电子档案单套管理的探索与实践——以福建省档案馆机关档案室为例

　　文/陈亚

　　近年来，福建省档案馆机关档案室（以下简称“机关档案室”）立足馆内档案信息化工作基础优势，抓住档案馆纳入全国第一批信创工作试点名单的契机，助攻信创环境下电子政务应用系统示范建设，在全国电子档案单套管理试点工作中先行先试，探索实践“三包两结构一体化”电子档案单套管理模式，示范推进电子档案单套管理工作。

　　深耕细作工作基础好

　　1.业务基础优势

　　自“十五”以来，福建省档案馆在电子档案管理领域深耕细作20余年，以分步建设档案信息系统、数据库、网站，实现共享为思路，部署推进全省档案信息化工作。连续六届亮相数字中国建设峰会，依托“数字中国”“数字福建”战略与实践，加速推进“数字档案”建设，全力在档案数字化建设、智能化共享、信息化转型等工作中走前头作表率。

　　2.课题研究优势

　　近年来，机关档案室紧跟福建省档案馆“数字档案”工作部署，紧扣机关档案室职能，深度参与电子档案管理实践。于2015年启动“实现电子档案单套单轨制管理的文档一体化系统研制”电子档案单套管理课题研究，探索建设单位电子档案接收系统，取得较大突破。课题立足通用OA系统应用技术，研发文档一体化系统，提出版式文件封装技术，制定归档元数据方案，实现了电子文件“数”转“模”归档。该课题荣获2021年国家档案局优秀科技成果奖二等奖，为通用OA系统电子文件提供了文档一体化管理的基本思路与初步方案。

　　先行先试示范作用强

　　紧抓信创工作机遇，机关档案室电子档案单套管理实践最大亮点在于实现信创环境下的“三早”：最早建设文档一体化系统；最早开展全国性试点项目和课题研究；最早编制地方标准。

　　1.最早建设文档一体化系统

　　2017年1月，福建省档案局（馆）被纳入工信部组织的第一批全国信创建设试点名单，自2018年10月起正式立项启动“电子公文处理与归档和电子档案管理应用系统”（以下简称“应用系统”）建设。机关档案室全程参与应用系统研发，并按照试点关于在国产化基础软硬件平台上构建能在全省乃至全国推广普及的电子政务应用系统的任务要求，立足机关档案室职能，践行电子公文处理系统与电子档案管理系统一体化研发思路。机关档案室借鉴前期OA通用技术下开发文档一体化系统的课题成果与经验，对照《中华人民共和国档案法》和《党政机关电子公文处理工作办法》关于电子档案管理的要求，重点负责全流程梳理电子公文处理、电子档案管理各节点步骤，一体化设计档案价值鉴定嵌入电子公文处理等归档操作，扩展式提出收发文原生电子档案归档数据要素，落实电子公文处理与电子档案管理的同计划同部署。

　　应用系统于2019年9月通过验收并上线运行，基本实现文档一体化应用与闭环管理，同步实现电子文件单套归档和电子档案单套管理。工信部充分肯定应用系统文档一体化的建设模式，认为其可用于指导和规范信创环境下全面推开的电子政务应用系统建设。该项目获2022年国家工信部数字技术融合创新应用解决方案征集工作示范单项奖。

　　2.最早开展全国性试点项目

　　结合应用系统文档一体化运行调试，档案室参与福建省档案馆申报“信创环境下电子公文归档和电子档案管理”试点项目，在2020年国家档案局、国务院电子政务办公室、国家电子文件管理部际联席会议办公室联合启动的全国电子文件单套归档和电子档案单套管理试点工作中先行先试。按“来源可靠”要求，进一步理顺应用系统电子文件办理、鉴定、采集、归档、编目、管理、移交、利用、备份等文档一体化流程步骤；按“程序规范”要求，排查系统收发文原生电子档案内容数据和管理数据格式的规范性；按“要素合规”要求，完善应用系统电子文件收集、归档两次“四性”检测方案，坚持边用边调，先后共对应用系统文档一体化功能提出近50项优化意见。同时，研究电子档案移交进馆提请、审批、确认、交接等各岗位角色权限，规范移交各步骤检测参数和指标，设计生成电子档案移交进馆事项清单，率先打通信创环境下“馆室一体化”移交接收通道。自2020年以来，机关档案室已完成本机关近千件原生电子档案移交进馆工作。

　　该项目也是全国试点项目中唯一一家开展信创环境下机关档案室电子档案单套管理工作的选题，并于2021年4月通过验收，属全国首家。专家评价：在信创环境下，试点项目对系统进行升级改造，技术选择可靠成熟，技术路径清晰，实现基础好。试点项目为信创环境下机关档案室电子档案单套管理工作实践提供了可复制推广的经验和办法。

　　3.最早编制技术规范

　　总结两次参与全国试点的系统建设经验和成果，档案室还积极参与承担国家档案局重点课题“信创环境下基于‘文档一体化’‘馆室一体化’原则的电子文件归档系统与电子档案移交接收系统开发应用研究”，致力于将研究成果理论化系统化，固化为福建省地方标准《党政机关电子公文归档一体化管理技术规范》（DB35/T1916—2020，以下简称《规范》）。《规范》已正式写入《福建省数字档案室测评指南》《福建省数字档案室建设评价办法》等，填补了福建省电子公文归档和电子档案管理相关规范的空白，也适用于指导信创环境下电子政务系统设计研发。

　　该项研究对信创环境下电子档案管理系统建设进行了理论探索，为推广和规范电子档案单套管理提供了具有示范价值的标准和经验。以此研究为基础，机关档案室还参与编制福建省地方标准《工程建设项目电子文件归档一体化管理技术要求》（DB35/T2081—2022），助力电子档案单套管理在工程项目建设领域落地生效。

　　探索实践模式新

　　近年来，机关档案室在全省乃至全国率先践行“三包两结构一体化”电子档案单套管理模式，示范开展信创环境下电子档案单套管理工作。

　　1.“一体化”实现流程规范化改造

　　应用系统在信创环境下率先实现两个“一体化”思路，包括“文档一体化”“馆室一体化”，分别为电子文件与电子档案、档案室与档案馆之间的一体化。应用系统前端的电子文件处理系统提前植入电子文件归档规范和要求，在全生命周期闭环中完成电子文件归档和电子档案管理，实现档案工作与电子政务工作同规划、档案室归档工作与档案馆接收工作同部署。

　　2.“两结构”实现要素规范化生成

　　“两结构”即电子文件基本元数据和扩展元数据两个基础结构。基本元数据主要描述电子公文的核心内容数据，主要有31项。扩展元数据描述电子公文的扩展说明数据，可自定义添加，主要包括背景元数据及过程元数据。《规范》作为课题重要成果的档案地方标准，其制定的电子公文元数据表，首次对信创环境下电子公文转化为电子档案管理等各流程中“两结构”参数作了详细的规定，为电子文件处理、归档、移交、保存等单套管理全流程中真实、完整、可用和安全“四性”问题的解决提供了数据规范化生成的方案。

　　3.“三包”实现数据规范化收集

　　将电子文件归档和管理流程首创具化为“三包”模式，以应用系统形成归档的电子文件为例，“三包”指以件为基本单位，封装、提取电子文件相关的内容数据或元数据形成存档信息包、查询信息包、管理信息包，分别满足存档、查询、管理等需求。存档信息包可预览查看电子公文正文、公文处理单、附件、无痕稿、痕迹稿、元数据等归档要素，并以OFD合集形式打包封装；查询信息包可预览查看电子公文正文；管理信息包可查看数据管理、数据检测报告、电子公文元数据等信息。

　　发力推进后劲足

　　机关档案室将吸取国内外区域性、行业性电子档案管理实践的典型经验和成功做法，努力从3个方面推动信创环境下电子档案单套管理工作创新发展。

　　1.示范性打造数字档案室

　　机关档案室将以电子档案单套管理实践为抓手，以系统建设完善为支撑，争创全省乃至全国性示范数字档案室，吸收《规范》测评考核指标，制定信创环境下数字档案室建设规划、办法和实施细则，加快文书、科技、照片、录音、录像、实物等各门类电子文件材料收集范围和档案保管期限表、分类方案“三表合一”等建章立制工作。同时，学习中国（上海）自由贸易试实验区管委会经验，建立量化的电子文件归档质量监控体系，实现定期性技术监控和系统性经验总结，倒逼优化升级应用系统建设，助推电子档案单套管理实践进展。

　　2.常态化运行保障机制

　　机关档案室将对照国家档案局新修订的《中华人民共和国档案法》《机关档案室管理规定》要求，进一步健全电子档案单套管理工作机制。在新出台《福建省档案馆机关档案管理规定》、新成立机关档案室协调小组的基础上，酝酿建立专题议事机制，协调解决开放鉴定等电子档案单套管理堵点难点问题；加大经费、人员、设备等预算投入，落实电子文件归档和电子档案管理社会化采购、档案员培训教育等常规任务，不断规范电子档案资源和软硬件建设；开展专题调研，研究探索信创环境下机关档案室采购项目、会计、业务数据等类别电子文件单套管理先进的办法，逐步推动各门类电子档案单套管理工作落地见效。

　　3.规范化发挥先行先试优势

　　目前，以应用系统为雏形，以《规范》为标准，以信创环境下云平台为依托，福建省档案馆已牵头完成“福建省省直机关电子档案一体化集中管理平台”“福建省档案馆电子档案移交接收系统”建设、部署。机关档案室积极发挥系统试点优势，参与验收工作，并率先试点运行，对文件采集嵌入节点、编目退回递补设置、“四性”检测区别操作、利用审批管理等功能模块提出优化意见，不断摸索、实践、反馈、提升科技、录音、录像、照片等各类电子档案“文档一体化”“馆室一体化”管理路径，将深入结合服务新落地的国家档案数字资源管理重点实验室建设归档工作，助攻各门类电子档案单套管理工作上大道步正轨。

　　作者单位:福建省档案馆

　　责任编辑：公喆