学生档案集中式管理模式实证研究

　　文/尚红伟   王伟   陈林

　　学生档案中包括本科生档案和研究生档案。历来的管理模式中，本科生档案和研究生档案隶属于不同的部门管理，如：本科生档案属于就业办或学工办管理，而研究生档案隶属于研究生院管理，不同管理单位分别拥有自己独立的管理系统和库房。然而，随着研究生不断扩招，研究生档案由于研究生自身的特性带来的管理日趋复杂。2019年，笔者所在高校上海大学研究生院提出将研究生与本科生档案合并，统一管理，实现集中式管理。鉴于此前本科生档案一直由学校档案馆学生档案室承担管理责任，顺理成章研究生档案也纳入学生档案室管理。然而，在并未增加管理人员及经费的现实情况下，学校档案馆面临了巨大的困难，三年中，由不得不勉力承担到不断改革创新、流程再造，终于构建起本科生、研究生一体化、集中式管理模式。笔者从管理实践出发，将具体的管理模式分解为问题及对策，提炼出创新点，以期与众有益。

　　学生档案管理中的难题

　　2022年，学校档案馆本科生新生档案约5000卷，研究生新生档案近6000卷。加上在校生及历年滞留案卷，库存合计5万卷。管理人员3名，管理比例为人均1.6万卷。远远高出正常的管理比例。因此，面临了巨大的工作考验。

　　1.新生季档案收集、检查归库困难

　　新生档案有邮寄和新生自带两种来源。国内大多数高中及高校均为邮寄，仅新疆等偏远地区由学生密封自带。新生档案来自国内不同省份，2022年由于疫情影响，邮路时通时不通。疫情严重的省份，邮路阻断近一个月。新生档案到校时间拖延严重。新生档案入校即面临检查和归档两项工作。首先检查新生档案是否全部到校；其次检查新生档案内容是否有误；再次检查新生档案内容是否缺失遗漏。以2022年为例，检查案卷总数1万卷，按平均每卷25页估算，检查量就达25万页，这个数量是非常庞大和繁重的。

　　新生入校报道后即产生新生登记表、研究生报考表复试表等材料需要归档。所有新生档案需要装袋、装盒、归库。这样就造成学校档案馆工作人员短时间内反复整理上万卷档案，劳动强度非常大。

　　2.毕业季档案归档、检查归库困难

　　每个毕业季的一周时间内，学校档案馆工作人员要完成全校约1万名毕业生档案的归档、装袋、上架工作。时间短、任务重、易出错、难以发现错误是面临的现实问题。第一年，工作人员采取的方式是：学院上报学校档案馆归档名单——依据名单入库抽档——出库移交辅导员——辅导员将归档材料装袋——移交档案馆入库——档案馆按照学号插回原位上架。

　　该流程主要存在如下问题：（1）学校档案馆工作人员工作强度高，一周内要完成近万卷档案的出入库及上架工作。（2）当场无法实现归档材料的检查。辅导员装袋时，学校档案馆工作人员忙于其他学院学生档案的上下架及交接，无法监控装袋情况。（3）由于学校采用的是大类招生，导致档案如按照学号排序，专业混乱；如按照专业排序，则学号混乱。日常为方便管理，学校档案馆按照大流水编号存放。但毕业归档时，各学院各自按专业归档，归档后流水号跳跃性极大，至上架时无整齐号段，几乎全部混编，情况复杂，每年毕业归档完成后，清点库房都有回插错误，差错率相当高。

　　3.毕业季档案大规模转递困难

　　毕业季归档刚结束，就马上面临大规模毕业生档案转递工作。学校档案馆原有做法人工操作步骤多，基本为面对面交流及线下开展。该流程产生的问题在于：（1）开具报到证的学生数量仅占一定比例。其他学生因各种原因未开报到证，无有效转档信息。（2）报到证抬头有国企、私企、事业单位。以私企抬头的报到证一旦作为转递信息录入，轻则造成退档，重则造成档案遗失。（3）调档函的接收为现场提交。仅考研调档函就800～1000份，现场接待来人拥堵。（4）调档函的排序录入为馆员录入系统。相当多高校有裁剪粘贴考生编号的要求，带来繁琐的工作量。（5）报到证与调档函不能覆盖全部学生，每年有相当数量的学生档案转递未作登记，造成档案滞留，库房存量加大。（6）档案出库前是否归档齐全完整全部由人工检查判断，单卷耗费时长，一旦遇到不能转递的情况，退出流程操作复杂，数据处理困难。

　　解决方案

　　1.新生档案归档集中管理对策

　　针对新生档案来源分散、接收时间周期长、新生材料需要归档等问题，学校档案馆采用由学院接收新生档案，并按照学校档案馆制定的标准进行整理，然后再移交档案馆的方法。

　　学校档案馆积极与本科生招生部门、研究生院招办提前沟通，在本科生新生入学须知中即告知要复印生源户口簿，否则一旦迁移户口，即缺少原有凭证。研究生院招办则在网上提供PDF格式的调档函。函上已印好各学院档案接收信息。新生档案的邮件接收是持续期较长的工作，因疫情影响或有其他特殊情况导致邮件迟缓的，由辅导员与学生联系，查清缘由。

　　新生档案的检查采用新流程，由学校档案馆制定标准并对各学院进行培训，要求按照标准进行排序、编号、检查、装袋，再由学校档案馆复核。学生档案在相应的法律法规里仅规定了必须包括入学、就读、毕业内容，并未有统一制式。因此，来源于不同省份不同高校的档案呈现出五花八门的情况（如图1所示）。

图1   全国各地区高中阶段归档文件示例

　　同样，研究生档案的多样性更甚于此。名称不同、厚薄不同，极难归并。在数年的实践中，笔者及同事参考总结了众多高校的归档清单，提出了新生档案的检查标准（如图2所示）。

图2   上海大学硕士、博士研究生新生档案检查清单

　　各学院按照表格整理档案实体，把相应材料挑选出来，并严格按照表格标示次序号排列，完成后对应打钩，同时记录在归档总表中，以显示该份学生档案是否归档齐全。检查标准和方法建立之后，学校档案馆面向全校28个学院召开了新生归档线上培训，培训内容包括：整理新生档案的视频演示、归档时电脑系统登记的操作录屏视频以及电子版新生归档检查清单、新生归档统计表分发等。学校档案馆拍摄的两部短视频《研究生新生档案归档流程微视频》《学生档案（研究生）网络归档流程微视频》获得了上海市档案局关于“档案实务操作微视频”征集活动优胜奖，在上海档案信息网展播。

　　新生档案经由学院检查、整理、换袋、贴标签、排序后移交学校档案馆。其间发现有缺漏材料的，在2个月内联系母校补交或开具证明。2个月后学校档案馆接收档案，复核是否有装错情况。此时新生档案材料按照检查清单中1——13项标序排列，使学校档案馆工作人员检查工作强度得到极大减轻。

　　2.毕业生档案归档集中管理对策

　　经详细梳理流程中易错点及劳动强度较大环节，采取新流程如下：

　　（1）发放归档袋

　　每个毕业生一个归档袋，袋内放入材料实体与封面目录一一对应打钩。学生姓名、学号清晰标示于归档袋表面。归档袋一人一份，纸质挺括，一个动作即可完成装袋。学校档案馆提出严格要求：装袋必须两人一组完成，一人报学号，一人抽取档案袋并报姓名。姓名学号相符后，一人口述归档材料名称，一人装袋。经测算，每组1小时可完成200份案卷装袋。归档袋的使用有效提高了归档效率。

　　（2）出入库改为原地上下架归档

　　旧流程中，学校档案馆自行完成抽取下架及回插上架，是劳动强度最大的工作点及差错产生的主要原因。新流程改为库房内直接归档。2人一组搭配，原地抽取案卷，装入归档袋后原地上架。学校档案馆在毕业季来临之前，即招募学生助理，针对案卷上下架进行培训。各学院工作人员归档时，各辅导员按照学校档案馆要求每100本配置1个学生助理到馆协助归档。学校档案馆指定馆内培训好的助理1:1配置给学院辅导员。由学校档案馆学生助理搭配学院学生助理2人一组，现场装袋归档。馆员老师监督每组是否严格按照要求核对学号姓名，保证归档正确。新流程推广后，在毕业归档结束时，全库清查，差错率接近为零。

　　（3）袋内材料检查

　　旧流程中，归档材料为散页装入，各材料姓名学号标示位置不同，有的字号较小，检查耗时费力。在新流程下，学院辅导员在装袋的时候就有助理配合，学校档案馆工作人员全程监督辅导，在装袋完成后，只需检查归档袋即可，动作标准，效率高。且由于归档袋的物理性质（大且硬），比较难出现错装或者多装的情况，即使有，检查时也会迅速被识别出来，差错很少。目前，学校档案馆毕业季日均归档数量都在千卷以上，归档后库房清点及转递时归档质量检查都达到了预期效果，得到了各学院辅导员的肯定和称赞。

　　3.毕业生档案集中转递的智能化操作方案

　　学校档案馆升级了原有的学生档案管理系统，开发了智能化档案转递信息系统（如图3所示）。智能化系统新增以下功能模块：

图3   上海大学档案馆学生档案管理系统档案转递审核界面示意图

　　（1）归档登记模块

　　所有归档内容全部录入系统：成绩单、教师资格证、党员（预备党员）材料、报到证等各类归项材料均在系统内有条目可供勾选。同时有批量导入上传功能。可通过记录对登记操作进行追溯。查询任一学号，系统均可清楚显示在校期间全部归档文件。

　　（2）远程档案转递模块

　　调档函、报到证等档案转递凭证改为线上提交图片，所有数据来源改为学生自主在网上填写提交。同时填写转档信息与离校系统挂钩，保证每个学生必须填写档案转递信息。

　　（3）智能比对功能

　　学生档案智能化转递系统自动比对学生填写的户籍、单位等信息，判断分析出学生填写是否出错。自动比对学生归档材料是否齐全完成，在学生提交转档信息时，实时弹出告知学生是否能转递及不通过转递审核的原因。

　　（4）智能纠错功能

　　系统会自动检测归档材料，弹出提示归档学生档案是否在库，学号及姓名是否匹配，在实践中，该功能多次检测出学院大批量归档中学号有误或者姓名写错的情况，及时得以补救。

　　（5）一键退档及一键补寄功能

　　如发生退档，在系统中点击退档按钮，原档案信息将自动保存，方便后续重寄。如有材料需要补寄，点击补寄按钮，则原转出地址全部录入补寄面板，提高效率。

　　（6）电子回执

　　学校档案馆在上海电子政务平台申请了电子印章。以往需要先打印转递通知单，再盖章装入档案袋随档寄出。现全部使用电子印章，打印前就在转递通知单上盖好电子印章，并印上二维码校验印章真伪。同时转递通知单下部的回执上取消回寄地址，附学校档案馆回执管理系统二维码。收档单位只需扫码，即可网上上传回执，方便快捷。自2022年3月使用该功能以来，学校档案馆已经收到1143条不同单位上传的电子回执，回执回收率远远高于纸质回执。重庆大学、中国电信等单位在回访过程中均对该功能表示肯定。

　　升级后的学生档案管理系统在实践运行中取得了很好的效果。学校档案馆申报了2021年度上海市档案局科技研究项目“本科生档案转递远程登记系统设计”，已顺利于2022年11月结题。首先，学生登记转递信息的比例达到百分之百，每人必须提交转递信息。其次，网上提交及审核在当时疫情影响下，为学校档案馆工作人员线上工作及居家办公提供了便利。最后，新系统中的智能比对极大地改变了手工翻卷、人工判断的传统模式，解放了工作人员，提高了效率，真正实现了人少卷多的集中式管理模式的运行。可以说，学生档案的集中式管理依赖于高效智能的学生档案管理系统，没有信息化手段的辅助，传统的高度依赖于人力的管理模式无法实现该模式的运行。

　　未来管理趋势

　　目前，学校档案馆正在进一步考虑未来学生档案管理要如何发展，管理模式如何线上化、电子化。下一步研究的重点在于线上证明的远程开具、电子印章使用范围的进一步扩大等。但是由于学生档案不同于其他档案，需要在不同单位之间产生、流转、归并、形成、存储。目前，学生档案管理系统中仅仅实现了归档目录的电子化登记，如果想要实现档案袋内全部材料的电子化，将会面临新的挑战，笔者仍在思考与探索中，期待业内同行共聚智慧，将学生档案管理工作推向新的高度。

　　作者单位：上海大学档案馆

　　责任编辑：周拯民