人事档案数字化管理中数据安全与隐私保护研究

王宁

（吉林大学人力资源处   长春   130022）

　　摘要：人事档案管理是机构人事管理的重要环节。人事档案数字化的进程不断加快，数据安全和隐私保护成为数字化进程中的突出问题。本研究从一般机构、组织视角入手，以人事档案数字化管理为切入点，探讨数据安全与隐私保护层面面临的问题和解决的必要性与紧迫性，并提出了加强数据安全和隐私保护的对策建议，为人事档案数字化进程提供可供参考的范例。

　　关键词：人事档案；数字化；数据安全；隐私保护

　　0   引言

　　人事档案数字化管理是指通过运用现代化的信息技术，将存量纸质人事档案进行数字化扫描保存，并在信息系统中进行归档、检索和管理的过程。同时也包括增量原生电子人事档案的数字化管理。与传统认知不同的是，人事档案的数字化管理并不仅仅是数字化技术的自然应用。实际上，人事档案的数字化管理过程需要技术、管理、制度、人员等多维要素的协同。由于思维认知的局限性，在人事档案数字化进程中，数据安全和隐私保护问题凸显出来。[1][2]因此，本文将从数据安全和隐私保护的视角，探讨机构或组织的人事档案数字化管理过程中遇到的困难与挑战，进行分析讨论并提供相应对策。

　　1   人事档案数字化管理中的数据安全与隐私保护

　　1.1   人事档案数字化管理的意义

　　人事档案是系统考查员工德能勤绩廉的原始记录，是进行人力资源管理和选人用人的重要参考资料，是企业、部门、机构的珍贵数据资产。人事档案资源中记录着大量基础隐私信息，如身份证号码、职务、教育背景、住址、联系方式等。人事档案经数字化处理后，由纸质采编变成机读档案，相比于传统的管理方式有显而易见的优势。如存储成本降低，检索调用效率提高，可以支持远程工作，并且易于备份与恢复等。因此，数字化技术与工具运用到人事档案资料管理活动有着广阔的前景与深远的意义。

　　1.2   法律法规视角下数据安全与隐私保护

　　随着信息化、数字化的进程不断发展与推进，从全球法律法规的角度来看，数据和隐私保护已经成为了一个国际性的议题。为应对人工智能与大数据的新形势变化，众多国家和地区都颁布了数据隐私保护的相关法律条例。如欧洲的通用数据保护条例GDPR与美国的加州消费者隐私法CCPA等，都对企业存储和使用个人数据进行了严格的规范。[3][4]违反这些法规，企业将面临巨额的罚款，甚至可能导致运营许可的吊销。我国也颁布了《数据安全法》和《个人信息保护法》来保障公民信息安全，维护公民的合法权益。[5][6]企业或组织必须在人事档案数字化管理的同时，考虑如何遵照相关的法律法规做好数据安全与隐私保护工作，规避不必要的风险。

　　1.3   数据安全与隐私保护的必要性与紧迫性

　　在今日的数据驱动社会，数字技术赋能人事档案资源管理已是大势所趋。随着人事档案数字化进程的推进，数据安全与隐私保护等问题涌现出来，已经成为每个个体、企业与社会都不容忽视的主题。对个人来说，人事档案资源是对于自身基本情况真实且详细的记录，隐私保护不仅是为了保护自己免受伤害，而且是一种基本权利。对于企业或者组织来说，人事档案资源是珍贵的财富，确保数据安全与隐私保护，则是他们履行社会责任，提升竞争力的必要措施。人事档案管理主体需要积极应对新的挑战，认识到人事档案数字化存在的难题，并灵活采取合理有效的应对策略。数据安全与隐私保护的有效保障是企业保持良好经济效益、实现可持续发展的基石。

　　总的来说，数字技术应用和大数据安全与隐私防护在信息化快速发展的进程中对抗激烈，是未来人事档案资源在进行数字化组织与管理过程必须重视和权衡的关键因素。[7][8]

　　2   数据安全与隐私保护的挑战

　　（1）数据泄露。数字技术广泛运用的场景下，数据泄露风险无处不在。一方面，企业的数据存储与管理系统如果存在安全漏洞，恶意攻击者可能通过这些漏洞入侵档案数据库获取敏感数据。另一方面，企业的人事档案管理人员可能出现疏忽大意、恶意操作，且企业的人事档案存储介质可能出现运行故障和损坏。一旦出现档案数据泄露，将严重影响企业或组织的声誉和公信力，甚至可能导致严重的法律纠纷和经济财产损失。

　　（2）隐私侵犯。当前企业或组织对用户隐私信息的收集、使用、共享日益加剧。由于信息利用过程不透明不公开、监督管理机制不完善、档案主体自身道德素质欠缺等原因，大量的个人隐私信息可能被误用或滥用。数据主体为了经济利益而伦理失范，甚至是非法出售给其他个人或组织，导致用户在不知情的情况下隐私信息被泄露、权益被侵犯。一旦员工的人事档案信息泄漏，势必会对员工的工作和生活带来严重的影响。[9]比如，员工的身份信息和联系方式贸然出现在各种商业或非法活动中，员工经常接收到与工作内容相关的诈骗电话等。

　　（3）法律法规跟进缓慢。互联网技术的迅猛发展，数据技术不断更新，人工智能展现出强大的数据分析与整合能力。使得立法者在跟进相关法律法规方面存在一定程度的滞后，数据隐私保护的制度要求不够细化。[10]例如我国现有的隐私保护相关法律中，对于隐私保护的范围没有做出明确划分，隐私安全边界不够清晰，相关法规体系不够完整，配套制度不够合理。企业或组织难以提供完全符合法规要求的保护，依靠现有法律难以维护档案用户自身的合法权益。用户的数据隐私权存在被侵扰、泄露和恶意使用的风险。

　　（4）保护技术跟进困难。企业面临着内外部不断变化的安全威胁。数字智能技术的更新迭代速度加快，互联网工具迭代不断。人工智能大语言模型、区块链技术、云计算等出现帮助企业、组织实现信息化、数字化的同时，也给内部管理主体带来许多挑战。[11]人事档案管理主体如果不能与时俱进，主动掌握新工具、了解新知识、学习新技术，人事档案的数字化管理流程面临的风险也随之增加。[12[13]企业或组织需要投入大量资源进行技术研发和更新，以及加强对人事档案管理主体的培训，提高其意识与能力来应对数字化过程中困扰，以达成数据安全和隐私保护的目标。

　　3   数据安全与隐私保护的应对策略

　　在人事档案数字化的背景下，隐私保护与数据安全问题紧密相连。企业或机构要建立一个安全的数字化管理系统，在人事档案数字化管理中实现有效的数据安全和隐私保护，需要采取可实施的策略。

　　3.1   采取基于区块链技术的人事档案数字化管理模式

　　区块链技术作为革命性的数字技术，有着去中心化、分布式、不可篡改和匿名性等特性，它的出现与革新可以赋能数字化档案管理模式。基于区块链技术记录与存储的数据无法被非法篡改，密码学的安全技术为数据的完整性与可靠性提供保障，通过采取多次签名数据链私钥合并数据加密技术确保数据信息的安全，管理模式更合理高效。[14]

　　如建立区域内统一档案管理平台，档案资源管理主体基于区块链公开的接口程序开发的应用系统，可以实现机构、组织的人事档案数字化录入、存储与调用。此外，区块链的访问需要通过公钥和私钥来完成，采取分配最低权限、按角色分配权限等管理方式实现访问控制，对不同类型人员访问权限进行管理[15][16]即档案管理主体需要通过公钥进行人事档案的调用或变动等操作，人事档案中部分资料可以由本人通过私钥进行访问查看。并对访问操作进行审计，及时发现并消除不当访问行为，从而将数据泄露风险降到更低水平。

　　3.2   规范数据采集与处理的原则和流程

　　在复杂多变的市场环境中，员工对隐私数据的保护越来越敏感。在获取、使用、存储员工人事档案及其他重要数据之前，应该获得员工的明示同意，并向他们解释数据会用以何种用途以及会以何种方式保存。组织或机构应定期开展信息安全与隐私保护的相关培训，全面提升员工的网络信息安全和个人隐私保护意识。鼓励员工报告可疑行为，建立有效的奖惩机制，以增强员工的安全责任感。

　　组织或机构应合理控制收集数据的范围和时机，采用“最小化”的原则来处理用户的隐私数据，只收集必要的数据信息。只有在确实需要的情况下才收集、使用和存储个人信息。增强对数据生命周期管理的认识，对数据的存储、使用、分享、销毁等各个环节进行严格的管理，针对不同类型的数据设定适当的数据保存期限，及时删除超过保存期限的敏感信息，降低数据泄漏的风险。[17]

　　组织或机构应划定隐私边界，明确信息保护范围，对敏感数据与非敏感数据进行分隔保存。通过运用现代加密技术进行处理，以防止未经授权的访问，确保仅有拥有密钥的管理人员才能访问和读取该部分数据。进而保障数据在传输和存储过程中的安全性，降低隐私数据泄露的风险。

　　3.3   运行安全网络并持续监控软硬件常态运行

　　及时更新网络安全设备，对安全设备进行定期维护检查，确保其日常稳定运行。持续监控数字化管理系统的安全性能，及时发现并修复潜在安全漏洞。合理利用第三方资源，选择可信赖的第三方安全评估机构，定期进行内部和外部数据安全的审查和评估。根据评估采取加强网络安全措施，清理安全隐患和降低潜在风险，达成合规目标。

　　应制订应急预案并采用多重备份策略，定期备份敏感数据并测试恢复过程，确保恢复策略的有效性。在数据库维护以及数据管理与利用过程中出现异常情况可以进行及时且有效的处理，以减少因数据异常、泄露、丢失等对所造成的损失。

　　3.4   遵守法律法规与完善政策制度

　　组织或机构需要关注世界范围内的数据安全法规，根据不同的法律法规要求制定合规策略。在跨境传输中，尊重各国法律法规，统筹协调数据传输问题。对档案用户数据的采集、管理、使用等环节，建立全过程严密的保护制度，将档案用户数据隐私纳入《档案法》，加强侵权责任法律保护，完善档案用户数据隐私权被侵犯时申请司法保护的途径。[18]

　　组织或机构应根据国家法律及行业规定制订与更新隐私保护制度，调整现行档案法规政策，制订隐私权保护条例，建立完善的保护体系，为员工提供明确的数据安全与隐私保护实施指导，确保管理层及员工了解并履行隐私保护的职责。对档案用户数据的采集、管理以及使用等环节建立全过程严密的保护制度。[19][20]同时，还应定期检查和评估实施效果，确保政策能够真正落到实处。

　　4   结语

　　数据安全与隐私保护不仅仅是技术问题，更是一门涉及战略、管理、法律、文化等多个领域的复杂课题。从战略角度看，企业或组织需要在确保员工在创造劳动价值的同时，保障其人事档案及其他重要数据安全性与隐私性，这是企业或组织稳定发展之基础。从法律角度来看，不同的地区与国家对于数据安全与隐私保护的法律法规不同，企业或组织需要合规导向，主动调整策略以适应政策和法规的变化。从管理角度看，完善的数据安全与隐私保护管理体系是必不可少的，例如数据最小化处理、权限控制、加密处理等都需要在管理层面进行规定与执行。从文化角度看，则需要建立健康的数据安全与隐私保护企业文化，提升员工的信息安全素养与隐私保护意识，让每个员工都能积极参与到数据安全与隐私保护的实践中。数据安全与隐私保护还是一个持续的过程，而不只是一次性的任务。由于网络环境日新月异，安全威胁和隐私挑战也在不断变化，企业或组织需要保持警惕，实施预警，及时进行策略调整。

　　注释与参考文献

　　[1]崔海莉.“大数据”时代档案信息安全管理新思考[J].档案学研究,2015(01):93-96.

　　[2]杨静.全球化背景下人事档案管理的问题及提升策略研究[J].山西档案,2022(06):173-175.

　　[3]孔霞.人事档案档案数据化管理问题及实现路径[J].山西档案,2022(06):176-178.

　　[4]秦长森.我国档案安全刑法保护的回顾、反思与完善[J].档案学研究,2023(04):57-64.

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　　[6]柯友乐,熊德中.《个人信息保护法》视域下人事档案遗失的法律救济——以493份司法裁判文书为样本[J].档案学通讯,2023(05):61-69.

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　　[18]张东华,尹泷杰,卢俊.数据伦理视角下档案用户数据隐私保护研究[J].档案学研究,2022(02):97-101.

　　[19]王晓琴.事业单位电子档案管理的优势、问题及对策[J].山西档案,2022(05):186-188.

　　[20]李欢,施瑞婷,张洁.人工智能在档案资源开发利用中的应用分析[J].山西档案,2021(02):71-78.

　　【作者简介】王宁（1981-），男，辽宁北镇人，硕士，吉林大学人力资源处，研究方向：人力资源管理、人事档案管理。