创建全国示范数字档案室的高校实践——以大连大学为例

　　文/张华   李洪洋

　　随着信息技术的飞速发展，创建数字档案室成为档案行业高质量转型发展的主流趋势，其建设情况直接影响档案工作的效率和现代化水平。大连大学于2021年11月获批数字档案室建设试点资格，经过2年的建设期，于2023年12月顺利通过国家档案局专家组验收，获评全国示范数字档案室，是东北三省中首家获评的单位。笔者即在剖析高校创建数字档案室意义的基础上，详细介绍大连大学（以下简称“学校”）档案馆的实践路径，旨在为其他高校的创建工作提供现实参考。

　　创建意义

　　1.丰富档案收集方式，合理节省库房空间

　　电子文件作为无纸化办公的时代产物，其被认可的法律地位有力推进了电子文件单套制归档、推动了数字档案室创建的实践进程。高校创建数字档案室、实现电子文件单套制归档能够有效弥补高校档案库房空间不足的局限性。近乎无限可容的网络存储设备使来源多样、内涵丰富、数量可观的高校档案信息资源得到妥善保存，为档案资源应收尽收、档案业务全流程管理、档案信息安全维护奠定良好基础。

　　2.改变归档模式，提高日常工作效率

　　电子文件数量的剧增引发档案工作模式的迭代发展，高校数字档案室建设提上日程。随之开展的电子文件单套制归档可实现随办随归、即时归档，有力改善了传统定期定时归档工作模式中档案积压与利用延后的弊端，显著提升了档案资源利用时效。此外，档案管理系统中内嵌的归档模块能够实现自动或半自动划定电子档案分类、确定保管期限、进行“四性”检测等功能，打破了既有相对繁杂的传统线性归档模式。

　　3.拓展档案利用渠道，提供多元化利用服务

　　高校数字档案室不仅是管理电子档案与传统载体档案数字化副本的资源宝库，更是提供全方位档案信息服务的综合业务集成平台。记录完备的元数据能够高效率地实现档案检索，可调整、预设的系统内置功能模块使定制化档案查询、个性化档案展览、多样化资源统计等多项业务成为现实。此外，还可实现业务部门线上阅档，使高校档案业务领域、服务质量得到显著扩展和提升。

　　实践路径

　　1.前期筹备

　　回顾大连大学成功创建全国示范数字档案室的历程，前期筹备工作可以归结为发展规划、经费保障与人才建设3个方面。

　　一是将数字档案室建设纳入各项规划。不仅纳入《大连大学档案馆“十四五”发展规划》，还将其纳入《大连大学“十四五”信息化建设发展规划》《大连大学“十四五”教育事业发展规划》以及《“十四五”大连市档案事业发展规划》《“十四五”辽宁省档案事业发展规划》。

　　二是将数字档案室建设经费纳入学校整体预算。自2018年第一期馆藏档案数字化项目开始，学校档案馆连续3年获得校网络与信息中心中央奖补的支持，开展的“大连大学智慧档案馆建设”项目也获得了大连市财政3年的资金扶持，充足的经费有效地保证了数字档案室建设项目的正常运转。2022、2023年学校又追加200余万元作为数字档案室后期建设的资金。

　　三是大力开展专业人才队伍建设。数字档案室配备了符合要求的专职管理人员9人。其中信息化专业4人，能够独立开发系统和设计小程序；档案学专业全日制研究生2人，均能胜任数字档案室建设的各项工作。

　　2.具体实施

　　建设前期，学校档案馆工作人员达成统一共识，明确工作中的2项任务转变，重点对3个方面的工作进行建设，在最短时间内实现高校创建全国示范数字档案室的美好愿景。

　　（1）达成统一共识

　　学校档案馆工作人员达成共识：建设数字档案室是新时代档案工作转型升级的必然趋势，是现代档案工作提质增效的重要手段。

　　（2）明确两个转变

　　一是管理对象逐渐从纸质档案转变为电子档案。随着信息化发展，业务部门在工作中产生了大量的电子文件，因而建立了相应的业务系统以适应电子文件管理的需要。这就要求档案部门及时创建升级档案管理系统，积极与各业务系统对接，以促进电子文件单套制归档及电子档案单套制管理。

　　二是档案工作人员的身份从单一的传统档案管理者向复合型档案管理者转变。管理对象的变化，引发档案管理模式的变革，档案工作人员承担的职能任务也更加多元。除对传统纸质档案的管理外，还需与业务部门进行协同，了解业务系统的功能及产生的电子文件类型，精准实施前端控制。同时，在此基础上尝试设计、搭建、测试、执行符合电子文件归档要求的个性化业务流程，提高服务质效。

　　（3）开展三项建设

　　第一，安全保障建设是前提，强化制度规范，全力保证档案实体、库房、设备及档案数据、信息系统、网络平台的安全。一是梳理完善数字档案管理的各项规章制度、业务流程，建立与各业务部门的协同机制。近年来，起草、修订学校档案制度规范多项，完善《大连大学档案管理办法》等制度，修订完成了包含《大连大学档案馆安全应急预案》《大连大学数字档案管理系统运维和安全管理制度》在内的《大连大学档案工作规章制度汇编》。二是完善基础设施建设，保障软硬件系统安全。学校数字档案室按《电子信息系统机房设计规范》（GB50174—2008）要求配置B级机房；对档案馆库房、机房等建立了包括门禁系统、恒温恒湿系统、漏水检测系统等在内的3D环境监测系统；安装了符合评价指标的国产服务器、网络存储设备、UPS等专业设备，为电子档案的保管与利用提供软硬件安全保障。学校在2023年年初通过了信息系统安全等级保护二级测评。同时，建立了安全管理制度、设立了安全管理机构、完善了人员安全管理机制。学校档案馆同网络与信息中心联合实施数字档案室应用系统三员管理，将职责落实到位。

　　第二，数字档案资源建设是基础，加大对电子档案和纸质档案数字化副本的收集管理力度，加快实现两者的融合管理。在归档环节中，学校严格执行新修订的《大连大学档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限处置表》，确保学校档案齐全完整。针对馆藏应数字化档案制定了《大连大学馆藏档案数字化方案》《大连大学馆藏档案数字化加工标准》等。目前，已基本完成文书、教学、科研、基建、声像等利用率较高档案的数字化工作。经过近5年的积累，馆藏档案应数字化率已达到98%以上。同时，实现馆藏传统载体档案目录数据管理规范，各门类传统载体档案目录数据与相应电子档案元数据、数字档案室应用系统元数据库融合管理。馆藏传统载体档案数字化副本全部导入档案管理系统，并通过档号与相应的元数据建立关联。

　　第三，应用系统建设是关键，加速优化升级，完善档案管理系统的功能模块。学校档案馆采用南京朗环档案管理系统V9.0，该系统涵盖了数字档案管理的整个生命周期，提供了一套完整的功能模块，帮助用户高效管理和利用档案。选择使用SpringMVC作为主要后端框架，以确保系统的可扩展性和灵活性。数据库方面，采用SQL Server来存储和管理档案数据，引入Redis作为中间件，用于缓存常用数据和减轻数据库负担，优化用户体验感。Tomcat作为应用服务器，能够同时实现处理客户端请求与Spring MVC协同工作。在搜索功能方面，以Lucene作为全文检索引擎，轻松完成增删改查等需求。在系统建设中，整合了百度飞桨Paddle OCR进行OCR处理，完成自动识别和提取文本信息。同时选择EasyExcel软件技术并整合Open Office来进行各种文件类型的预览、导入和导出操作。在处理PDF文件方面，采用iText PDF库并整合了自然语言处理（NLP）技术，完成对PDF文档的展示、操作、智能识别和数据分析，提供更高级的搜索和内容分析功能。引入虹软人脸识别技术为人脸图片检索功能的实现奠定良好基础，优化档案管理系统的功能模块。

　　取得成果

　　一是学校文书、教学、科研、财会、基建等纸质档案全部完成符合相关标准规范的目录数据库建设，并已导入数字档案室管理系统。

　　二是通过档案管理系统与OA系统、教务系统对接，实现电子文件在线归档。归档前在线填写《电子文件归档登记表》，业务系统对电子文件自动分类、确定保管期限，并推送到档案管理系统。档案管理系统及时对所归电子文件进行“四性”检测，符合标准进行归档，反之触发回退机制，由立档部门重新修改后再归档，双方在《电子文件归档登记表》加盖电子签章确认，各执一份保存备查。

　　三是电子档案与纸质档案数字化副本通过标识区分，分别对应符合各自特征的元数据，实现本校各门类电子档案与传统载体档案数字化副本的融合管理。在档案管理系统中，通过规范化的档号作为唯一标识符自动命名既有档案资源，档号具有唯一性及可拓展性。

　　四是业务部门可通过数字档案管理系统上传数码照片、音视频文件，实现声像电子文件在线归档。系统对预归档电子文件进行检测并采集各项元数据，再通过人脸学习、关键帧标引著录功能，使利用者依据特定条件对照片、音视频档案进行检索，实现声像档案综合查询。

　　此外，学校综合运用多项技术推进数字档案室实践。“互联网+”、大数据、云计算、智慧档案等新技术的加持有效拓展了档案利用的渠道，为全方位档案利用服务提供保障。目前，数字档案室可以实现定制化档案查询服务，指引终端用户通过被赋予权限的账户获取档案信息资源，为用户提供超越时空限制的个性化服务，使高校档案业务领域得到拓展、服务质量得到提升。

　　作者单位：大连大学

　　责任编辑：公喆