做好新时代上海专业档案工作 服务中国式现代化建设

　　文/蔡纪万   胡正秋

　　党的十八大以来，随着国家治理体系和治理能力现代化的深入推进，专业档案工作在服务党和国家各项中心工作中发挥着越来越重要的作用。近年来，上海市档案局（馆）以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，全面贯彻落实党的二十大精神，深入贯彻落实习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神，以档案工作“三个走向”为引领，密切结合上海实际，有计划有步骤地稳步推进专业档案建设，形成了各级档案主管部门与专业主管部门条块结合、齐抓共管、合力推进专业档案工作的可喜局面，专业档案建设和管理水平不断提升。

　　坚持顶层设计，突出重点，形成横向到边、纵向到底的清单式管理模式，实现“从盲目无序到科学规划”的转变

　　专业档案具有专业性、多元性、海量性、动态性、现行性等特点，管理难度较大，而且在思想认识、管理机制、业务建设、利用水平、条件保障等方面发展不平衡。据调研显示，上海市市、区两级国家综合档案馆专业档案门类主要包括会计、房产、工商歇业、婚姻登记、收养登记、独生子女、知青档案等50多类，占全市综合档案馆馆藏总量的37%。国家档案局第9号令颁布后，市档案馆新增接收市人口办户籍档案、公证档案、劳教人员档案等专业门类。市级机关和人民团体、市属企事业单位档案室专业档案占室藏档案总数的77.15%，包括会计档案、行政审批档案、诉讼档案、公安业务档案、审计业务档案、纪检监察档案等40多种门类。

　　2012年，市档案局（馆）出台《关于进一步加强本市专业档案工作的意见》，并下发了《国家基本专业档案与本市专业主管机关对照表》，要求各地区、各系统、各单位将专业档案建设纳入“四个体系”建设范畴，逐步实现各领域专业档案应建尽建、全面覆盖。2021年《上海市档案条例》公布施行，市档案局（馆）将推进专业档案管理与落实《上海市档案条例》相结合，连续两年制定发布上海市《重要会议、重要工作、重大活动、重大突发事件档案工作清单》，聚焦科创板注册制试点等上海落实推进国家战略及建设具有世界影响力的社会主义现代化国际大都市各项重点专业工作领域，确定需要重点归集的“四重”档案。

　　市档案馆加大专业档案归集力度，将114家国企的71万余卷退休职工档案及数字化副本、262万余件出生医学证明档案条目和全文数据、2万卷罪犯档案、2.4万卷劳教人员档案、115卷收养登记档案接收进市档案馆，馆藏资源结构进一步优化。印发《脱贫攻坚档案和疫情防控档案移交归集工作的通知》，接收上海援疆前方指挥部2002—2019年档案、上海援藏干部联络组2010—2019年档案、上海援黔干部联络组2013—2021年档案、上海援滇干部联络组（上海市政府驻昆明办事处）1996—2015年档案、上海援青干部联络组2010—2023年档案及第一至五届进博会档案、世界顶尖科学家论坛档案、世界人工智能大会档案等9.3万余卷（件），接收市防疫办等单位的疫情防控档案近4万件，数据量达1.63TB，一大批珍贵抗疫档案进馆永久保存，留下上海全民战疫的宝贵记忆。

　　坚持换位思考，制度先行，在服务保障中心工作的过程中逐步规范专业档案管理，实现“从要我抓到我要抓”的转变

　　一方面，市档案局积极引导和帮助各主管部门认识加强专业档案管理在推动业务工作中的支撑作用，把管理重点放在完善专业档案管理体制机制和制度规范上，坚持将档案工作与业务工作同部署、同检查、同落实。在涉民领域，市档案局与有关主管部门联合制发了《关于建立全市公证行业民生档案共建共享机制的通知》《本市国有企业退休人员人事档案分类移交操作办法》《上海市国有企业退休人员人事档案利用办法》《出生“一件事”业务流程优化再造工作方案》；市档案局同市高级人民法院在闵行区试点整合离婚档案资源，探索离婚诉讼文书电子档案移交进馆，加强民生档案规范化管理和共享利用；市农委把档案工作作为“三农”工作中不可缺少的基础性工作，抓好农村土地承包、集体资产管理、集体产权制度改革、农产品质量安全等专业档案工作，确保档案齐全完整、真实准确；配合市、区水务局加强对同级河长办档案工作的监督、指导和检查，联合印发《上海市城乡中小河道综合整治档案管理暂行办法》，并参与组织河道整治档案验收工作。2018年１月，上海市河长制工作顺利通过水利部、环保部组织的中期检查评估。2022年，与市司法局联合印发《上海市司法鉴定业务档案管理办法》，从制度上解决司法鉴定机构档案管理散、乱、软等问题，填补了制度空白。

　　另一方面，市档案局从基层抓起，强化基层档案室功能建设，以基层档案室档案业务建设检查评价为抓手，推进落实“三合一”制度改革，从源头上做好各类专业文件材料的收集、整理、归档、鉴定、保管等工作，提高室藏档案中的专业档案比例。如市消防救援总队自新组建伊始就高度重视专业档案工作制度建设；市机关事务管理局形成责任划分和协同机制，规范专业档案门类，完善细化了公务用车行政审批归档范围。再如，中国(上海)自由贸易试验区临港新片区建立了高新产业和科技类、金融贸易类、规划土地类、建设交通类等8类专业档案，占年度归档总量的80%，全面完整地记录了打造社会主义现代化建设引领区“试验田”的进程。

　　坚持转型升级，数字赋能，一系列数字化创新实践投入专业档案建设应用，实现“更智能、更聪慧”的转变

　　市档案局结合“十三五”期间“样板档案室”建设、“十四五”期间“数字档案室”建设工作，先后培育树立了市高级人民法院、市公安局、市审计局、市社保中心等一批专业档案建设取得突出成绩的市级样板档案室，推动专业档案发展装上了数字赋能的“加速器”。例如，2021年，牵头市财政局、市商务委和市税务局开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作。再如，市高级人民法院实行电子卷宗单套归档改革，并在全市三级法院全面推开。公安部门在建立刑事复议审核、机动车驾驶证管理等36个类别专业档案管理制度全覆盖的基础上，推进“智慧公安”档案系统与人口、治安、出入境等业务系统对接。

　　上海市全面落实《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》，印发《上海市“一网通办”电子档案管理暂行办法》《上海市政务服务“一网通办”电子档案检测指南》，制定地方标准《政务服务“一网通办”电子文件归档管理技术规范》，推进全市45家单位开展政务服务事项“一网通办”电子文件归档工作。已完成11家市级机关形成的包括盲人证申请、卫生许可证等61822件政务服务事项“一网通办”电子档案移交进馆。

　　在专业档案建设领域科技创新研究方面，市档案局不断深入探索大数据、区块链、人工智能等新技术在专业档案建设领域的应用。特别是“‘一网通办’电子文件归档和电子档案‘单套制’管理研究—以人口办户籍审批为例”“基于BIM技术的三维城建档案接收保管和应用模式研究”“全媒体环境下音像档案的管理和创新应用研究”等项目的研究成果，为上海专业档案信息化建设提供了行之有效的技术方案和场景支撑，为实施专业档案工作数字化转型发展输入了源源不断的创新动能。

　　深入贯彻人民城市重要理念，在民生档案“一网通办”实践中增强群众获得感，实现涉民生专业档案工作“从少到多、从弱到强”的转变

　　长三角地区民生档案“异地查档、便民服务”项目，连续3轮被列入《长三角地区一体化发展三年行动计划》，又被列入中共中央、国务院印发的《长江三角洲区域一体化发展规划纲要》，成为档案部门服务长三角一体化发展国家战略的“样板项目”和“标杆工程”。2023年12月，“出生医学证明档案”在线出证服务正式上线长三角地区“一网通办”，规模化跨区域查档服务迈出新的一步，档案公共服务核心功能不断优化拓展。

　　上海民生档案“一网通办”工作以“让档案信息多跑路、让群众少跑腿”为目标，服务效能稳步提升，查询服务从全市17家国家综合档案馆服务窗口逐步扩展到覆盖全市社区事务受理服务中心，并于2018年首批整体接入“一网通办”、移动端“随申办”App、支付宝和微信小程序以及超级自助终端机，实现“不见面办理”和“零跑动”。截至目前，“一网通办”查档服务种类已达27种，汇集数据近2000万条，近年来每年受理线上线下查档服务请求约15万人次，累计服务群众超过96万人次，市民群众在档案领域的获得感显著增强。

　　数字化、信息化为专业档案工作提供了无限的可能性。上海市档案局（馆）将以“三个走向”为引领，不断推进专业档案管理的法治化、现代化和开放水平，让海量的专业档案资源在国家治理体系和治理能力现代化建设中焕发新的生命力。

　　作者单位：上海市档案局（馆）

　　责任编辑：王玥