数字赋能 触网“蝶变” ——浙江省杭州市萧山区档案部门推动数字化转型纪实

　　近年来，浙江省杭州市萧山区档案部门以数字化转型为总牵引，不断破解现代化发展中的难题，全面建成浙江省档案工作数字化转型示范区，并形成一系列具有萧山特色的工作经验。

　　深化系统变革，实现全域档案数智管理一网贯通

　　制度重塑流程再造。对照18项档案工作核心业务，结合萧山实际，进行体系化规范化梳理，并将之分解成21项核心业务指标体系、工作体系、政策体系和评价体系，为数字档案馆馆藏系统、数字档案智慧服务系统建设提供变革动力。将行政监管、新媒体采集、电子文件归档接收、立档单位数字档案管理、馆室业务协同、档案查询等核心业务模块植入数字档案智慧服务系统，实现了90%以上核心业务数字化运行。

　　一网统管协同互通。积极参与“浙里档案”数字应用建设和省档案数据共享中心建设，2022年被省档案馆列入档案数字资源归集共享提质扩面试点单位，共享民生档案、开放档案、声像档案、编研成果、档案展览、镇馆之宝6类数据，共79万余件（条）。贯通区镇村三级档案数字化管理体系，全区86个部门、镇（街）和558个村（社）全部纳入，实现全区“一张网”。

　　场景打造数据应用。打造档案全宗卷管理、数据质检、年报统计、企业监管、智能开放鉴定、新媒体采集等业务的数字场景应用，精准管控全区档案工作重大任务和核心业务运行过程，确保档案管理态势全面感知，风险监测预警智能研判。

　　加快系统迭代，实现数据与业务的深度融合

　　打通壁垒，集成整合。建成数字档案智慧服务系统，将原数字档案馆室一体化平台、档案登记备份系统、新农村档案资源共享平台、电子数据归档系统进行“一站式”集成整合，实现“浙政钉”实名登录认证。打通数字档案智慧服务系统和数字档案馆藏两套系统间的壁垒，引入自然语言处理技术、四性检测工具、智能开放审核系统等，实现档案资源全流程管理。

　　全域创建，夯实基础。在机关部门、镇（街）及村（社）、国企民企中开展省级示范和规范化档案室建设，86家立档单位实现省级规范化数字档案室全覆盖，558个村（社）实现档案工作标准化、规范化和数字化建设全覆盖。帮扶民营企业传化集团成功入围国家档案局企业集团数字档案馆（室）建设首批试点单位。

　　数字赋能，场景提升。对照全国示范数字档案馆建设标准，进一步探索智慧档案馆建设，加强档案馆基地智慧化管理场景建设，智能库房、安防消防、环控和实时监控等实现整体智治。

　　创新载体采集系统，实现档案资源体系建设破局焕新

　　推进电子文件归档规范化。区政府办公室、宁围街道办事处等20家使用统建电子公文系统单位及区市场监管局等2家使用自建OA系统单位均已全部接入电子归档系统，同时也为其他单位电子公文归档预留接口。电子归档系统内嵌电子档案四性检测和传统载体数字化成果质检模块，确保归档数据的规范性。截至目前，全区累计归档电子公文4.4万件、政务事项电子档案16万件。近3年，区档案馆接收10家单位的电子档案及媒体网页档案等30万余件，在接收进馆档案中占比达63.03%。

　　推动存量档案数字化数据化。目前，馆藏档案电子目录达534万条、传统载体档案（含纸质、照片、音像等）数字化副本458万件，数字化率达91.45%。大力开展民生档案专题数据库及各类索引库建设，已建成婚姻、出生医学证明、土地确权等民生专题数据库16个，职称评定、干部任免等索引库5个，馆藏文书类档案数字化率达61.97%。

　　开发新媒体档案资源采集系统。推动网页、公众号等信息实现自动采集归档，新媒体采集系统在全区立档单位全面应用。截至目前，已收集新媒体信息、数码照片和录音录像等档案资源23.5万件，数据量达1246GB。认真做好重大活动和突发事件档案归集，建成G20峰会、疫情防控、数字化转型、亚运档案等专题库9个。

　　探索业务系统电子数据归档。试点婚姻档案单套制管理，尝试各类自建业务系统的电子数据归档工作，推进业务系统与档案系统有效衔接。推出电子归档接口统一标准，成功对接区农业农村局建房系统。

　　立足共享利用，实现多元档案服务模式齐头并进

　　在资源的开放上“做加法”。制定档案开放工作制度，大力推动馆藏到期档案的开放审核，建立完善协同工作机制，建立智能开放审核工具初审—人工复审—立档（移交）单位联审—馆内终审的模式，并且已完成形成时间为1989至2000年馆藏全部档案的审核。开放档案信息和电子目录在局域网、政务网、互联网等公布。

　　在公共服务的便捷上“做减法”。开通查档直通车，启用掌上查档、自助查档、窗口查档等，实现线上线下全方位覆盖。提供民生档案47万余件，实现群众查档自出证。2023年，线上线下累计提供查档服务1万余人次，查阅档案1.5万余卷（件），出具证明9273件。深化民生事项就近办工作，将8类涉民档案查阅下沉至镇（村），三级党群服务中心自助终端均可查档，实现村民查档不出村。利用数字档案智慧服务系统实现精准推送，2023年与立档单位共享档案2万余件。

　　运用数据驱动，实现档案行政智能监管全面精准

　　全区“一屏掌控”。依托数字档案智慧服务系统，将机关团体、镇（街）及村（社）、国有企业等档案工作纳入行政智能监管范围，工作任务发布、服务指导、预警提醒、行政执法和年度评估考核等核心业务实现在线运行，实现了对全区档案工作的“一屏掌控”。

　　科学设计体系。制定出台《档案工作指标评价体系》，设计6项一级指标、39项二级指标、66项三级指标，对区级机关、镇（街）、区属企业全面开展工作指数评价，进一步强化档案大数据统计、分析、交互应用，实现对立档单位的精准画像，并将指数评价结果纳入年度考评。

　　打造监管闭环。通过对全区档案工作情况的实时监测掌控，全面掌握工作动态，第一时间发布、第一时间反馈、第一时间整改、第一时间销号，形成高效的监管闭环。赋予主管单位监测权限，使其能实时监测所属单位档案工作动态，解决了二级单位监管不到位的难题，全面提升基层档案工作整体水平。

　　原载于《中国档案报》2024年4月4日 总第4118期 第三版