大力推进新时代社会保险业务档案体系建设

　　文/刘睦平

　　社会保险业务档案管理贯穿经办业务全过程，与各项社保经办业务既紧密关联又相辅相成，对社保工作具有重要的基础性支撑性作用。加强和规范社保业务档案管理，对提升经办管理服务精细化水平、支持社会保障事业高质量可持续发展、保障和改善民生具有重要意义。近年来，人力资源社会保障部社保中心认真贯彻落实习近平总书记关于社会保障工作和档案工作的重要指示批示精神，大力推进社保业务档案制度化、标准化、数字化建设，奋力谱写我国社保业务档案工作高质量发展新篇章。

　　社保业务档案工作取得阶段性成果

　　截至2022年，全国社保经办机构共有档案室及库房4500多个，社保业务档案约4600万卷。近1500个经办机构设置专门档案管理科室，约占经办机构总数的27%。全国共有专职档案管理人员4200余人，约占经办人员总数的3%，人均管理业务档案约1.1万卷。回顾我国社保业务档案工作的发展历程，大致经历了3个阶段。

　　1.社保业务档案制度化阶段（2009—2015年）

　　2007年，日本发生5000多万件养老金记录丢失事件，舆论哗然，也给中国社保业务档案管理敲响警钟。社保业务档案关系人民群众切身利益、关系我国社保体系安全，必须加速推进社保业务档案规范化建设，坚决守住社保业务档案安全底线。2009年7月，人力资源社会保障部与国家档案局联合颁布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，这是规范社保业务档案管理的第一部行政规章，填补了社保业务档案管理方面的制度空白。2010年，在全国组织开展了为期3年的社保业务档案达标验收活动，进一步强化制度落实。经过上下共同努力，2013年年底54个省级经办机构通过了验收，其中42个省级经办机构被评为优秀单位，社保业务档案管理实现了从粗放到精细的重大转变。

　　2.社保业务档案标准化阶段（2015—2018年）

　　2015年6月，《社会保险业务档案管理规范》（GB/T31599—2015）公开发布。该标准规范了“谁经办谁整理、边经办边整理”的工作路径，将业务材料收集整理和立卷归档工作融入业务经办工作各个环节。2016年，以该标准为指导，启动了以市县经办机构为重点的业务档案规范化管理“回头看”。2017年年底，全国所有市县经办机构的业务档案验收工作完成，标志着社保业务档案管理迈上了标准化发展的轨道。

　　3.社保业务档案数字化阶段（2018年至今）

　　随着事业发展和技术进步，以电子数据、电子文件为基础的“网上办”“掌上办”及“协同办”“便捷办”成为经办模式转型的方向。为此，2020年7月，人力资源社会保障部社保中心、信息中心依据新修订的《中华人民共和国档案法》制定印发了《社会保险电子档案管理暂行办法》，进一步明确了社保电子档案的法律效力，明确社保电子档案管理主要业务环节的基本规则，为各地在新冠肺炎疫情期间推进社保经办“不见面”服务提供了工作指引。2021年，人力资源社会保障部出台了《社会保险业务档案元数据规范》（LD/T03—2021），为各地加强元数据管理、确保电子档案真实完整提供了规范指导。此后，还部署开展了电子档案规范化建设专项行动，在吉林、海南、广东、河北四省份开展电子档案管理应用先行先试，助力社保经办数字化转型。

　　回顾我国社保业务档案工作的发展历程，最突出的感受有3点：一是社保业务档案工作必须强化顶层设计，推动社保业务档案管理全国统一规范。二是必须推进档案工作与业务工作紧密结合，做到融合发展、相互促进。三是必须建立健全社保部门与档案部门高效协同工作机制，形成推进工作的整体合力。

　　社保业务档案工作对保障和改善民生发挥了重要作用

　　社保以“记录一生、保障一生、服务一生”为目标，是以一个人贯穿一生的参保缴费以及领取待遇信息为依托实现的。从这个意义上说，没有坚实的社保业务档案作支撑，社保“三个一生”的目标就无法实现。社保业务档案工作主要发挥三方面作用。

　　1.更好保障参保对象的合法权益

　　随着我国社会保障制度改革逐步深入，参保人群覆盖面越来越大，社保已涉及百姓日常生活各个方面，如积分落户、子女入学、职业资格考试审核、买房买车、办理居住证等。若没有完整准确的档案记录，参保人员的合法权益就难以得到保证，日常生活也会受到影响。通过达标验收及“回头看”，一方面加快促进社保业务档案管理从粗放到精细的转变，另一方面为参保对象提供更加高效便捷的档案查询服务，最大限度发挥其服务功能。

　　2.有力维护社保制度健康运行

　　社保业务档案管理是支撑社保制度健康运行的一项重要的基础性工作。我国社保制度从局部试点到全面推开，已经走过30多年的历程，各地积累了大量的社保业务档案资料，通过推动社保业务档案管理制度化、标准化、数字化，全面提升了档案管理规范化水平，为实现社保事业健康可持续发展提供了重要的保障和支撑。

　　3.有效促进社会保障治理能力现代化

　　加强社保业务档案管理有利于优化经办流程、提升工作效率。通过业务档案收集整理实现对业务经办的再审核、再监督，为复核、审核、内控、稽核等经办质量控制环节提供完整、准确的原始资料，有效促进业务流程简化、优化和标准化。随着数字时代的到来，各地积极依托电子档案促进经办模式转型，充分发挥电子档案支持业务经办、风险防控、便民服务的重要作用，深入开展社保经办“不见面”服务，提升了社保经办整体效能和参保群众办事体验。

　　推动社保业务档案工作高质量发展

　　智慧经办进行时，便民服务无止境。2023年6月，人力资源社会保障部制定印发了《数字人社建设行动实施方案》，对加快推进电子档案工作提出了明确、具体的要求。为更好把握当前社保业务档案工作的新形势新任务，加快构建与社保经办数字化转型相适应的社保业务档案管理新模式，人力资源社会保障部社保中心将重点做好以下工作。

　　1.加强社保业务档案制度建设

　　紧扣社保事业发展需要，会同有关部门研究出台社保业务档案工作指导性文件，加快推动《社会保险业务档案管理规定（试行）》和《社会保险业务档案管理规范》的修订，完善社保电子文件相关标准规范，推动建立更加完备、适应新时代新要求的社保业务档案制度体系。

　　2.推动档案业务融合发展

　　按照《数字人社建设行动实施方案》要求，推动将档案信息化、智能化纳入本地区人社一体化政务服务平台建设总体布局，同步规划、同步实施、同步应用。积极实施电子档案规范化建设专项行动，推动电子文件从形成办理到归档管理全流程电子化管理，持续拓展电子档案应用场景，提升电子档案管理应用水平。

　　3.推进社保业务档案资源数字转型

　　大力推进“增量电子化”，推动社保电子文件应归尽归，稳步实现社保电子文件单套归档和电子档案单套管理。继续做好“存量数字化”，以业务使用频次高、查询调阅次数多的档案为重点，有计划有步骤地加快推进传统载体业务档案数字化，逐步建立以档案数字资源为主导的社保业务档案资源体系。

　　4.筑牢社保业务档案安全防线

　　完善社保档案风险防控与应急处置预案，经常性开展档案安全风险隐患排查治理，建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全体系。切实加强信息系统和网络安全防护，完善社保电子档案备份机制，提升档案数字资源安全管理能力。严格审核服务提供方业务资质，严格执行服务外包标准规范，切实做好社保业务档案服务外包安全管理。

　　5.加强档案人才队伍建设

　　实践证明，专业人员的参与确保了社保业务档案工作的质量和水平，档案工作对业务工作的支撑效果更为显著。要加大社保业务档案工作支持保障力度，积极引进和培养档案专业人才，通过各种形式的培训和再教育，不断提高档案干部的业务技能。探索建立社保业务档案工作专家库，着力破解社保业务档案重点难点问题。

　　作者单位：人力资源社会保障部社保中心

　　责任编辑：王玥