数字政府背景下档案资源辅助决策模式研究

李燕

（宁阳县磁窑镇人民政府   泰安   271411）

　　摘要：数字化与智能化高速发展的时代背景下，数字政府与电子政务平台的建设极大地发挥了互联网优势，优化了政府部门的资源配置，提高了政府部门的办公效率。政务档案资源在数字化工具的开发下，展现出更全面化、更深层次的价值。文章探讨了如何建立全覆盖的政务档案资源体系以及利用区块链、政务图谱等技术方法构建档案资源辅助决策模式，最终赋能数字政府制定政策过程。

　　关键词：政务档案资源；数字政府；政务图谱；辅助决策

　　0   引言

　　“十四五”规划中指出，我国要加快数字化发展，特别是加强数字社会、数字政府建设、提升公共服务、社会治理等数字化智能化水平。[1]2022年，国务院发布《全国一体化政务大数据体系建设指南》，强调各地政府部门应持续推进数字政府的建设，并通过共享、开放和开发利用的方式，不断提高政府的治理效能，以助力政府决策水平的提升。

　　数智时代背景下，档案资源的开发与利用不断深入，档案资源蕴藏的知识与潜在的价值被深层次挖掘。档案工作的重要目标之一是面向利用者提供服务。政府想要实现“档案资政”，需要建立政务档案资源体系，运用数字化手段挖掘大量准确可用的档案数据与档案知识，将档案知识梳理成网络，最终用于制定高满意度决策。[2][3]因此，构建档案资源辅助决策模式对完善数字政府建设以及提高电子政务水平有着强烈的指导作用与实践意义。

　　1   建立全覆盖的政务档案资源体系

　　1.1   档案资源与档案资政

　　档案信息资源是信息资源中不可分离的一部分。通常指以文本、图像、音频、视频等形式存储在各类档案中、可供开发与使用的信息资源。是经过整理加工有序化后，具有显著知识性与可开发可利用性的信息资源。“档案资政”指在充分开发档案信息资源的前提下，利用所开发的档案信息成果服务政府部门、辅助政府部门决策的过程。[4][5]

　　建立全覆盖的政务档案资源体系是充分开发与挖掘档案资源价值的先决条件，是实现档案资政的重要前提。其有着多方面、多维度的作用与意义：建立政务档案资源体系可以实现政务信息的全面记录与高效管理，提高政务工作的效率水平；可以提供精准、全面的档案数据支持，用以辅助提升政务系统决策的科学性；可以提高政府治理现代化水平，提升政府部门的公开透明程度与社会公信力。

　　1.2   政务档案资源体系

　　合理完善的制度是实现流程规范化的有力保障。政府需要根据实际发展情况与各部门工作内容特点，制定具体完善的政务档案资源管理制度。对各部门具体的档案采集范围、存储途径、检索方法、利用方式、共享模式等进行规范化管理。对于不同政务档案类型实施分类管理，设立监督与检验机制，保障政务档案资源在收集、存储、利用等环节的安全性、完整性、可靠性。由于档案管理主体与档案利用主体并不是时时重合，政府还需建立完善共享共建机制。解决档案记录在各个部门之间更新不同步，以及档案资源重复存储而形成大量冗余，导致过度占用存储资源的问题。共建共享机制可以有效防止信息过载并降低管理成本，实现数字化的政务档案资源在政府各部门之间高效流动。

　　先进数字技术是数字政府建设的高效工具。科学技术始终作为社会的第一生产力。其革新与发展，为社会创新与进步带来了先进的方法理论支撑和高效的技术解决方案。随着数智时代的到来，电子政务平台建设的智能化、数字化程度不断提高，电子政务模式便捷程度与处理效率显著提升，档案数据与知识的应用场景持续深化扩展。政府需要加强数字化、信息化建设，发挥“互联网+电子政务”模式的优势。积极引入大语言模型、云计算、区块链、知识图谱等先进数字技术与方法，并使其为数字档案资源的管理与利用持续赋能。

　　人才队伍建设是组织保持发展创新的活力源泉。人才培养与人才引进是政务档案资源体系建设中至关重要的一环，也是政务系统维持稳定并能长久发展的保障。新技术、新方法的出现总是伴随着新挑战的到来。随着互联网飞速发展，数字化、智能化的技术及工具不断推广与运用，对政务档案部门管理主体的能力要求也不断提高。政府需要加快档案人才队伍建设，完善政务人才体系。档案部门从业者需要掌握传统档案管理理论与实务，能熟练运用档案基本理论知识进行实践。此外，档案管理主体与档案应用主体还需要与时俱进，主动学习掌握新工具、新知识、新方法、新理论，不断提高自身专业素养与技能水平，以应对数字化浪潮对档案从业者的挑战。

　　2   确保政务档案资源可信、可用、安全

　　数字档案具有真实性、可用性、安全性的特征，解决了传统档案数据易失真、易被篡改、安全性不高等痛点。通过创建科学的可信存储与验证体系，数字档案资源可以实现长期保存和安全管理。数字档案作为重要的信息载体类型之一，因其自身具备原始记录性，可以为政府活动的考查利用提供依据。对于政府来说，档案信息也是重要的档案情报来源，具备沟通历史与未来的凭证价值，可以为政府决策过程提供重要参考。是机关工作中不可缺少的辅助工具，也是处理业务和履行职能的有效手段。[6]政府部门的档案信息质量将会直接影响到政府决策的可靠性与准确性，因此需要确保政务档案资源可用、可信与安全。

　　区块链作为新一代信息技术，有着不可篡改、公开透明、分布式、去中心化、集体维护、可共享等特点。各个主客体之间可以实现安全可靠、对等、互信的联通，保证数据共享可信、点对点数据安全传输。[7][8][9]区块链技术在确保政务档案资源真实性、可用性与安全性方面有着得天独厚的适配度与契合度。

　　档案数据的真实性表现为档案数据内容本身可靠和档案记录内容不被更改。传统档案管理需要通过第三方机构与管理人员来验证档案数据真实性，此类校验方式虽能够维护档案数据来源权威，保障数据来源可信，但由于存在验证过程监督不透明、管理人员自身能力与道德水准参差不齐等问题，因此并不能有效保障档案数据最终真实可靠。区块链技术本身具备优良的防伪功能，上链至分布式多副本的区块系统中的档案数据。如果档案管理主体要对内容进行非法篡改，只有通过伪造档案数据交易链条和控制档案区块系统中半数以上的节点才能实现。但实际过程中，此类方法不但成本高昂并且操作难度巨大，难以真正付诸实践。此外区块链时间戳功能具备较强的档案数据身份确认与检验能力，真正有效降低了数据在生命周期全过程所面临的风险，有力地保障真实性与安全性。[10]

　　区块链上的所有节点共同维护数字档案的质量，为档案数据质量管理铺垫了智能化的实现路径。区块链作为基于点对点网络运行的交易账本技术，能够精简优化档案数据管理中间环节，强化档案数据管理主体信任约束，驱动档案数据流通过程追溯，破解档案数据管理领域的质量困局。基于已提炼的档案数据质量要素，从区块链技术视角构建来源可靠、内容可用、过程可控、环境可信的档案数据质量管理路径。[11][12]

　　在区块链技术的加持下，政务档案资源能实现全生命周期内的数据完整性监管。通过公钥与私钥、单私钥与多私钥、单人授权与多人授权等区分授权机制设立访问限制。为政府部门数字档案管理主体分配不同的权限，限制对档案数据内容的查看、编辑与调用。数字政府搭建统一的政务基础链，在降低使用与运维成本的基础上，将业务数据账本通过通道物理隔离，进一步保障数据安全。

　　3   构建全流程的政务档案资源知识组织与挖掘系统

　　3.1   政务档案资源知识组织与挖掘系统框架

　　政府机关的档案数据总量庞大且类型繁多。包括文件、决策、报告、图像、音频视频、发言稿、会议记录、公务邮件等，并且由不同部门、不同机关进行存储与管理。其中潜在的大量知识与内容需要通过技术工具与方法进行深度挖掘分析与可视化呈现。[13]在通过区块链技术保障政务档案数据的完整完备与真实可靠的前提下，档案知识组织与挖掘得以实施。首先，政府需要通过设计结构化的知识组织系统，将收集到的杂乱的、无序的档案信息进行整合、分类、序化等操作，形成结构化、系统化的知识体系。其次，通过机器学习与深度学习等技术，利用算法与模型，对大量的数据进行学习与训练，发现政务档案资源中潜在的、隐藏的知识价值，对档案资源挖掘出的知识进行整合、梳理并以可视化方法进行呈现，最终为政府制订决策提供知识与数据支撑。

　　3.2   利用政务图谱精准化提供决策服务

　　知识图谱拥有强大的语义处理和开放组织能力，能揭示概念、实体之间的关系，解决数字智能时代政府档案信息资源多源异构、规模庞大、组织混乱的问题，是档案信息资源向档案知识转化的基础。运用“互联网+电子政务”打造数字政府平台，将知识图谱引入数字政务系统，打造基于大规模语义网络的政务图谱，让政务图谱赋能数字政府的组织、管理与决策过程。利用知识图谱可视化与结构化的技术，展示和表达政务服务有关内容的内在关联及整体知识架构，实现政务知识内容相互融合。[14]此外，政府部门存在职能变更以及人事更替，基于政务图谱的动态性与扩展性优势，其关联关系也会随之变动并能以可视化方式展现。

　　政务图谱通过构建以数字政府材料为核心的政务数据关系网络，以数据为基本单位，将政务材料信息纵横串联，系统且完备地揭示政务信息内容之间的核心结构与相互关系，实现了政务大数据逻辑上的整合与挖掘，是政府部门依靠数字档案资源辅助提供高精准度及高智能化决策的有效工具。

　　政务图谱包含政务档案数据采集、政务档案信息抽取、政务档案知识融合、政务档案知识加工四个环节。首先，政府在充分采集各部门所存储和保管的多种类型政务档案数据基础上，采取可视化的呈现手段，形成包含数据来源与使用的关系数据网络。数字政务系统中的数据经过实体抽取、关系抽取和属性抽取等方式形成知识单元，实现由大文本数据向可共享知识的转变。其次，通过知识融合技术来规范和统一实体的描述。然后，通过本体构建与知识推理，建立实体之间的关联，将数字政务知识体系丰富化，最终形成可用好用易用的政务图谱。

　　政务图谱提供的高精度知识、高关联数据、高动态关联是制订高质量高水平决策的得力助手。它以可视化的方式，将多源异构的档案数据和信息转化成动态的、关联的知识，形成纵横交合、四通八达的关系网络，显著提高数字政府档案资源的共享水平与信息处理效率。政务图谱的引入也助力了政务档案资源的开发利用过程与数字政府平台的建设。

　　4   结论

　　随着社会进步与科技创新，新事物、新工具不断涌现，社会问题日趋复杂，机遇与挑战时刻并行。政府作为政策制定者，需要革新其决策模式，运用人工智能技术，增强决策能力，以高质量决策有效回应社会治理诉求。政务档案作为政府部门核心信息资源，本身潜藏着丰富的知识与价值，在辅助政府决策方面有着天然优势。

　　数字政府背景下构建档案资源辅助决策模式首先需要建立全覆盖的政务档案资源体系，即完善政务档案管理制度、引入先进数字技术、加速档案人才队伍建设。其次需要利用区块链技术保障档案资源的可信、可用与安全。还需要搭建政务档案资源知识组织与挖掘系统框架，通过政务图谱提供的高精度知识、高关联数据、高动态关联特质来精准化提供政务决策服务。

　　注释与参考文献

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　　[2]姚静,加小双,李海涛.政府信息公开和政府数据开放的概念与政策文本比较研究[J].山西档案,2021(03):24-36.

　　[3]贺星,周丽霞.我国综合档案馆网站可持续发展策略探析——基于中国第一历史档案馆门户网站调研[J].山西档案,2022(03):124-132.

　　[4]牛力,王钰涵.面向政府的档案信息资源开发利用研究综述[J].档案学研究,2016(02):60-66.

　　[5]宋琳琳,黄宇彬.合作治理视域下档案事务社会参与理论框架构建研究[J].山西档案,2021(05):23-32.

　　[6]郑荣,张薇,高志豪.基于区块链技术的政府数据开放共享平台构建与运行机制研究[J].情报科学,2022(05):137-143.

　　[7]王平,陈秀秀,李沐妍等.区块链视角下档案数据质量管理路径研究[J].档案学研究,2023(02):120-127.

　　[8]宋扬.平安中国建设背景下的电子档案风险管理探析[J].山西档案,2021(01):136-142.

　　[9]晏秦,刘海兰.元治理理论视角下档案行政管理部门的角色定位探析[J].山西档案,2021(04):72-77+87.

　　[10]朱宗尧.政务图谱：框架逻辑及其理论阐释——基于上海“一网通办”的实践[J].电子政务,2021(04):40-50.

　　[11]李倩楠.档案治理视角下国有企业档案管理机制优化路径研究[J].山西档案,2022(06):158-164+157.

　　[12]张玲怡,王向女.我国档案馆网站在线知识开发与服务研究[J].山西档案,2022(04):104-111.

　　[13]李沐妍,谢鹏鑫,李欣欣.政策工具视角下我国数字档案馆建设政策文本量化研究[J].山西档案,2022(04):55-63.

　　[14]周旖,黄恺慧.档案治理视角下“全国档案事业发展规划”的分析及思考[J].山西档案,2021(04):112-123+111.

　　【作者简介】李燕（1977-），女，汉族，山东泰安人，档案中级馆员，研究方向：档案管理。