全面推行机关档案三合一制度的实践——以天津市河西区城市管理委员会为例

　　文/郭倩楠

　　2022年5月，国家档案局要求在“十四五”末，全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度。此举对维护档案资料完整与安全，加强档案资源质量管控，促进机关档案工作健康发展具有重要意义。天津市河西区城市管理委员会（以下简称“区城管委”）结合单位实际，积极开展机关档案三合一制度编制实施工作。

　　成立领导小组，制定工作方案

　　按照区档案局工作要求，成立由区城管委主要领导任组长，分管领导任副组长，行政办牵头，各相关职能科室主要负责同志、所属基层单位主要领导为成员的三合一制度编制小组。印发《关于编制档案三合一制度工作方案》，明确编制要求、时间节点以及各部门和相关人员的职责分工，先行完成本级机关档案三合一制度编制，并经单位领导研究同意后形成送审稿报区档案局审核修改，通过后印发施行。同时，加强对所属单位制度编制工作的指导，把好审查关，统一标准，明确目标任务和进度安排，各部门各司其职，全面推动档案三合一制度的编制落实。

　　规范分类方案，固定档号结构

　　1.科学划分档案门类

　　根据《机关档案管理规定》划分标准，结合区城管委的主要职责、内设机构、行业特点，在了解各部门档案分类需求的基础上确定本单位档案门类为文书（WS）、科技(KJ）、会计（KU）、照片（ZP）、录像（LX）、社交媒体(MT）、实物(SW）、专业（ZY）8个一级档案门类，科技档案类目下设基建（KJ·JJ）1个二级门类，会计档案分为凭证（KU·PZ）、账簿（KU·ZB）、报表（KU·BB）、资料（KU·ZL）4个二级门类，专业档案主要为审计档案（ZY·SJ）。

　　2.设计固定档号结构

　　为了保证档号的一致性和规范性，区城管委根据每个档案门类的特点，设计固定的档号结构、分类方法。明确规定每个档案门类的档号格式和要求，确定档号结构由阿拉伯数字和英文字母组合而成，机构代码英文字母规范采用3位字母标识，案卷号采用3位数字标识，件号采用4位数字标识。如文书档案按照年度、机构、保管期限分类项进行分类，档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-机构代码-件号。例：0155-WS·2022-Y-XZB-0001。

　　编制各门类档案归档范围和保管期限表

　　1.重点细化文书档案归档范围和保管期限表

　　通过研读区档案局下发的标准范本体例和内容，逐条对照、梳理规律和共性要求，对于文书档案归档范围简单地总结几个关键词就是“我发的文”“我开的会”“我做的事”“我办的件”能够反映职能活动、有查考利用及凭证价值的文件。保管期限的划分要把握好“以人为本”“以我为主”的原则。对涉及人员切身利益的文件材料，要高度重视、认真归档，确定保管期限时要从长，如落实政策、待遇，奖励和惩罚，组织、行政关系等文件材料。对未来利用有利，本单位形成的文件材料可多划为永久；涉及本单位权益的文件材料要划为永久；涉及城市管理主要业务的文件材料可适当延长保管期限等。同时，要求各科室在梳理本部门文件顺序时也按此规律逐项展开分类归纳，而后行政办档案人员参照范本结合三定方案内设科室职责、历年工作总结、收发文登记簿，初步列出需要归档的文件材料，草拟了各科室文书档案归档范围和档案保管期限表（征求意见稿）。

　　2.探索其他门类及新载体档案归档范围和方法

　　一是在列出文书档案归档范围的基础上，结合《建设项目档案管理规范》（DA/T28—2018）、《会计档案管理办法》、《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002）、《录音录像档案管理规范》（DA/T78—2019）等标准，编制了其他门类档案的归档范围和档案保管期限表，如工程项目需要按立项、设计、施工、监理、竣工验收等不同阶段确定归档范围，会计档案需按报表（永久、10年）、账簿（30年）、凭证（30年）分类。二是同步规范各门类立卷方法。将各门类电子文件及其元数据同步收集归档，规范电子文件及其元数据的格式，并与各业务科室共同研判哪些文件仅以电子形式单套制归档，哪些文件需纸质、电子双套制归档，在电子文件形成时就开展鉴定、整理工作，保证文件收集齐全完整的同时也提高了工作效率。随着信息技术的日新月异，各种新的档案载体不断出现，区城管委积极研究探索新载体档案的特点、保存方式和归档流程。以社交媒体电子文件为例，区城管委通过批量下载软件和爬虫技术定期集中下载社交媒体数据，形成Word、PDF和网页版文件，下载后计算机文件会自动生成由日期和题名组成的文件名，再通过批量处理赋予档号将其重命名。如0155-MT·01·2023-Y-XXFB-0001-20230726+工作题目.pdf。

　　通过研读范本、梳理规律，以及对不同门类、新载体档案管理的探索，形成了《关于编制〈机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限三合一制度表〉的通知（征求意见稿）》，该征求意见稿覆盖了工作涉及的全部档案门类。

河西区城管委档案三合一制度表（部分）

　　推动制度落地实施，探索更多应用场景

　　1.推动档案三合一制度有效落地实施

　　（1）加强宣传和培训

　　广泛开展宣传教育活动，组织各科室档案工作者进行业务培训。提高相关人员对档案三合一制度的认识和理解，掌握该制度的相关要求，增强其对制度的支持和配合度。通过案例分析，系统讲解如何全面分析和鉴别文件材料的查考利用价值，准确判定档案的保管期限以及是否属于归档范围。对其他门类档案整理方法和归档范围、档号结构规则进行讲解。要求各部门在实施档案三合一制度时，应遵循统一的标准和规范，降低管理和操作的难度。

　　（2）细化分工，将三合一制度覆盖延伸至各个岗位和具体人员

　　明确档案三合一制度的实施范围、流程和责任分工。采取逐级收集上报的方式，从文件产生形成者汇总到各科室兼职档案员，再由各科室兼职档案员汇总到行政办档案人员，从而编制一张全覆盖、无死角、零盲区的三合一制度实施网络图。与各业务科室进行充分沟通，并将职责横向明确到科室各岗、纵向落实到具体人员，确保每项条款文件责任落实到位。由行政办负责档案三合一制度的推进工作，明确反馈时间和审修机制，确保实效和质量。

　　2.探索三合一制度的更多应用场景

　　（1）实行预归档工作制，确保各门类文件材料遵照三合一制度表收集齐全

　　实行电子文件预归档。党建办、行政办文书人员通过智慧河西OA办公系统进行收发文的编目登记、传阅、审批、套红，同步鉴定归档科室，按照三合一制度表要求鉴定是否纸质归档，判定保管期限填写归档章并及时打印，通过系统自动抓取捕获归档元数据，电子文件同步导入馆室一体化系统。年初立卷时各承办业务科室通过OA办公系统筛选本科室承办文件，并对相关关联文件进行补充、完善。按照三合一制度表中的归档范围要求对前期能够固定档号的文件，例如：党委、主任办公会议记录、纪要，在文件产生时就在电子档案首页自动生成电子归档章，填写档号，直接打印后双套制归档。开展纸质档案预归档。针对文书档案下设二级类目每年年初调整其三合一制度表类目，明确责任人，根据本科室工作计划，参照上年度档案立卷类目，调整好本年度本科室的档案立卷类目，为本年度文件材料积累立卷做好规划。要求文件形成者在平时就准备好档案盒，结合三合一制度表中的归档范围对文件进行分类整理并在其上标明类型和代号，分别存放已办理完毕但未整理的文件和已按事由整理完毕的文件。随着各项工作的进行，及时将工作中形成的文件材料，对号入座存入相应盒内，将文件材料按规定整理及时立卷，避免归档日期临近才匆忙整卷的现象。将需要归档的文件随时进行著录，同时其他门类档案均参照相关移交标准，做好平日编目整理，随办随归。

　　综上，通过电子文件线上和纸质档案线下预归档模式，确保文件材料严格按照三合一制度收集，确保齐全完整，严格把控质量。

　　（2）三合一制度为档案管理系统数据资源对接提供标准依据

　　对现有的档案管理系统进行评估和优化升级，确保档案数据资源顺利对接。积极对接区档案馆，按照移交进馆要求标准执行，及时升级档案管理系统，根据档案三合一制度表对全部门类进行档号结构重建，设计元数据著录名称和元数据值，将元数据项目置于Excel电子表格首行，形成《各门类档案移交目录模板》，并标注每项著录规范和样例，再统一下发各立卷科室。按照新版各门类《归档文件目录》调整档案管理系统报表设计，设计导入项格式，实现数据嵌套、字段关联，建立字段结构类型、数据模型，确保各门类目录著录数据规范导入档案管理系统、系统内能自动生成并规范打印归档文件目录。对于文书、照片、实体档案数字化成果用新档号规则重命名，确保数字化扫描成果能够批量挂接至档案管理系统、同时符合移交进馆标准。从而实现各门类档案数据资源能够顺利导入机关档案室系统、未来导入档案馆系统，为档案资源共享平台打下坚实基础，同时避免了移交进馆时的二次整改，从而实现馆室一体化管理。

　　区城管委的经验做法将全面推动此次三合一制度的实施质量和效率，推进机关档案工作逐步走上智能化、高效化、数字化的轨道。进一步提升机关档案基础业务和信息化水平，建设覆盖面更加广泛、内容更加丰富、机构更加优化的档案资源体系，促进档案事业健康长远发展。

　　作者单位：天津市河西区城市管理委员会责任编辑：公喆