通过数字档案管理系统，企业可以将自身的核心数据和信息分享给合作伙伴，同时也能够获取到其他组织的数据和信息。这不仅有助于提高项目的协同能力和效率，还可以提高项目的创新性和竞争力。此外，资源共享也为企业提供了一个广阔的创新空间，借助外部的专业技术和资源优势，从而加速企业的创新步伐和研发成果的转化。

　　数智时代企业档案信息资源共享实践

　　1.重塑档案资源整合路径，实现数据交互

　　公司档案管理部门加强数字档案室建设，重塑了公司档案资源整合路径，并在业务系统和档案系统之间实现了档案数字资源的数据交互。通过优先调整档案资源整合逻辑，公司档案管理部门考虑到了从档案资源获取、档案资源整合存储、档案资源服务三个方面对档案数字资源的全面管理。

　　公司档案管理系统对接主要分为三大类：与系统用户、组织及公司信息相关的系统对接、与归档相关的系统对接以及与档案利用相关的系统对接。这样的分类合理明晰，确保了与各类系统的顺畅衔接，进一步提高了信息的同步性和效率。在与系统用户、组织及公司信息相关的系统对接方面，HR系统、机构系统等前端系统可以实现用户同步和机构信息同步。这有助于确保档案资源与公司内部人员以及组织结构的相互关联，从而实现了档案资源整合的有效管理和权限管控。

　　在与归档相关的系统对接方面，通过采用预设对接的方式，可以预先设定不同业务系统、不同流程的文件归档进指定全宗和档案类型。这种自动推送的模式减少了人为判断的风险，目前已经实现与公司所有产生文件的前端系统包括业务系统、OA、文档云等20多个系统、90多道流程的无缝对接，全面提高了档案数据整合的精确性和便捷性。在与档案利用相关的系统对接方面，公司管理部门不仅制定了专门的档案借阅流程，开发了专门的App，还考虑到了需要使用档案资源的各类业务系统，可以满足不同用户和业务的需求，提供更好的档案资源服务。

　　2.推进档案信息化建设，优化馆藏结构

　　通过增加点击率分析策略，公司的存量档案数字化工作更加有价值。这意味着公司不仅仅是简单地进行数字化处理，而是根据用户在业务系统中对相关数字化资源的点击情况来分析用户需求。通过这种方式，公司可以更精准地了解用户对哪些类型文件的需求更高，从而优先进行数字化处理。这样做不仅提高了工作的效率，也可以更快地提供符合用户需求的文件。同时，公司还优化了资源结构，按照标准落实了电子文件单套制管理。通过建立统一接口标准，并采用MD5码加密算法和XML封装等技术手段，公司确保了归档电子文件的真实性，防止源文件被篡改。在归档环节，公司通过“四性”检测，即检测归档电子文件数据包是否真实、完整、可用、安全，然后自动批量转换成长期保存格式，这样可以降低源文件因版权或软件升级等原因导致数据无法利用的风险，保障了归档电子文件的可用性。

　　3.调研业务人员真实需求，更好服务业务活动

　　公司档案工作人员以调查问卷、现场访谈、现场调研、情景调研等方式对公司各业务部门人员进行需求调研，提升档案服务质量。一方面，通过调研全方位了解各业务部门在日常工作中形成、流转、利用文档资料的范围、种类和格式、系统和流程等，以便构建科学、完善的归档和利用体系。另一方面，深入一线，挖掘各类业务场景下的文档真实需求，进而以需求为导向，优化档案利用服务方式，精准赋能业务部门。比如，针对日常使用频次高或涉及客户范围广而导致的所需档案数量多的情况，仅靠自身从业务系统按项目单个下载费时费力，公司档案部门正探索按文件类型多项目批量下载的应对措施，为业务人员提供更智能化、精准化、便捷化服务。

　　4.重视用户需求导向，提升利用效能

　　公司建立了符合业务场景用语的线上档案利用流程，在设计统一的文档管理系统及借阅入口的基础上，设置了符合公司工作场景的分类档案利用审批流程。搜索权限由业务系统进行管控，并且所有档案数字资源依申请提供利用，数据来源直接调用档案系统。在流程结束后，电子文件附件可以在流程中展现，供下载和查阅。除有诉讼需求以外的电子文件的查看或下载都增加了动态水印，以确保档案数字资源的安全。主动创新档案数字资源服务方式与服务手段，提升档案数字资源服务的技术含量与技术能级，优化用户档案数字资源服务体验，推进档案数字资源个性化、精准化、智能化服务，至关重要。

　　除了建立线上档案利用流程外，公司还在业务系统上整合展示档案资源。通过以客户或项目为维度进行数据整合归档，公司由传统的被动等待转变为主动服务。这样做的目的是助力营销，使前线人员能够及时了解某一项目档案签署、归档情况以及客户过往档案资料，为下一次的营销打下基础。通过在前端系统的项目档案中展示所有归档电子文件信息，并在前端业务系统展示客户相关授信及项目档案，公司实现了档案资源的整合展示。同时，为了保障安全性，所有电子文件的查看和下载都受业务系统管控。

　　公司还实现了档案利用的移动化，为高效支持业务申请需求提供了便利。通过在公司移动端App铺设各类档案利用通道，用户可以随时随地发起档案利用流程，并且审批效率较高。此外，用户还可以通过电脑端的相应流程或邮件查看或下载带有动态水印的电子文件。这些举措不仅为业务开展提供了高效支持，也打破了档案利用时间和地域的局限性。通过建立线上档案利用流程、在业务系统上整合展示档案资源以及实现档案利用的移动化，显著提升了档案的利用便捷度。这些改进举措不仅方便了前端使用电子文件的操作，也满足了各方对档案数字资源利用的需求。

　　数智时代企业档案信息资源共享推进路径

　　1.加强系统技术研发，提升共享效率与安全性

　　在企业数智化转型的引导下，企业应建立高效安全的数字档案管理系统和开放的数据共享平台，供内部员工和合作伙伴进行数据分享交流。还需要投资建设高可靠性的数据存储和备份系统，确保数字资源的安全性和可靠性。同时，制定合理的备份策略，避免因系统故障或人为误操作而导致的数据丢失，保障数字资源的完整性和可用性。

　　2.建立权限管理机制，借助推荐算法满足档案需求

　　企业通常拥有大量的客户数据和海量的金融产品信息，这些信息如果不进行合理的权限管理，可能会造成数据泄露和信息滥用风险。因此，应建立起完善的权限管理机制，包括身份认证、访问控制和数据加密等技术手段，有效保护档案数字资源的安全性和隐私性，同时确保员工和合作伙伴仅能获取到符合其权限和职责范围内的信息。此外，借助技术推荐来探索共享定制化需求也十分重要。

　　3.关注商业模式变化，参与数据资源跨区域共享实践

　　在数智化背景下，关注商业模式变化并参与数字资源跨区域共享实践探索，是国内金融服务企业优化档案数字资源共享的重要发展策略。数字档案馆保存的海量可信档案资源是孕育数字项目的肥沃土壤。在数字化时代，传统的业务模式已经不能满足客户的需求，而更加注重用户体验、个性化服务的新型商业模式正在崛起。企业应通过数字化转型实现从传统业务向数字化服务的转变，并与其他行业进行跨界合作，拓展市场。随着市场的开放与国际化程度的不断提高，不少企业面临着跨区域、跨国家的数字资源共享问题，为此需要建立统一平台和标准，推动不同地区的机构共享数字资源，提高数据的利用价值。此外，还应注重数据安全和隐私保护，确保跨区域共享过程中的数据安全性，避免信息泄露和风险。

　　作者单位：远东国际融资租赁有限公司、上海市档案馆

　　责任编辑：周拯民