ChatGPT赋能档案服务:技术特征、应用场景与实现路径

许剑颖1   冯桂珍2

（1.金陵科技学院人文学院   南京   210038；2.南京市工业大学档案馆   南京   211899）

　　摘要：ChatGPT开启了通用人工智能时代，为档案馆及档案服务的发展提供了前所未有的机遇。首先梳理档案服务的演进历程，ChatGPT应用于档案服务具有历史必然性。其次总结ChatGPT赋能档案服务的技术特征，包括强大的自然语言处理与生成能力、海量知识储备和卓越的学习能力、先进的多模态处理能力、多语言支持与无缝切换能力、精准的个性化推荐能力等。再次从档案资源建设、档案内容生产、档案咨询服务和档案社会教育四个方面勾勒ChatGPT赋能档案服务的应用场景。最后从档案服务理念、服务顶层设计和服务安全保障三个方面提炼ChatGPT赋能档案服务的实现路径。在ChatGPT等先进人工智能技术的赋能下，档案馆有潜力转型为社会知识创造和传播的新中心，成为连接过去、现在与未来的智慧平台，从而开启档案服务的新纪元。

　　关键词：ChatGPT；档案服务；人工智能；技术赋能

　　1   引言

　　ChatGPT(Chat Generative Pre-training Transformer，生成型预训练转换器)是一种以大规模语言模型为基础，能够基于先前训练理解自然语言并生成人类语言响应的人工智能系统。2022年11月30日OpenAI发布基于GPT-3.5模型版本的ChatGPT，其后仅两个月用户数量就突破了1亿大关，成为史上用户增长速度最快的消费级应用程序[1]。2023年1月，每天大约有1300万独立访问者使用ChatGPT。2023年3月14日，OpenAI发布了GPT-4，相较于GPT-3.5，GPT-4可以使用多种模态数据，如声音、图像等，而不仅限于文字。与其他人工智能模型相比，ChatGPT展现出更高的智能和更出色的性能，引起了全世界广泛的关注和讨论，也对人工智能和相关应用领域产生了深远的影响。

　　ChatGPT开启了通用人工智能（Artificial General Intelligence，AGI）新时代，其作为通用助手的定位将会极大影响相关行业，包括教育、移动、搜索引擎、内容生产和医药行业，也为档案馆及档案服务的发展提供了前所未有的机遇和可能性。一方面，作为一款强大的自然语言处理模型，ChatGPT具有智能化的对话能力和海量的知识库，可以与用户进行高效、精准的交互，为档案馆及档案服务的数字化转型和智能化升级提供有力支持。另一方面，通过ChatGPT档案用户能够更加便捷地获取、利用档案信息，档案馆可以更加高效地管理、处理和共享档案资源，更好地服务于社会大众和学术研究者，推动了档案馆及档案服务的跨越式发展。《“十四五”全国档案事业发展规划》特别强调，“档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级，积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息深层加工和利用中的应用”[2]。因此档案馆应该抓住ChatGPT的技术机遇，提升档案服务的交互性和智能性，以技术赋能回应国家对档案事业发展的战略要求。

　　2   技术变革视角下档案服务的演进历程

　　“档案服务”作为一个概念，学者们也开展了相关研究。张卫东认为“档案服务是指档案机构利用馆藏优势，指导用户利用档案、获取档案信息的过程”[3]；周耀林认为档案服务就是在特定的环境下，通过与档案机构的交互，用户的档案需求得到满足的过程[4]。综合学者们的定义，本文认为档案服务是档案部门以档案资源为基础，面向社会公众和特定用户开展的知识传播、研究支持、学习教育等专业化服务。它以满足用户利用档案的需求为导向，保护和传承档案价值，促进档案资源的广泛使用。因此档案服务也是公共文化服务的重要组成部分，不仅能够保护和传承文化遗产，还能够促进社会历史记忆和文化认同，在新时期蕴含着重大的社会价值。回顾档案服务的演进历程，技术发展的变革、用户需求的转变推动着档案服务从低级到高级，从单一到多元的创新发展，引发服务理念、层次及方式的不断迭代。具体如表1所示。

表1   技术变革视角下的档案服务演进历程

　　从服务类型来看，档案服务大体可以分为文献服务、信息服务、知识服务、智慧服务四个阶段。文献服务阶段主要关注档案实体文献的获取和传递，信息服务阶段强调档案信息的加工处理，知识服务阶段重视档案资源中的知识价值和知识传递，智慧服务阶段代表了当前档案服务的最新发展，利用先进的人工智能技术提供智能化、个性化的档案服务。

　　从服务理念看，文献服务阶段，档案服务的核心理念是以馆员为中心，服务的重点在于档案馆内部的运作和资源管理，用户需求相对较少考虑。信息服务阶段档案服务的理念逐渐从以馆员为中心转向以资源为中心。档案馆开始注重信息的加工、整理和组织，提供更多样化的信息服务。知识服务阶段，档案服务的理念进一步演变为以用户为中心，档案馆重视用户需求和参与，提供个性化、定制化的服务。通过用户参与和反馈，构建知识体系，满足用户的知识需求。智慧服务阶段，档案服务的理念更加强调以场景为中心，提供智慧化服务。档案馆通过应用智能技术和人工智能算法，根据用户的具体场景和需求，提供智能化的解决方案和交互体验，实现用户、资源和空间的三元融合交互。

　　纵观档案服务的演进历程，其服务层次经历了从实体档案到档案信息的转变，再进一步延伸到档案内容的知识层面。新兴技术在每次变革中扮演着重要的驱动者角色，提升了服务的效率、质量和覆盖范围，促进了档案资源的广泛利用和传播。随着人工智能时代的到来，以ChatGPT为代表的人工智能技术推动了档案服务的进一步发展，为用户提供更优质的场景体验。ChatGPT作为一种生成式人工智能系统，具备与用户进行自然语言交互的能力，能够提供更加智能化和个性化的档案服务。ChatGPT是AIGC（AI Generated Content，人工智能生成内容）的一种实现形式，当前专注于自然语言处理和文本生成。AIGC是一个更广泛的概念，涵盖了由AI生成的各种类型的内容，而ChatGPT是这一领域中的一个特定应用。AIGC有可能重塑档案内容的生产方式和人机交互方式，引领档案服务向智慧服务发展，实现档案服务从以“物”为中心到以“人”为中心，进而开启“数智”方向的全面变革。在这一变革中，数据成为重要的资产和驱动力，智能技术则成为推动业态和服务创新的关键。由此ChatGPT类人工智能技术与档案服务的结合具有历史必然性，将有力推动档案服务的创新变革。

　　3   ChatGPT赋能档案服务的技术特征

　　ChatGPT独特的技术能力对档案服务产生了积极的影响，相较于传统服务方式，ChatGPT实现了档案内容生产和交互体验的重大变革，使得档案服务更加智能化、个性化，极大推动了档案服务的创新发展。其中，自然语言理解与生成能力使得与用户的交互更加流畅自然，海量知识储备和卓越的学习能力使得档案服务内容更加丰富和深入，多模态处理能力能极大提升用户体验，多语言支持与切换能力使得跨语言档案服务成为可能，个性化推荐能力推动档案服务进一步迈入精准化和智能化发展阶段。

　　3.1   强大的自然语言理解与生成能力

　　自然语言理解能力使ChatGPT能够深入理解用户输入的自然语言，包括语义、语境和意图，并进行逻辑推理和上下文理解。用户以自然语言形式与ChatGPT进行对话，进行问题解答、信息查询等。这种交互方式更加贴近人类对话，使得用户与档案服务之间的交流更加顺畅和自然。例如，ChatGPT可以解析用户提出的有关历史事件时间线的问题，给出精确的事件时间描述。它还可以理解含蓄的语言表达，识别反问句中的真正的查询意图。在跟踪对话上下文方面，ChatGPT可记住之前的讨论主题，并基于这一主题继续生成相关回复，而不是跳跃到一个完全不相关的主题，保持了人机对话的连贯性。通过不断学习，ChatGPT提高了解析语义、处理歧义的能力，使其回复更加精准地满足用户的需求。这些能力使其成为档案馆咨询服务的理想平台。自然语言生成能力使得ChatGPT能够生成自然流畅、具有逻辑性的文本，可以用于生成档案的摘要、描述、总结等内容。由此档案服务可以通过ChatGPT生成的文本来提供更丰富、精准的档案信息呈现，帮助用户更好地理解档案的内容和意义。

　　总的来说，ChatGPT的自然语言理解与生成能力为档案服务增添了更多的灵活性和智能性。它使得档案服务更具交互性、可访问性和可理解性，提升了用户体验和档案服务的效果。由此档案服务可以更好地满足用户需求，并进一步推动档案知识的传播和传承。

　　3.2   海量知识储备和卓越的学习能力

　　ChatGPT的海量知识储备使其可以从来源广泛的数据中学习并建立知识模型，这些数据包括各个领域的档案文献、历史资料、学术研究、新闻报道等。例如它摄取了大量志书、文集等中文典籍，能够准确回答与中国历史和文化相关的档案查询。通过学习各国语言的维基百科等资料，它能够对各国历史人文知识给出全面的解答。ChatGPT海量的知识储备足以提供广泛而详尽的档案服务，无论是关于历史事件、文化遗产还是特定领域的研究和资料，ChatGPT都能够以全面和多样化的方式提供相关信息。

　　其次，ChatGPT具备卓越的学习能力，它可以了解用户的偏好和需求，并根据用户的反馈和输入，不断调整自己的生成和理解方式，提供更精确、个性化的档案服务。例如ChatGPT可以通过与专业档案员的多轮提问练习快速掌握档案分类、整理的知识，并以此回答用户相关查询。这种与人交互的训练使其对专业领域知识的理解更加丰富和准确，从而适应不断变化的档案服务需求，持续提升其性能和效果。

　　3.3   先进的多模态处理能力

　　当前ChatGPT已经开始支持多模态数据的输入和输出，不仅可以处理文本，也可以处理图片、音频、视频等非文本信息，OpenAI计划在未来的更新中进一步强化多模态学习能力，这也为档案服务提供了更丰富的表现手段。ChatGPT可以直接处理图像档案，识别出画面中的人物、事件等关键信息，生成图像内容描述或解读，这不仅丰富了图像档案的表达，也使得无语境图像资料更易被检索利用。对于音视频档案，ChatGPT也可进行语音识别，直接将录像、录音档案转化为文字稿，大大降低了档案处理的工作量。

　　基于这种多模态处理能力，ChatGPT可以打破档案服务对纯文本资料的依赖，实现更丰富、直观的档案展示。如结合图像、音频、AR/VR等技术，ChatGPT可以帮助打造沉浸式档案利用场景，极大提升用户体验。多模态支持也使得ChatGPT可以处理各类以前留存的不同模态的历史档案，为学术研究提供更全面的信息支持，也为推动档案服务实现跨界融合打下坚实的基础。

　　3.4   多语言支持与无缝切换能力

　　多语言支持与无缝切换能力使得ChatGPT能够理解和生成多种语言的文本，为不同语言的用户提供档案服务。例如ChatGPT可以实现中英文切换，一位中文用户询问中国古代历史档案，ChatGPT就用中文回答；而一位英文用户提出关于英国工业革命的档案查询，ChatGPT也能够立即切换至英文模式进行解答。这种跨语言的支持使得档案服务可以更广泛地覆盖不同语言的用户，提供更普遍和全面的服务。

　　基于这种跨语言的能力，ChatGPT为全球用户提供了一系列的好处。首先，该能力消除了语言障碍，使得用户可以使用自己熟悉的语言与系统进行交流。无论用户的母语是什么，他们都可以轻松获取档案服务，并获得准确和有意义的回应。其次该能力使得档案服务扩展到全球范围，更好地适应不同文化背景的用户需求。ChatGPT可以提供与特定文化相关的档案资料、解读和推荐，增加用户的参与感和满意度。最后，该能力促进了跨语言的合作和交流。在档案服务领域，不同国家和机构之间的合作是常见的，多语言支持与无缝切换使得ChatGPT成为跨语言合作的桥梁，能够有效促进用户与档案馆之间的跨语言、跨文化的交流和理解，使档案服务更具包容性和普及性。这有助于加强国际合作、促进档案资源的共享和流通。

　　3.5   精准的个性化推荐能力

　　ChatGPT可以通过分析用户的个人特征、行为习惯、交互内容等来预测用户的偏好和兴趣点，从而实现个性化的内容推荐。这一能力可以极大地促进档案知识信息的精准匹配和利用。例如通过分析特定用户的浏览历史和查询词，ChatGPT可以自动推送该用户可能感兴趣的相关档案内容，而无需用户主动查找。在助力专业研究方面，ChatGPT也可以根据研究者的论文题目、已有参考文献等信息，主动推荐相关的档案文献资料。此外在档案培训、社区互动等场景中，ChatGPT可以针对不同用户的知识结构、学习风格推荐合适的档案学习内容，或根据用户的活跃度和贡献推荐其感兴趣的社区活动。这些个性化内容推送可以优化用户体验，建立更紧密的用户黏性。

　　因此，ChatGPT的个性化推荐能力使档案信息服务变得更加主动和精准，它不再是传统的被动等待服务，而是可以根据每个用户的特征和需求进行内容定制，极大地推动了档案服务的精准化和智能化发展。

　　综上所述，ChatGPT所特有的技术能力将为档案服务领域带来显著的范式转变。但与此同时，作为一种新兴的人工智能技术，其应用也存在一些限制。首先，ChatGPT对专业领域知识的理解还不够深入。尽管通过学习大量数据积累了丰富的知识储备，但相比人类专业人员对专业知识的理解，ChatGPT仍有所不及。例如在复杂的档案分类知识方面，ChatGPT仍需人工进行持续培训和监督，才能掌握准确的专业知识。其次，ChatGPT生成内容的质量参差不齐甚至会胡编乱造一些不存在的文献或内容。根据不同的输入提示，ChatGPT生成的回复质量可能出现较大差异，部分回复存在明显错误或无意义的内容，这与其训练数据集的质量及系统本身的局限有关，用户需要审核其生成内容的质量，避免盲目使用。再次，ChatGPT缺乏对生成内容的事实依据支撑。其生成的内容多基于训练数据，而非独立事实来源，所以其回复中涉及的“事实”信息未必准确可靠。这将对某些要求高确定性的档案内容生产带来挑战。

　　4   ChatGPT赋能档案服务的应用场景

　　ChatGPT的赋能可以满足档案服务在资源建设、内容生产、咨询服务和社会教育等方面的不同需求。资源建设为档案服务提供基础和支持，内容生产是其核心价值所在，咨询服务是其与用户交互和提供支持的主要手段，而社会教育则是在学习和教育领域提供的拓展服务。以上四个方面形成ChatGPT多功能应用场景，推动档案服务的不断发展创新。

　　4.1   ChatGPT推动档案资源建设智能化发展与价值提升

　　档案资源建设确保了档案资源的可用性和可访问性，为后续档案服务提供了基础。ChatGPT是一种全新的知识生产引擎，其多模态信息汇聚与生成能力可以有效赋能档案信息的收集组织、开发利用、呈现传播，推动档案资源建设智能化发展与价值提升。首先，ChatGPT可以从多个渠道和多个来源采集信息，获取大量的信息和知识，理解和提取多种模态的数据，并将其整合到档案馆资源中，丰富和扩充其资源库。针对各类数据，ChatGPT可以提取其中的关键信息和概念，并将它们连接起来形成知识网络、构建知识图谱，通过知识推理和发现，生成全新的知识和见解，超越原始数据中所包含的信息。例如根据数字图像档案的时空属性，ChatGPT可以自动构建图像档案之间的关联网络，支持典藏联查询。由此对内为档案馆资源建立起清晰的分类和标签体系，对外可以为用户提供更全面和综合的知识呈现，使得用户能够以更丰富和多样的方式探索和利用档案资源。其次，ChatGPT类人工智能技术可以应用于档案资源的开发利用，有效提升效率并形成新的成果。如西班牙国家图书馆将人工智能技术应用于馆藏档案开发工作，通过将每部匿名作品与350名作家使用的精选词语进行对比，确定每部作品的作者身份，经对比发现，一部鲜为人知的戏剧作品使用的词语与洛佩的用语习惯非常一致，基本可确定其作者为洛佩[5]。瑞典国家图书馆利用NVIDIA最先进的AI训练数据模型将所有纸质信息解析为数字资产[6]。该馆共拥有26PB的数据，是一个数据宝库。研究人员通过创建专门的数据集，能帮助语言分析人员回顾瑞典语几个世纪以来的变化，也有利于开展历史、语言学、媒体等方面的研究[7]。第三，ChatGPT可以以多种方式展示和呈现知识，包括文本、图像、语音、视频等形式。它能够生成易于理解和消化的内容，为用户提供全方位的知识呈现体验。无论用户的偏好和需求如何，ChatGPT都能够提供适合的展示方式，从而增强档案资源的利用价值。

　　ChatGPT应用于档案资源建设可以实现“物的智能”和“人的智慧”的结合，推动档案资源建设更加高效和全面。ChatGPT的智能对话能力，可以处理和分析大量的档案数据和信息，并根据用户的需求提供相应的回答和解决方案。这种“物的智能”使得档案资源可以更好地被整合、重构和利用，从而形成更具价值的知识资源。同时，ChatGPT也能结合“人的智慧”，因为它本身基于人类编写的训练数据进行训练，可以通过与用户的对话交流来获取更多的上下文信息，从而更好地理解用户的需求和意图。它可以提供与用户进行深入交流和探讨的机会，进一步挖掘和整合人的智慧，从而推动档案资源建设的不断发展增值。

　　4.2   ChatGPT引领档案内容生产迈入AIGC新时代

　　档案内容生产是档案服务领域的核心任务，它将档案资源转化为结构化和有意义的内容，为用户提供丰富的信息和知识，推动档案服务的发展和影响力的扩大。从内容产生的驱动方式来看，当前以ChatGPT为代表的生成式AI推动内容生产转向AIGC模式，进入“只要能打字就能创作”的时代[8]。AIGC指由人工智能生成的内容，其特点是高效、快速和大规模生成，可以根据用户需求和输入自动产生文本、图像、音频等多种形式的内容。

　　ChatGPT引领档案内容生产的变革，具体体现在以下几个方面：①自动化内容生成。ChatGPT可以自动生成文本，包括档案描述、摘要、注释等。这样，档案馆可以利用ChatGPT快速生成大量的文本内容，减轻人工撰写的负担，加速档案内容的生产过程；②智能化辅助编研。ChatGPT这一先进的人工智能工具能迅速从海量档案资料中提取关键信息，辅助内容整合与深度分析，显著提升文本质量和专业性。此外，ChatGPT还能够链接相关知识，拓展研究视野，从而提高工作效率，并为档案的深入研究和广泛利用开辟新路径；③个性化内容推送。ChatGPT能够依据用户的具体需求和兴趣动态生成和推送定制内容。它可以根据用户的提问和偏好，生成特定领域的知识和见解，用户可以获得更加定制化和精准化的内容，推动档案内容生产的个性化和差异化；④知识发现和关联性挖掘。ChatGPT具有知识生成和关联性挖掘的能力，可以从大量的档案资源中发现新的模式、关联和见解，帮助档案馆发现档案资源的潜在价值，推动档案内容生产朝着更加创新和前沿的方向发展。总的来说，ChatGPT的引入可以推动档案内容生产的变革，提高生产效率、丰富内容数量、个性化推送服务，并促进档案知识发现和创新。但同时，档案内容生产有其独特性，它必须确保真实反映历史，保留原始状况，呈现内容的全面性与连续性等特点。因此，对于ChatGPT生成的内容仍需人工审核，以确保档案内容的权威性。

　　4.3   ChatGPT为档案咨询服务带来巨大突破

　　档案咨询服务是档案服务的重要组成部分，通过提供档案咨询服务，档案馆能够与用户建立紧密的联系沟通渠道，ChatGPT为档案咨询服务带来了一次巨大的进步和突破。GPT-4模型整合了多源数据，结合大数据、云计算等技术实现了对用户需求的感知和理解，极大提升了档案咨询服务的效率和质量。

　　在基础层面，ChatGPT实现了即时咨询、资源导引和个性化服务的全面提升。作为档案智能助手，ChatGPT能够立即回应用户关于档案资源、存储管理和信息检索等各方面的问题。用户可以通过与ChatGPT进行对话，实时获取咨询服务，解决他们的疑惑和困扰。其次ChatGPT能够协助用户进行档案资源的导航和浏览，提供信息检索和浏览的指引。用户可以描述他们的需求，ChatGPT会据此给出相关的资源推荐和导航建议，帮助用户迅速找到所需的档案信息。在个性化服务方面，ChatGPT可以根据上下文理解用户的需求，根据用户的兴趣和偏好，提供更加个性化的咨询服务[9]。

　　在扩展层面，ChatGPT可以进一步提供学习培训、决策辅助等方面的支持。它可以为档案工作者、研究人员和学生提供学习和培训支持。通过与ChatGPT的交互，用户可以获取档案领域的知识、技能和实践经验，促进自身的专业发展。同时ChatGPT也可以作为决策辅助工具，通过对话和交流，提供相关的信息和建议，帮助档案馆管理者和决策者进行决策，推动档案工作的优化和发展。

　　4.4   ChatGPT促进档案社会教育进步创新

　　档案社会教育是档案服务的重要衍生功能，它通过档案资源的教育和普及，为公众提供更广泛的知识和参与机会。以往档案知识的获取存在门槛，普通民众往往难以接触和学习，而ChatGPT使人人都可以通过自然语言的形式，便捷地获取个性化档案服务，从而消除了档案学习的多重障碍，实现了档案知识传播的大众化，推动了档案服务社会影响力和价值的提升。

　　档案记载了人类文明发展的轨迹，承担着维护历史真实面貌的重任[10]，因而具有很强的社会教育功能。ChatGPT赋能档案社会教育功能，可以提供以下方面的支持。①档案意识教育。ChatGPT可以帮助公众了解档案的价值和意义，提升人们对档案保存和利用的认识，鼓励人们参与到档案的保护和研究中来，从而加深公众对档案意识的理解。②爱国主义教育。ChatGPT能够根据档案资料，讲述国家的发展历程、英雄人物的事迹，以及重要历史事件，从而激发公众的爱国情感。它可以通过生成引人入胜的故事和互动式问答，使得爱国主义教育更加生动和接地气。③档案文化教育。ChatGPT可以辅助解读档案中的文化元素，如传统习俗、民间艺术、语言文字等，通过智能化的方式使这些文化内容更加易于理解和传播。它还能够根据不同年龄层和教育背景的需求，提供定制化的档案文化教育内容，帮助人们更好地理解和欣赏自己的文化遗产。

　　5   ChatGPT赋能档案服务的实现路径

　　ChatGPT等人工智能技术能够提升档案服务的专业化程度，推动档案服务场景的建设与发展。在实现路径上，档案馆可以从服务理念、服务顶层设计、服务安全保障三个方面着手，推动人工智能技术在档案服务中的专业化应用，进一步提升档案服务的效率、质量和用户体验，实现档案服务的创新发展。

　　5.1   实现服务理念转变：从经验驱动到数据驱动

　　ChatGPT作为一种先进的人工智能技术，在模拟人类思维和交流方面取得了突破性进展。这种技术的应用为档案服务带来了难得的发展机遇。档案服务需要观念层面的转变，从经验驱动走向数据驱动，实现双驱动的统一，通过将档案馆员的经验与数据驱动的方法相结合，提供更全面、准确和个性化的档案服务。首先ChatGPT可以被训练和教育，以吸收和学习档案馆员的专业知识和经验。这些经验知识可以被编码为ChatGPT模型的一部分，使其能够利用档案馆员的经验为用户提供服务。其次，ChatGPT可以基于大量的档案数据进行数据分析和挖掘，发现隐藏的模式、关联性和趋势，从而为档案服务提供数据驱动的决策支持。第三，档案馆员与ChatGPT可建立协同机制，共同助力高效档案服务的实现。在档案馆员的指导与监控下，确保ChatGPT服务不仅满足行业标准，也能达到用户的期望。此外，借助ChatGPT的数据分析及个性化推荐特性，档案馆员可以进一步增强工作能力，提升档案服务的品质和效率。

　　5.2   强化服务顶层设计：建立档案智慧服务体系架构

　　将ChatGPT等人工智能软件应用于档案馆，不仅是跟随技术发展的必然趋势，更是一项系统性的工程项目，它要求档案馆在技术和理论层面都进行精心的顶层设计。为了有效地实现这一目标，档案馆需要构建一个综合性的档案智慧服务体系架构，这一体系不仅涵盖了技术架构，包括人工智能、大数据分析等新兴技术的应用，也包含了理论体系，例如服务战略规划和组织架构的优化。

　　首先，档案馆应制定智慧服务战略规划，明确人工智能软件在档案智慧服务中的定位和发展目标。其次，建立适应性强的智慧服务组织架构，通过外部招聘和内部培养等方式，跨部门组建智能化服务团队，明确职责和权限划分。智能化团队包括具备人工智能、大数据分析等新兴技术和档案管理专业知识的人才。团队成员能够理解档案服务需求并应用人工智能与大数据技术进行创新。最后，档案馆可以与相关的研究机构、高校、科技企业等建立合作与伙伴关系，共同开展人工智能技术的研究和应用。通过合作共享资源、加速创新，促进档案智慧服务的发展，提供更优质高效的档案服务。

　　具体来说，档案智慧服务体系“以移动终端为载体、利用社交网络打造互动平台、借助档案馆员的专业指导和协作优化完善”，实现ChatGPT和档案服务的有机融合。首先，由于移动设备已经成为大多数人获取和分享信息的首选工具，档案馆应当顺应这一趋势，提供一套以移动终端为基础的智慧档案服务。在移动应用程序中，允许用户通过ChatGPT的自然语言处理能力轻松查阅和下载档案资料，提供个性化推荐，实现无缝的线上和线下档案查阅体验，并可在应用程序中整合微信、支付宝等支付方式。其次，社交网络是当前人们交流和分享信息的主要平台，档案馆可以在主流社交平台上建立档案馆官方账号，并配备ChatGPT作为自动回复助手，为用户提供全天候的咨询服务。同时，利用ChatGPT对社交媒体数据的分析能力，智能推送与用户兴趣匹配的档案资讯，收集用户反馈并持续优化档案服务。最后，档案馆员的专业支持不可或缺，他们为ChatGPT与档案服务的深度结合提供必要的调校与支撑。档案馆员利用自己的专业知识，为ChatGPT提供专业指导，进一步优化其搜索和推荐功能，确保其输出信息的专业性与准确性。此外，档案馆员可以为用户提供ChatGPT使用的系统培训和指导，帮助用户更为高效地利用档案资源。档案馆员还可以根据日常工作经验和用户反馈，为ChatGPT的持续优化提供宝贵建议，使得档案服务系统更为贴近实际档案工作的需求。

　　5.3   做好服务安全保障：有效保护用户隐私

　　生成式人工智能的特点在于其能够根据大量的数据学习生成具有语义和逻辑连贯性的内容。然而，这也意味着生成的内容可能涉及用户的个人信息和隐私。自意大利政府暂时封禁ChatGPT以来，欧洲议会、欧洲数据保护委员会、法国国家信息自由委员会等官方机构均开启了针对ChatGPT的调查行动，指控ChatGPT涉嫌侵犯知识产权、侵害隐私等行为[11]。如何在提供档案服务的同时保护用户的隐私成为一个亟待解决的问题。

　　目前ChatGPT已在安全性方面进行了一些优化，如加强对非法、有害内容的监测，拒绝生成带有欺诈、歧视等内容的回复；完善数据访问控制，避免泄漏用户隐私；强化系统安全防护，防止被非法访问利用等。在回答问题时，如果含有不实信息，ChatGPT会提示“抱歉，此问题涉及潜在不实信息，我无法提供具体回答”[12]。另外ChatGPT会在对话中避免让用户做违法事项，也不会记忆用户的隐私信息，体现了其内置的安全与伦理约束。

　　为确保档案馆使用ChatGPT的服务安全，应实施多层次措施：首先建立监管规范体系，制定应急预案应对潜在风险；然后在技术层面研发安全解决方案；最后通过员工培训提高安全意识和应对能力，形成一个全面有效的安全保障体系。

　　具体来说，第一，建立监管和规范体系。首先，档案馆需要组建专职的安全管理机构，明确其在制定、监督规章制度中的职责。其次，制定ChatGPT服务安全管理办法，详细界定服务提供者和用户的各项权利义务，建立违规的定义、处罚措施等具体制度。再次，建立内容审核制度，通过人工和技术的方式对生成内容进行审查，一旦发现违规内容依法依规进行处理。最后，定期开展安全评估，持续完善相关制度，并与其他部门合作建立投诉平台，及时处理用户反馈的问题。通过建立清晰、系统的规范体系，为ChatGPT的合规应用提供基础遵循。

　　第二，制定应急预案。档案馆首先需要对可能的安全风险进行全面分析，以此为基础拟定详细的应急预案并持续更新。然后，应制定明确的应急响应流程，并成立相应的应急响应团队进行培训和演练。此外，还应准备充分的应急资源，如各类事故的应对模板，以供事件发生时随时查阅。最后，要建立健全的公共危机通报和回应机制，实现信息披露透明并维护服务稳定运行。

　　第三，建立技术解决方案。档案馆首先需要开发内容审核系统，用以自动识别和过滤ChatGPT生成的不适宜内容，如涉及政治敏感话题的内容。其次，为保护用户隐私，应使用差分隐私等技术对个人信息进行处理，实现去识别化。再次，可以构建基于区块链的用户数字权益保护体系，保护用户权益。最后，还应广泛采用各种安全技术手段增强数据和服务的安全性，如数据加密、设定访问权限等。

　　第四，加强安全培训。首先，增设安全培训课程，增强全员安全防范意识。然后，针对可能的安全事故进行模拟演练，检查和提高应急响应能力。接着，聘请外部安全专家定期对工作人员进行专项培训，传授安全操作规程。最后，构建安全技能认证体系，鼓励员工获得更高的安全资质。

　　6   结语

　　人工智能技术对档案馆及档案服务将会产生深远的影响，它改变了档案服务的思维方式和发展理念，推动着档案服务向智慧服务方向转变。ChatGPT和档案工作相结合不仅是时代发展的必然趋势，也是推动档案服务创新与提升的重要手段。展望未来，在ChatGPT等先进人工智能技术的赋能下，档案馆有潜力转型为社会知识创造和传播的新中心，成为连接过去、现在与未来的智慧平台，从而开启档案服务的新纪元。通过ChatGPT构建跨越时空的档案知识网络，实现不同时代人类知识和经验的传承，也为解决当前社会问题提供了宝贵借鉴。本文探讨了ChatGPT赋能档案服务的技术特征、应用场景与实现路径，以期为档案智慧服务的发展提供有益的参考和借鉴。然而，档案智慧服务目前仍处于初级阶段，需要不断地探索和深化。随着人工智能技术的不断进步和创新，档案服务将在智慧化的道路上持续前行，为用户提供更优质、全面的服务体验。

　　注释与参考文献

　　[1]方兴东,钟祥铭,顾烨烨.从TikTok到ChatGPT：智能传播的演进机理与变革路径[J].传媒观察,2023(05):39-47.

　　[2]中华人民共和国国家档案局.中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].[2023-05-26].https://www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

　　[3]张卫东,王萍.档案用户需求驱动的个性化服务模式研究[J].档案学通讯,2007(02):82-86.

　　[4]周耀林，赵跃著.面向公众需求的档案资源建设与服务研究[M].武汉：武汉大学出版社,2017.06.

　　[5]Reuters.A.I.uncovers unknown play by Spanish great in library archive[EB/OL].[2023-05-26].https://www.reuters.com/lifestyle/oddly-enough/ai-uncovers-unknown-play-by-spanish-great-library-archive-2023-01-31/.

　　[6]蔡子凡,蔚海燕.人工智能生成内容（AIGC）的演进历程及其图书馆智慧服务应用场景[J].图书馆杂志,2023,42(04):34-43+135-136.

　　[7]aithority.Swedish Library Harnesses NVIDIA to turnLibrary Archives into AI Training Data[EB/OL].[2023-05-26].https://aithority.com/machine-learning/neural-networks/quantum-computing/swedish-library-harnesses-nvidia-to-turn-library-archives-into-ai-training-data/.

　　[8]丛立先,李泳霖.生成式AI的作品认定与版权归属——以ChatGPT的作品应用场景为例[J].山东大学学报(哲学社会科学版),2023(04):1-11

　　[9]张宇彤.档案馆智慧服务模式探析[J].兰台世界,2022(05):14-18.

　　[10]王瑞芳.档案社会教育功能的现实意义及实现途径[J].兰台世界,2018(S2):150-151.

　　[11]搜狐网.法国、西班牙等宣布调查ChatGPT[EB/OL].[2023-07-26].https://www.sohu.com/na/666622855_115479.

　　[12]Open AI.Developing safe & responsible AI[EB/OL].[2023-07-28].https://openai.com/safety.

　　【作者简介】许剑颖（1973-）男，江苏，硕士，金陵科技学院副教授，研究方向：档案信息化、档案服务；冯桂珍（1978-）女，广东，硕士，南京工业大学档案馆副研究馆员，研究方向：档案服务。