基于项目管理理念的高校人物口述档案建设实践

　　文/罗珊

　　高校人物口述档案，以亲身经历了学校教学和各阶段发展建设的参与者为对象，从参与者的角度来体现对学校各时期重大事件的记忆和认识。主要是通过采访，对学校师生在参与学校各时期建设中直接形成的感受、经验等具有保存价值的原始记忆进行发现和挖掘，以标准方法采集各种文字、声像等形式的历史记录。

　　高校人物口述档案能够弥补和充实学校各时期重大事件、重要历史脉络档案记录的不足和缺失，抢救学校文化记忆，发掘被忽略的侧面、被遗忘的段落，以求真实、完整地保留学校各时期的发展“痕迹”，使档案背后的学校历史更加丰满，从而加强学校历史文化的守望和大学人文精神的塑造。

　　高校人物口述档案建设是一项复杂的工作，一般由高校档案馆牵头开展，需要协调学校多个部门、学院相互配合，通过详细的计划、高效的实施、有效的监管、严格的质量把控，收集到高质量的档案资料。项目管理的诸多方法和手段，为解决高校人物口述档案建设过程中遇到的问题提供了有效途径。

　　为高效率、高质量地完成人物口述档案建设工作，贵州民族大学档案馆（以下简称“学校档案馆”）尝试将项目管理理念引入档案建设工作，由专门的负责人，运用项目管理理论和方法，组建工作团队，制定工作计划，分解工作任务，有效组织人、财、物等资源，在计划时间内完成学校人物口述档案建设的目标。在学校建校70周年校庆来临之际，学校档案馆完成了对121位校友口述档案的整理收集工作，根据访谈资料编撰了《贵州民族大学口述史》一书，收集到相关档案百余件，工作成果得到学校的肯定。运用项目管理进行高校人物口述档案建设，将整个档案建设工作分为启动、计划、实施和控制、收尾4个阶段。

　　启动阶段

　　高校人物口述档案建设的启动阶段，需要完成以下4个方面的工作：明确需求、审批立项、确定负责人、组建工作团队。

　　1.明确需求

　　高校人物口述档案建设需求清晰明确，就是以学校的发展历史作为重点采集内容，挖掘整理存在于学校发展建设参与者脑中的记忆和认识，旨在收集学校自建校以来的各种史料，补充当前文献资料的不足，完善档案馆馆藏结构，丰富馆藏内容，以期能够为广大师生及社会提供更好更全面的服务。

　　2.审批立项

　　学校档案馆从自身具备的优势和劣势、外部面临的机会和风险着手，对开展高校人物口述档案建设进行了可行性分析，并就如何扬长避短、利用机会、规避风险提出应对措施。

　　开展高校人物口述档案建设，最大的优势是可依托档案馆前期申请立项的国家档案局科技项目“民族地区口述档案研究”的研究经验和研究成果开展工作，面临的最大困境是人力资源及工作经费的严重不足。为顺利开展档案建设工作，学校档案馆积极思考，努力争取，借助学校学科优势，充分利用各专业优秀教师及学生人才资源，采取为学生提供实习实训机会的方式，争取到相关学院的支持，由专业教师带队，挑选优秀学生参与档案建设工作；抓住建校70周年、开展梳理完善学校历史工作的契机，向学校申请档案建设专项经费。通过以上两项措施解决项目开展人力、财力不足的问题。

　　在详细的可行性分析的基础上，学校档案馆综合开展高校人物口述档案建设的必要性、可达到的目标、对学校建设发展的影响等方面内容，制定切实可操作的工作方案，提交学校审批，获得了学校的大力支持。

　　3.确定负责人

　　项目负责人是项目的核心人物，对于项目的成功与否起到关键作用。学校档案馆明确建档项目团队负责人由馆长担任。在档案建设的实际进行过程中，负责人的沟通能力尤为重要。负责人既需要协调档案建设参与人员本职工作与档案建设工作的冲突、平息团队成员在工作中产生的矛盾，还需要与学校层面进行充分有效的沟通，争取学校对档案建设工作的更多支持。

　　4.组建工作团队

　　工作团队由负责人负责组建，首先根据工作内容确定组成工作团队的工作组数量，选择适合人选担任工作组组长，由组长负责组建召集工作组成员，进而完成工作团队的组建。

　　学校档案馆明确建档项目工作团队由6个工作内容不同的工作组组成，分别是：联络组，负责联系访谈对象，确定受访意愿，安排采访时间；访谈组，负责编写访谈提纲、访谈前的沟通准备、实施访谈、撰写文稿、修改稿件等工作；音视频组，负责录制访谈视频、音频、后期加工编辑工作；档案征集组，负责向受访者征集档案及后期整理归档工作；专家咨询组，负责档案征集过程的专业指导及对文稿撰写过程中重要历史事件、节点的咨询勘误工作；后勤保障组，为项目顺利开展提供后勤保障服务。不同的工作组承担不同的工作职责。

　　在档案建设工作团队所有成员确定后，建立团队花名册，内容包括成员姓名、所属工作组、团队中的职责、所在单位、联系电话、邮箱等信息。建立工作微信群或QQ群，便于团队成员间的联络及信息沟通。

　　此外，学校档案馆工作团队还建立了一份后备人员名单，为各工作组储备了2～3名后备人员，以应对各种突发情况。

　　计划阶段

　　计划阶段的主要任务就是在项目目标的指导下，制定项目管理计划书，对项目目标的实现以及所需要的资源在时间和空间上做统筹安排，创建工作分解结构，制定具体的实施计划。高校人物口述档案建设项目计划内容主要包括工作分解、明确责任分配、编制工作进度、质量规划4方面内容。

　　1.工作分解

　　为了让团队成员清楚地了解整个档案建设工作，确定工作内容和工作顺序，将档案建设目标落实到具体工作、工作责任落实到具体工作人员，学校档案馆工作团队将复杂的档案建设工作分解成多个具体的、可操作的、易完成的工作任务。通过工作分解，档案建设工作负责人能够清楚识别和确认实现档案建设目标的所有工作，合理安排人员、资金、时间，高效实施档案建设工作计划。

　　按工作内容的不同，学校档案馆工作团队将高校人物口述档案建设工作分解成9个不同的工作任务（如图1所示）。启动工作和收尾工作2项工作任务是针对整个档案建设工作的，包括前期统筹计划和后期的总结汇报工作，由项目负责人负责完成；联络工作、口述访谈、文稿撰写、视频制作、档案征集这5项工作任务，是具体针对每一位档案征集对象的档案征集工作，既有各组独立完成的部分，也有各组协同配合完成的部分，主要由相应的工作组负责完成，项目负责人承担着协调各组工作的任务；咨询工作任务是各组工作遇到困难疑惑时，专家咨询组的专家为各工作组提供专业指导意见；后勤保障工作任务贯穿整个项目进行过程中，为各组工作的开展提供物资保障，由后勤组负责完成。

图1   高校人物口述档案建设项目工作分解结构

　　2.明确责任分配

　　学校档案馆工作团队明确责权分工，明晰工作指导汇报关系，团队成员充分有效合作，各司其职，各负其责。

　　高校人物口述档案建设的负责人是工作总指挥，统筹整个档案建设工作，负责指导、审核、调配各工作组的工作，向学校汇报档案建设工作的进展情况，对整个档案建设工作负责。

　　各工作组组长对本组工作负责，根据工作计划和内容，调配组员，分配工作，指导检查组员工作效果，向档案建设工作负责人汇报组内工作情况。

　　工作组组员对各自承担的工作负责，根据组长分配的工作任务，按工作计划的目标和要求，在规定的时间内完成工作任务，向工作组组长汇报承担工作的进展情况。

　　为保证档案建设的质量，把工作责任、汇报关系明晰化，为日后的工作考核提供依据，学校档案馆工作团队对每一位档案征集对象建立档案征集工作责任进度表，便于对工作进度及工作效果进行把控。

　　3.编制工作进度

　　为保证档案建设工作在规定时间内完成，学校档案馆工作团队在前期工作分解结构的基础上，对档案建设工作进行进度规划，说明完成每一项工作所需的时间及各项工作完成的时间节点。并在规划时预留出缓冲应急时间，以便应对项目工作进行中的突发情况。

　　在编制整体档案工作进度的同时，学校档案馆工作团队还针对每一次档案征集工作编制工作进度，说明从档案征集对象接受访谈到完成档案征集工作所需要的时间。通过对每位档案征集对象进行档案征集所需时长的把控，调整控制整个档案建设的工作进程，保证档案建设工作顺利完成。

　　4.质量规划

　　质量规划就是明确各项工作完成时要达到的质量标准，是档案建设进入实施阶段后开展工作的依据。高校人物口述档案建设工作参与人员众多，每个人对工作的理解各不相同，只有根据统一的质量标准验收检查每位团队成员的工作情况，才能得到统一有效的工作成果。高校人物口述档案建设项目的质量规划包括：文稿撰写格式及要求、个人简历格式及要求、音视频制作要求等。

　　实施控制阶段

　　经过前期周密细致的计划工作，高校人物口述档案建设工作进入实施控制阶段，此阶段的主要工作是按前期计划，按时、按量、保质完成高校人物口述档案建设工作，并在实施过程中，对档案建设工作过程和工作效果进行检查，针对发现的问题进行整改，最终实现档案建设最终目标的过程。实施和控制是同步进行的。

　　1.实施

　　高校人物口述档案建设的实施，最主要的工作就是对每一位建档对象进行口述访谈、文稿撰写、音视频采集及后期制作、档案征集和整理等工作。通过高校人物口述档案建设主要工作流程图，可以直观方便地理顺各工作组之间的工作流程和逻辑顺序，有利于负责人对档案建设工作重点环节的把握及进展情况的把控（如图2所示）。

图2   高校人物口述档案建设主要工作流程图

　　2.控制

　　高校人物口述档案建设的控制，就是要在档案建设各项工作实际开展过程中，对档案建设工作进展情况进行检查和纠偏。通过抽查或阶段性检查，了解掌握各工作组的工作开展情况，检查内容包括档案资料收集情况、口述采访记录、已取得的成果等，将工作结果与前期计划进行对照，查找在工作开展过程是否与前期计划出现偏差，如无偏差，项目继续进行；如发现偏差，应立即暂停档案建设工作，分析出现偏差的原因，研究对策，纠正偏差，使档案建设工作回到前期计划的轨道上来；但若发现偏差是由于前期计划的不确定、不完善导致的，则需要根据具体实施情况对前期计划进行适当的修订，使计划能够更加有效地指导档案建设的各项工作。

　　收尾阶段

　　收尾阶段是高校人物口述档案建设的最后一个阶段，主要工作是对整个档案建设工作进行收尾总结。

　　学校档案馆工作团队在这一阶段主要完成了以下工作：一是向学校提交符合前期计划档案建设成果，包括通过口述访谈形成的口述史作品、音视频资料、征集到的档案等；二是对档案建设工作开展过程中涉及的各项费用清理、结算；三是对档案建设工作中表现优异的团队成员进行表彰和鼓励；四是对档案建设的经验教训进行总结，为今后的档案建设工作提供更多有益的参考。

　　一次高校人物口述档案建设工作的结束，并不意味着高校人物口述档案建设工作的结束。高校人物口述档案建设是一项需要长期坚持的工作，高校档案馆有必要积极寻找机会、寻求支持，分期分批持续开展高校人物口述档案建设工作，把高校人物口述档案建设常态化，使档案反映的学校历史更加丰满。更为重要的是，高校档案馆要积极思考，如何在做好前期档案建设的基础上，深入开展后期档案资源开发、档案编研工作，让这些档案活起来，为丰富校园文化、弘扬校风校史发挥重要作用。

　　作者单位：贵州民族大学档案馆

　　责任编辑：周拯民