基于业务流程再造的设备档案管理创新与实践

　　文/曹春雪

　　中国石油化工股份有限公司北京燕山分公司（以下简称“燕山石化”）隶属于中国石化集团，是我国第一个炼油化工联合企业。从2018年开始，燕山石化逐步开展设备档案管理专项提升工作，积极开展企业设备档案管理创新实践，并成功应用于日常的设备运行维护管理及大检修等专项工作，设备档案管理水平及利用效率得到大幅提升，对企业提升设备管理水平具有实际意义。

　　建设背景

　　设备档案全面记载设备调研、订购、安装调试、使用、维修、改造、更新、报废各阶段经济、技术状况，是企业档案的重要组成部分，也是设备管理工作的重要组成部分。设备档案管理及应用关系设备的安全运行和维护、保养、报废等环节，在保障设备及装置运行中起着重要作用。前期，燕山石化为提升设备档案利用效率，实现了在设备系统内直接查阅设备档案案卷级数据，虽提升了设备档案利用效率，但在管理上存在较大的提升空间。

　　1.提高设备档案管理与设备管理业务协调性

　　原模式设备档案管理与设备管理业务协调性较弱，未将设备编码（即设备系统内生成的设备的唯一身份标识）的收集、更新等相关管理流程、制度进行固化，随着设备系统的升级和设备编码的更新，档案管理系统内的旧编码与更新后的编码无法匹配，造成设备管理人员无法运用设备系统直接查阅设备档案。

　　2.提高设备档案利用效率

　　由于设备编码的更新，设备管理人员无法运用设备系统直接查阅设备档案，给设备档案利用工作带来了诸多不便。设备管理人员需要在设备系统和档案管理系统两个系统之间频繁切换，在设备系统内需要输入设备编码查找设备信息，在档案管理系统内需要输入设备位号或设备名称等关键词查找资料，费时费力，且经常出现由于查阅关键词不准确而需要查阅纸质档案的情况。

　　3.降低设备档案管理成本

　　在设备档案的管理和利用过程中，设备档案利用工作需要使用设备系统和档案管理系统两个系统，或者需要联系档案管理人员协助查阅纸质档案，企业档案管理部门办理纸质档案利用手续，整个过程耗费了大量人力物力，如人工成本、用车成本、复印纸张成本等管理费用成本。同时，纸质档案借阅率的提高增加了纸质档案的损毁风险，也不利于原始纸质档案的长久保存。

　　4.提升设备档案服务能力

　　设备档案作为专业性较强的档案，具有区别于其他科技档案的特殊性，查阅利用率较高。随着企业档案管理人员及设备管理人员的不断更替，新入职的设备管理人员对设备不熟悉，管理经验尚不足，迫切需要提高设备档案查阅精准度及利用效率。企业档案部门需要改进工作模式，推进管理创新，解决设备档案管理工作中遇到的实际问题，不断提升档案服务能力，降低企业设备档案管理成本。

　　主要做法

　　1.总体统筹安排

　　燕山石化设备管理部门牵头，统筹新模式下设备档案的收集、整理及利用全过程管理。生产单位负责对新旧设备编码逐一识别，反馈详细数据信息；档案管理部门负责设备编码的维护及设备接口的开发工作。在设备档案的两级目录中分别增加独立的“设备编码”著录字段，规范对设备编码字段的管理，为提供设备档案利用奠定基础。调研查阅利用需求，提高档案管理与设备管理专业的协调性。分别开发档案管理系统设备接口及设备系统接口，提高查阅精准度，提升档案利用效率。

　　2.业务流程分析

　　对需要改进的问题进行分析，主要涉及设备档案收集整理及设备档案利用两个业务流程。设备档案收集整理流程中，将原来著录在案卷题名内的设备编码分别著录在两级目录中的“设备编码”独立字段内，并按规范要求导入档案管理系统。设备档案利用流程中，通过分别开发档案管理系统设备接口及设备系统接口，改变原有的通过切换两个系统查阅档案的方式。改进后，设备管理人员可直接在设备系统内通过查询设备编码即可查阅权限范围内的设备档案，缩短设备档案查阅利用流程。

　　3.业务流程规范

　　针对需要改进并规范的业务流程以及要实现的管理目标，从以下三方面规范业务流程。

　　首先，在档案管理系统中新增“设备编码”字段，同时规范设备编码的填写规则，确保档案管理系统与设备系统中设备编码的一致性。

　　其次，全面梳理馆藏档案，按照燕山石化各装置设备一览表逐一核查，为每台设备确定新版设备编码。企业档案管理部门逐一将档案管理系统内的旧版设备编码更新为新版设备编码，确保每卷（件）档案均匹配设备编码。

　　第三，开发档案管理系统设备接口及设备系统接口，利用“设备编码”字段实现两系统的数据对应，实现在设备系统内直接查阅定位每件设备档案，达到提高查阅精准度、提升档案利用效率的目的。其中，设备系统接口负责实时监控及传递档案利用请求；档案管理系统设备接口负责在确保数据安全的前提下，及时接收档案利用请求，查阅档案管理系统数据并及时反馈至设备系统，从而实现在设备系统内查阅设备档案的功能。

　　4.强化业务人员培训

　　根据新的设备档案管理方式，分别对档案管理人员、库房管理人员、系统管理人员、设备管理人员等进行业务培训，确定各流程环节业务负责人，及时发布系统操作指导手册，规范各环节的管理要求。

　　取得成效

　　1.提高档案利用效率

　　新模式的应用避免了设备管理人员需要在设备系统、档案管理系统两个系统间利用档案的重复劳动。截至2022年年底，燕山石化共计完成61套装置中24007卷、144825件设备档案的设备编码的核查及完善工作。对比新模式应用前后年度档案利用统计数据，设备档案线上利用率有所提升，线下利用率显著降低，有效提高了档案利用效率，降低了设备档案管理费用，设备档案管理更加合理清晰。

　　2.提升档案服务能力

　　新模式在使用设备系统查阅设备档案的基础上，有效提高了查阅精准度，弥补了原模式下需要人工筛选的不足，极大地提高了档案利用效率，降低了档案管理费用。同时，相关工作规范的编制及制度改进建议的提出，有效解决了设备专业与档案专业管理协调性弱的问题，一定程度上提高了设备档案管理水平，使燕山石化的设备档案利用过程更加便捷顺畅，设备档案服务能力得到有效提升。

　　3.提高设备管理水平

　　新模式将设备编码这一设备管理标识添加到档案管理业务中，通过接口技术将档案管理系统及设备系统有效关联，使设备管理人员能够在设备系统中直观地发现某台设备的资料完整度情况，避免出现设备维修后资料变更不及时的问题，从而进一步规范在设备检维修、日常维护保养过程中的变更管理，为企业设备完整性管理奠定了基础，有效提高了企业设备管理水平。

　　作者单位：中国石油化工股份有限公司北京燕山分公司

　　责任编辑：巩慧