商标专业档案工作的实践与思考

　　文/李香浩

　　商标档案是在商标注册申请、异议、撤销、复审、无效等过程中形成的具有保存和利用价值的各种形式和载体的历史记录，是确立和保护商标专用权的凭证，对保护商标权利人合法权益具有重要的法律意义。近年来，在国家档案局指导下，国家知识产权局商标局努力提升商标专业档案工作的服务效能，坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，以“强化知识产权创造、保护、运用”为历史使命，以服务商标改革为中心，主动作为，积极应变，从着力完善商标档案制度和标准规范体系破局，全面提升档案管理质效和服务社会水平，努力为新时代党和国家各项事业发展作出积极贡献。

　　商标档案基本情况

　　中华人民共和国成立后的商标档案集中存放于中国商标大楼，目前有档案库房48间，存放各类纸质商标档案1967万卷，库房面积约1.3万平方米。商标档案分为基础档案和综合档案，其中永久保管的基础档案占总量的71%，其他为综合档案，保管期限按业务类型不同分为5年和10年。商标档案管理主要包括文件材料接收、立卷、归档、调卷、档案查询、信息改错、日常管理等工作。

　　商标电子档案包括纸质档案经数字化处理产生的电子版本和当事人线上提交的电子文件。商标电子档案存储量为402TB。目前，存量纸质商标档案已全部实现数字化处理，增量也及时扫描进入数据库。为提高电子档案读取和浏览速度，现已完成电子档案系统改造，将结构化存储改为分布式存储，并开发相应模块实现纸质档案借阅管理电子化。

　　商标档案管理的主要做法

　　商标档案在形成过程中发挥的价值作用有所不同，但都承载着一定的商标信息属性。通过提高商标档案信息服务和利用能力，不仅可以更好地保护市场主体在市场竞争中的合法权益，还可以提高司法机关、市场监管部门在知识产权保护领域的服务水平，增强政治服务能力。近年来，随着以提质增效为目标的商标事业改革的不断深入，商标档案管理工作也在积极应变，档案工作的综合服务能力不断提升。

　　1.加强商标档案制度建设

　　2020年，在国家档案局的指导下，国家知识产权局制定出台《商标注册档案管理办法》，较1987年的暂行办法，该办法有4个亮点：一是明确商标档案管理的主体和职责，科学界定归档范围和保管期限。二是增加商标电子档案管理内容，适应商标改革工作需要。三是完善管理机制，充分提升商标档案管理效能。四是加强档案利用服务能力，发挥商标档案服务国家和社会的作用。随后，国家知识产权局商标局根据该办法制定了《商标档案材料管理工作规程》，对日常档案管理工作作了进一步要求规范。

　　2.加强商标档案管理研究

　　2020年，档案管理部门对商标档案管理方式进行系统研究，完成国家知识产权局中高端人才发展研究平台课题“研究优化商标档案管理方式和加强商标电子档案传播利用”，推动档案管理工作提质增效。2022年，国家知识产权局商标局委托某大学完成课题“面向数据治理的商标电子档案管理研究”，对商标电子档案管理进行系统研究。同时，主动开展横向对比研究，2020年，为学习借鉴国外商标档案管理经验做法，向世界知识产权组织及欧盟、美国、日本、韩国相关部门发函，了解国外商标档案管理现状和通行做法。2022—2023年，在中美欧日韩商标五局合作框架下，国家知识产权局商标局牵头发起“商标档案管理及应用”项目，向各局发送调查问卷，汇总分析各局反馈信息，形成商标档案管理现状和趋势分析报告。

　　3.优化管理流程，提升管理质量

　　为提高商标档案质量，国家知识产权局商标局加强了商标业务处室人员培训和实践指导，对商标档案整理工作提出更高要求。进一步细化商标档案整理和归档中各业务部门的职责分工，强化各部门主体责任。梳理文件归档和运转流程中存在的问题，明确具体整理要求。通过一系列措施不断提高商标业务全链条档案管理意识，逐步形成商标档案管理合力，商标档案质量得以提高。

　　4.提升商标档案服务能力

　　商标档案管理部门通过持续提高服务水平，向社会提供更加优质高效的档案利用服务，通过不断研究商标档案利用的新情况、新特点，进一步提升档案服务能力，以便更好服务社会。

　　一是全面开放下载商标档案数据信息。2018年起，通过中国商标网无偿向社会公众提供商标档案数据信息开放下载服务，为相关机构对数据进行深度研究挖掘、专业化处理、实现数据增值提供了资源，为地方知识产权部门进行商标监管提供了有力支撑，受到社会各界广泛好评。

　　二是为社会公众提供精细化商标档案利用服务。近年来，日常商业活动和纠纷维权对证据的复杂性要求越来越高，商标权利人收集证据难度逐渐加大，且多个商标业务之间关联性强，商标权利人很难全面掌握调取商标档案范围。面对这种情况，档案工作人员对各种常见诉求进行梳理，遇到相似情况给出查阅建议，对于特殊情形积极协助出具相关档案类证明，提供替代方案。

　　三是为司法机关和市场监管部门调档提供便利。商标档案在司法机关和市场监管部门打击商标侵权违法行为、证明违法事实方面发挥着越来越重要的作用。这类需求所需档案类型虽然简单，但往往时效性强，对此，国家知识产权局商标局积极提供便利途径，协助提高办案效率。

　　四是积极拓展商标档案信息服务深度和广度。商标档案信息服务范围已经拓展到政府各部门、国外知识产权部门，尤其是政府各部门信息共享呈现加速发展趋势。目前，商标档案信息资源利用主要包括：推动商标注册证、国际商标注册信息、地理标志信息等接入国家政务服务平台工作；定期向国家发展改革委提供商标质押信息，同时，每月向欧盟提供商标增量数据，推进商标档案数据国际交流合作。

　　商标档案管理的思考

　　在数字信息技术快速发展情况下，商标档案信息资源的融合性和社会服务性不断扩展，基于商标档案产生的商标数据信息服务国家治理体系和治理能力现代化的优势日益显现，这给商标档案管理工作带来前所未有的机遇和挑战。

　　为提升商标电子档案管理水平，构建档案管理和数据治理协同机制，商标档案管理逐步向数字化、智能化方向发展。一是通过数字化、智能化手段，提高商标档案管理效率，节约人力资源。二是通过现代化管理提高数据信息精确度，减少出错的概率。三是通过现代化管理提供个性化服务，更好满足档案利用需求。

　　商标电子档案管理最重要的成果是作为电子证据利用，提供凭证价值，这也是商标电子档案在法律层面上应用价值的最直接体现。《中华人民共和国档案法》对电子档案作为证据使用提出“来源可靠、程序规范、要素合规”的基本要求。2020年，最高人民法院修订《关于民事诉讼证据的若干规定》，新增电子数据可确认真实性的5种情形，其中包括“正常业务活动中形成”和“档案管理方式保管”，这对商标电子文件的形成、流转、归档等多个环节提出更高要求。实践中，如何确保商标电子档案的真实性、关联性、合法性，通过合规管理确保电子证据效力，需要从诸多方面进行探索：一是在制度上需要制定商标电子档案和电子数据相关规定，重点从管理机制、系统建设等方面明确电子档案满足证据认定的要件。二是在技术上电子档案系统建设需要紧密结合证据采信规则，按照国家和行业标准规范数据格式、采集方式等方面确保数据安全、稳定，应用数字签名、时间戳等技术手段确保电子档案的真实性和作为证据的合规性。三是在流程上加强商标电子档案收集、归档、接收等各环节协同，使电子档案形成和保存全程受控，管理体系合规，从而提高商标电子档案作为证据使用的可靠性。

　　作者单位：国家知识产权局商标局

　　责任编辑：王玥