济南:打造电子文件归档典型应用场景

　　文/济南市档案馆

　　济南市档案馆深入贯彻落实习近平总书记对档案工作重要批示精神，聚焦“四个好”“两个服务”目标要求，以打造数字化应用场景为切入点，推动电子文件在线归档管理见到实效，提升档案数字供给能力，促进档案工作数字化转型。

　　转变档案工作模式

　　市档案馆主动顺应大数据时代发展趋势，不断加大档案信息化建设力度，推动档案工作模式转变：一是“收、管、存、用”全流程流转模式由线下向线上转变；二是资源建设模式由数据向档案转变；三是管理模式由以纸质档案和档案数字复制件为主的“双套制”向以电子档案为主的“单套制”转变。

　　档案工作模式的转变适应了经济社会数字化加快的客观需求，要求档案工作必须将电子文件在线归档管理作为重要抓手，进一步加大工作力度，深化数字化转型。立足于数字时代对档案工作提出的新要求、新课题，以打造档案数字应用场景为重要切入点，推进电子文件在线归档管理取得明显成效。

　　建设一体化管理平台

　　《中华人民共和国档案法》对电子档案的法律要件、法律效力作出明确规定，提出电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，可以以电子形式作为凭证使用。市档案馆贯彻落实档案法以及档案信息系统建设、电子文件归档管理等系列标准规范，开发电子档案共建共享一体化管理平台，为电子文件归档管理提供了系统基础。平台建设特点主要包括：

　　1.集成建设电子文件全流程、一体化流转通道

　　平台由多个子系统集成，与济南市市直部门（单位）办公自动化、政务服务系统对接，构建起“办公自动化系统、政务服务系统—电子文件预归档系统—电子化归档智能处理系统、电子文件保真系统—馆室一体化系统—馆藏资源管理系统—电子档案长久保存系统”的电子文件全流程、一体化流转通道。

　　2.坚持“文档一体”开发电子文件预归档公共模块

　　按照公共组件建设理念，研发部署独立式电子文件预归档系统，与市直部门（单位）办公自动化、政务服务系统无缝对接。系统预先配置由各部门（单位）提供的归档要素如分类方案、归档范围、保管期限表等，并具有数据清点、“四性”检测、可信认证和信息反馈等功能，能够在归档起始阶段有效控制各类数据的采集与整理，做到“文档一体”，实现对归档环节的“前端控制”，保障了电子文件来源可靠、程序规范、要素合规。

　　3.坚持“馆室一体”开发集中式数字档案室系统

　　研发集中式数字档案室系统——馆室一体化系统，供全市100多家市直机关集中、统一使用。系统主要是将经过清点、整理、固化以及“四性”检测和经可信认证后的电子文件进行正式归档，并经市档案馆审核后开展在线移交，“馆室一体”实现对电子档案进馆流程的“入口控制”，确保电子档案真实、完整、可用、安全。

　　4.运用保全技术开发电子文件长久保存系统

　　运用电子档案保全技术，对移交进馆的档案数据实现实时监测、实时预警、实时保全、实时修复，做到对电子档案“滞后控制”，确保档案数据安全保管、长久保存。

　　打造电子文件归档应用场景

　　2022年出台的《济南市数字机关建设实施方案》将电子文件在线归档管理列入工作目标。市档案馆积极融入党委政府工作大局，按照“服务为先、数据驱动、系统对接、部门协同”的思路，探索数字化时代档案工作的新理念、新方法，以打造档案数字化典型场景为切入点，推进电子档案共建共享一体化管理平台与相关部门（单位）办公自动化、政务服务平台对接，实现电子公文、政务服务事项电子文件全流程、一体化在线归档管理。

　　1.打造政务服务事项电子文件归档场景

　　市档案馆立足引领档案工作数字化转型，积极组织市不动产登记中心、市公积金中心和市中级人民法院3家单位申报国家档案局机关业务系统电子文件归档与管理试点并获批。依托市档案馆研发的电子文件预归档系统，市不动产登记中心业务系统归档功能建设完成，电子文件在线归档约33万件，顺利完成试点验收。按照全市改善营商环境工作要求，市档案馆协同市行政审批服务局，聚焦改变政务服务事项电子文件整理归档滞后，进而影响档案共享利用服务时效等问题，试点开展建筑资质审批事项电子文件标准化归档管理。完成建筑资质电子文件归档配置以及自动、批量归档功能建设，推动传统档案管理由前端人工操作向后台“自动捕获、自动转换、智能推荐”数字模式转化，实现了电子文件标准化归集、智能化归档管理和集成化关联。通过试点开展建筑资质电子文件在线归档，部分政务服务事项业务即时办结、电子文件即时归档数字场景在实践中落地，对提升档案服务实效、改善档案惠民利企服务质效起到了关键性作用。此外，结合提升档案工作服务民生水平，实现了电子文件预归档系统与市社保中心业务系统对接。目前，市行政服务审批局、市社保中心已完成电子文件在线归档约2万件。

　　2.打造电子公文在线归档场景

　　将电子文件预归档系统、馆室一体化系统分别与全市市直机关集中式办公自动化平台“济南市电子政务基础支撑平台”、市委办公厅办公自动化平台对接，为全市100多家市直机关电子公文在线归档提供了系统基础。目前，市委办公厅、市政府办公厅已完成约400件电子公文归档工作。以市两办电子公文归档数字场景为示范，市国资委办公自动化系统归档功能完成开发，并已接收约1000件电子公文在线归档。

　　电子文件归档管理工作的开展，一方面，对助力机关办公和政务服务实现“无纸化”，促进政府运行全流程“数字化”起到了重要的“后端驱动”作用；另一方面，使以收集、保管纸质档案和档案数字复制件为主的传统档案资源建设模式、管理模式得到改变，初步建立起以“增量电子化”为内涵的档案资源建设新模式，并为以电子档案为主的“单套制”管理探索总结出初步经验。

　　推进数字化转型取得成效

　　市档案馆着力打造电子文件归档管理数字化场景，推进政务数据在线归档管理工作取得积极成效，有力推进了档案工作数字化转型。

　　1.创新服务党委政府中心工作

　　贯彻落实“十四五”国家、山东省、济南市档案事业发展规划关于档案工作数字化转型发展要求，以全市大力开展的数字济南建设为重要契机，推进电子文件在线归档管理纳入全市数字机关建设和营商环境改善工作，实现了电子文件全流程、一体化归档管理。以推进电子文件在线归档与管理工作为重点，实现了服务党委政府中心工作与主动引领档案数字化转型相互结合、相互促进的双向正反馈；档案工作在融入服务数字济南建设中获得了加快数字建设与转型的良好发展机遇、政策支持；主动引领推进数字化转型使档案工作找到了服务党委和政府工作大局的契合点，在融入中心工作中实现了创新发展、转型发展、高质量发展。

　　2.建设公共模块减少建设成本

　　按照公共组件建设理念，开发部署电子档案预归档系统，为市直部门（单位）各类型电子文件在线归档提供了公共模块，实现了市直机关办公自动化、政务服务信息系统归档功能集中建设和电子文件集约化归档，在一定程度上缓解了各部门（单位）档案工作人员更换频繁、档案信息化人才缺乏等问题，有效减少了归档功能建设成本：一是节省各部门（单位）分别开发造成的资金重复投入；二是由市档案馆承担建设主要工作，能够充分发挥专业人才、技术力量聚集优势，缩短了建设时间，减少了各部门（单位）人力投入。通过减少建设成本，有效调动了相关部门（单位）的积极性，推进了电子文件归档管理工作的开展。

　　3.科技引领赋能档案信息化建设

　　围绕电子文件在线归档管理，部门协同组织申报并完成2项山东省档案馆科技立项项目：一是实施“行政服务审批电子文件单套制管理研究与应用”项目，结合开发档案信息管理系统，探索元数据、格式转换、“四性”检测、电子文件保真、数据保全、区块链等信息技术在电子文件归档管理中的应用，并制定形成齐全、完整的管理制度与技术规范。二是实施“‘一网通办’背景下不动产登记数字档案优化及共享研究—以济南市不动产登记档案为研究对象”项目，主要包括编制不动产登记电子数据归档标准并改造优化电子政务系统，确保业务开展过程中获取、形成的各类资料在审核登簿前达到归档标准；开发统一的对外开放接口标准，实现不动产登记电子档案在税务、金融、司法等多部门标准化共享；按照查询渠道与查询主体的不同，规范电子档案密级管理模式并制定相应查询规范，确保各类查询方式合法、结果可靠。科研项目的组织实施，为电子文件在线归档与管理工作的开展提供了有力支撑。

　　责任编辑：周拯民