发布时间:2024-04-09 19:52:41被阅览数:262 次信息来源：《中国档案》
文/丁德胜
数字档案管理新体系是数字化转型背景下，以数字档案为主要规范和管理对象，在实践基础上对相关概念定义、管理理论、管理流程、管理方法等进行整体性谋划和系统性重塑形成的全新档案管理体系。建立数字档案管理新体系是档案工作参与国家数据要素资源体系构建、融入数字中国建设的必然选择，也是档案工作进行战略升级、实现自身数字化转型的内在需要，更是补齐数字档案管理理论与实践短板、建设档案领域自主知识体系的有力举措。
概念
1.核心概念
数字档案概念是数字档案管理新体系建设的逻辑起点。选择数字档案而不是电子档案作为新体系建设的核心概念的理由有三：第一，在中文语境下，数字档案（digitalrecords）包括电子档案和档案数字复制件，涵盖范围更广，更能反映档案部门实际管理情况；第二，在国家大力推进数字经济、数字政府、数字中国建设背景下，使用数字档案概念有利于对接数字生态、融入主流话语体系；第三，《information and documentation-Trusted third party repository for digitalrecords》（ISO/TR17068:2017）、《Information and documentation-Processes and functional requirements for software for managing records-Part 1:Functional requirements and associated guidance for any applications that manage digital records》（ISO16175-1:2020）、《Information and documentation-Digital records conversion and migration process》（ISO13008:2022）等国际标准和国外相关领域普遍使用数字档案概念，选择其作为新体系建设的核心概念便于国际交流。
2.相关概念
按照级次关系，与数字档案概念关系密切的相关概念可以分为上位概念、同位概念、下位概念（如图所示）。
相关概念关系示意图
（1）上位概念主要包括：数据（data）、信息（information）、记录信息（recordedinformation）。
数据一般是指未经加工的事实，是记录客观事物的、可鉴别的符号。在信息与文献管理领域，数据是指用适合于通信、解释和处理的形式表示的信息。《中华人民共和国数据安全法》（以下简称《数据安全法》）则将其定义为任何以电子或者其他方式对信息的记录。
信息是指为了满足用户决策需要而经过加工处理的数据。从数据是未经加工的事实、信息是加工处理的数据的角度看，可以将数据视作信息的上位概念，不过根据《数据安全法》对数据的定义，也可以笼统认为二者外延趋于一致，都作为数字档案的上位概念。
记录信息是信息的下位概念，同时也是数字档案的上位概念，是指用数据媒介储存的信息。
（2）同位概念主要包括：电子文件（electronic document）、电子数据（electronic data）。
电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子数据是指任何以电子形式对信息的记录。按照《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》，电子数据包括电子文件以及其他以数字化形式存储、处理、传输的能够证明案件事实的信息，是数字档案的来源。
（3）下位概念主要包括：电子档案（born-digital records）、档案数字复制件（digitized copy of records；digitized records）。
电子档案是指原生数字档案，而档案数字复制件则是指对传统载体档案进行数字化加工后形成的，能够呈现档案内容、结构和形式的数字实体。
3.概念体系
虽然经过众多标准规范的引证基本能够说明数字档案与相关概念的关系，但相关概念并不是出自同一个标准或同一标准体系，概念之间缺乏必要的关联与呼应。此外，文件、记录、知识、智慧等概念以及信息系统、管理流程、管理方法涉及的相关概念，都需要在统一概念体系下进行定义和规范，以支撑数字档案管理新体系的建设。换言之，以数字档案为核心概念的概念体系是建设数字档案管理新体系的重要任务，也是搭建数字档案管理新体系的重要基础。
定义
建立数字档案概念体系需要对各个概念进行重新梳理、统一定义，其中的首要任务就是确定数字档案的定义。
1.必要性
国际档案标准和相关实践一般只对“records”进行定义，不再对“digitalrecords”单独定义，如国际档案理事会《档案术语共同宣言》、《Information and documentation-Records management-Core concepts and vocabulary》（ISO30300:2020）均采用此做法。相比之下，国内则存在重新定义数字档案的必要性，原因有三：第一，与美国、新西兰等国家直接将档案定位为“记录信息”“信息”不同，我国现行档案定义一般将“历史记录”“原始记录”“符号记录”作为档案属性描述词汇，属概念“记录”未体现与信息的关系，种差未体现数字档案特征；第二，与数字档案定义密切相关的电子档案定义一般依托电子文件定义，这种做法使得数字档案、电子档案管理局限于电子文件管理领域理论和实践发展，另一方面也不符合电子文件、电子数据、数字档案管理实际，限缩了档案部门职责任务，给数字档案管理带来不便；第三，数字档案目前有“以数字形式存在的档案信息资源”的定义方式，但该定义存在与前述原因之一相同的问题，因而需要重新作出定义。
2.属概念
“属概念+种差”是最常见的定义方法。属概念即前述上位概念，下位概念被称为种概念。按照示意图所示，数字档案比较理想的属概念应该是记录信息或信息。当然，在信息记录一词先入为主成为电子文件甚至数据的属性描述词汇情况下，虽然该词本身存在语义重复问题（记录即为记录信息）且未经严谨的种属关系论证，仍可以考虑循使用习惯将其视作档案定义“历史记录”的延续与扩展，并作为数字档案属性描述词汇。
3.种差
种差是指在同一属概念下数字档案与其他种概念之间的本质差别。可以结合数字档案的5个特征确定概念的种差：
（1）数字档案是组织机构或个人直接形成的，具有保存价值。数字档案具备档案的基本属性。
（2）数字档案是在履行法定职责或者处理事务过程中产生的。数字档案应当反映法定职责履行或者事务处理的过程和结果。
（3）数字档案是以二进制数字代码记录和表示，以文字、图表、声像、数据等不同形式呈现。这是数字档案区别于传统载体档案的重要特征。
（4）数字档案通过计算机、数字照相设备、数字摄像设备、数字传感器等电子设备形成、办理、传输和存储。数字档案无法脱离设备独立形成或进行管理。
（5）数字档案不宜以是否完成归档等管理要求作为判定依据。具有保存价值已经对概念外延作了限量，过多的限制会影响对数字档案的判断并给管理工作带来困扰。
分类
分类的目的是通过不同的划分确定数字档案相应的管理方法。常见的划分标准包括形成方式、信息形式、数据类型、业务领域、档案门类等。
1.按形成方式划分
按照形成方式，数字档案分为电子档案、档案数字复制件。电子档案是由计算机等设备直接形成的，具备法律效力。档案数字复制件是对传统载体档案进行数字化加工后形成的，不具备法律效力。
划分的意义在于准确界定二者的形成方式和法律属性，并在形成、归档、备份等管理环节确定针对性要求。当然，随着档案数字化的规范开展，档案数字复制件与电子档案在真实性管理方面已经逐渐趋同，载有档案保管单位签章标识的档案数字复制件具有与档案原件同等的效力。此外，部分政务服务事项已经允许用户提交文件材料数字复制件，只考虑区别不考虑共性，将二者完全割裂开来已经不合时宜。
2.按信息形式划分
按照信息存在形式，数字档案分为文本、图像、图形、音频、视频、数据、程序、多媒体、超文本等。
划分的意义在于明确数字档案的信息存在形式，便于从格式、质量等方面对数字档案及其管理提出针对性要求。
3.按数据类型划分
按照数据类型不同，数字档案分为结构化数据、非结构化数据和半结构化数据。结构化数据是指由二维表结构来逻辑表达和实现的数据。非结构化数据是指文本、图像、图形、音频、视频等不方便用数据库二维表逻辑表达的数据。半结构化数据是指以自描述的文本方式记录的数据，如日志文件、XML文档、JSON文档。
划分的意义在于明确数字档案本质属性，方便在数字档案识别与收集中采取不同的策略。比如在电子公文管理中，文件处理单、元数据、电子签名均属于结构化数据，应当按照结构化数据进行收集管理；正本、定稿、花脸稿属于非结构数据，应当采用版式或流式文档进行收集管理。
4.按业务领域划分
按照涉及业务领域不同，数字档案分为电子公文、电子证照、电子发票、电子合同、电子病历、电子图纸等。
划分的意义在于明确在相关业务领域数字档案的呈现形式，有助于加深对数字档案类型的了解并进行相应的管理。
5.按档案门类划分
按照档案门类，数字档案分为文书、科技、人事、会计、专业、照片、录音、录像、业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案等。
划分的意义在于明确数字档案在档案管理中的门类划分，确定数字档案资源分类管理、数据库建设等要求并与传统载体档案管理相衔接。
作者单位：国家档案局
责任编辑：王辉
