四措并举推进公安档案管理信息化建设

　　□周丽娟

　　随着科学技术的日新月异，各地公安机关不断深化公安大数据建设应用，加快治安型警务向治理型警务转型，公安档案管理也随之迈进信息时代，加强和推进档案管理信息化建设势在必行。笔者结合泸县公安档案工作实际，就现阶段档案管理信息化建设进行分析思考，提出几点浅见。

　　一、工作现状

　　近年来，泸县公安局（以下简称县局）狠抓档案安全、管理、利用等关键环节，在档案工作机制建设、档案信息化水平、服务公安工作大局等方面取得了显著成绩。

　　（一）坚持党管档案，自上而下构建组织体系。把档案工作列入全局的长远规划、年度计划中，并纳入年终绩效考核，与各项业务同部署、同推进。重要档案工作事项提交局党委会审议，在软硬件上给予大力支持和保障。机关综合档案室与各部门（所、队）自上而下建立四个层次的档案管理组织体系，分别明确分管领导、专职档案员、兼职档案员、档案责任民警的职责分工，形成了一级抓一级，一级对一级负责的档案工作网络。

　　（二）严格管理标准，分门别类重塑机制流程。结合工作实际，先后制定各门类档案管理制度，强化档案工作指导和日常监管，确保档案管理工作按章操作、安全保管。目前，县局机关综合档案室为“省一标”档案室、“全省公安机关档案管理工作示范单位”；全县20个派出所中，档案达优秀等级的派出所有9个，其余派出所档案均达合格等级。

　　（三）盘活档案资源，有力有序推进数字进程。为进一步提升档案信息化管理水平，县局除涉密信息外，档案案卷目录及卷内文件均实行思源档案管理系统公安网络集中统一管理和定期自动备份，并将档案备份数据拷贝至凉山州公安局异地双向备份1份，保证档案数据绝对安全。同时，按照“增量电子化，存量数字化”工作思路，对文书档案进行数字化扫描加工，并按要求同步导入单机档案管理系统，推动全局档案信息化进程。

　　二、存在的问题

　　（一）对公安档案信息化重视程度不够。档案工作作为公安工作的一项收尾工作，经常被边缘化。特别是基层一线和实战部门存在重打击、轻业务的思想认识偏差，对档案工作在人、物、财投入方面支撑保障乏力。

　　（二）档案收集滞后于档案信息化建设要求。随着公安大数据实战化运用水平不断提高，工作内容更多是以电子数据、电子文件等形式出现。而不少部门只重视收集纸质档案，导致珍贵的声像、电子类档案收集不完整，甚至造成重要档案流失。

　　（三）库藏档案量数字化进度缓慢。公安档案一直以来以实体档案资源为主，数字化档案的比重仍较小。在档案资源开发利用方面，除已原文上传档案管理系统可以实行原文检索查询外，其余档案仍停留在计算机检索档案目录级、实体档案需人工翻阅查找的水平上。

　　（四）业务系统对接存在数据壁垒。由于档案工作数据均独立于各个公安系统平台，且未与公安档案管理系统平台对接，导致部分业务数据长期处于游离状态，存在一定的安全风险。同时，档案信息无法实现各类业务数据共享，大大降低了档案资源的开发和利用效率。

　　三、推进公安档案管理信息化建设的建议

　　（一）做实保障，夯实档案管理基础。一是强意识抓推动。把档案知识和安全意识教育作为党委中心组及各级公安机关领导干部的“必修课”，借助领导干部政治轮训、干部读书班等培训之机上好依法治档课，让领导干部认识到档案工作的重大意义。积极争取将公安档案信息化纳入本地本单位信息化发展规划，保障档案信息化建设依法开展。二是建体系抓执行。档案工作涉及不同部门、不同岗位的每一位参与者，需按照档案管理责任分工，进一步完善档案层级负责制度。各级公安机关应自上而下健全档案分管领导、部门负责人、档案民警及具体档案人员责任制，全面实施档案网格管理，形成齐抓共管、运行有序的档案管理组织架构。三是严考核抓提升。将档案管理工作纳入年度目标考核，制定严格的考核奖惩和问责追究机制，成立档案行政督检小组，定期对各部门（所、队）档案管理工作情况开展督促检查。及时梳理检查发现的问题，明确整改要求和时限，全程跟进整改，确保档案工作常态长效推进。

　　（二）严把关口，打造档案专业队伍。一是严把进口关。各部门在选择档案管理人员时，应从利于公安档案工作长远发展出发，优先考虑文化程度、专业能力及年龄等条件，将既懂基层工作又熟悉计算机操作、具有较高文化水准和专业知识的人员充实到档案管理队伍中，才能有效推动公安档案管理工作的科技化和信息化。二是严抓培树关。要聚焦档案工作重点，适时举办公安档案基础知识和业务技能培训，邀请档案业务教官现场进行专题授课。从时间和经费上给予档案人员的交流培训保障，为档案管理人员提供到档案管理先进地区参观考察和学习交流锻炼的机会，借鉴其他地区先进经验和做法运用到本地档案管理工作实践中。对档案工作成绩突出的个人要及时给予表彰奖励，增强档案管理人员的荣誉感和使命感。三是严管交接关。档案工作是一个承上启下、有机衔接的过程，各部门应尽可能减少档案管理员的频繁调动，确保档案员的相对稳定。在特殊情况下，如遇档案人员退休或岗位调整时，要严把档案人员的交接关，并由前任档案员以“传帮带”的形式，让档案接班人适应过渡期后，再进行档案工作的移交，避免档案工作断层或滑坡。

　　（三）规范流程，严格档案闭环运转。一是更新制度，统一标准。随着档案信息化、数字化建设的不断推进，需要统筹谋划电子公文档案数字化储存管理制度。在电子文件和数据库设计上，确保公文处理（办文）系统与档案管理系统统一执行档案行业标准，在数据导入和用户管理上实现无缝对接，实现“文档一体化”。同时实行双轨制，坚持对纸质文件进行扫描处理，与公文系统生成的电子文档一并归档，互为印证，进一步保证电子文件的真实、完整、可靠和可用，为更好地推进档案数字化建设提供制度保障。二是明确范围，前端把控。按照“应收尽收、应归尽归”原则，明确各类档案收集范围，进一步规范档号编制方法，细化各类档案移交时限、质量、程序等要求。对涉及本单位各类重大活动事项指导档案材料，档案管理员要提前介入，列出档案收集任务清单，明确收集范围、标准等具体要求，避免“先进行、再收集”。三是鉴定入库，优化服务。各部门在档案入库前首先应对各类归档材料开展鉴定审核，确保入库档案的质量。同时，建立适应公安工作体系的涉密档案单机版查询和非密档案公安局域网查询系统。

　　（四）科技赋能，推进智慧档案建设。一是加速推进智慧档案室建设。各级公安机关要把档案管理的硬件设施放在重要位置，在今后的公安业务用房建设中，要将智慧档案室建设纳入统一规划设计。通过对库存档案开展全方位智能管理控制，实现对档案全程跟踪、定位管理、自动盘点、智能分析等，降低档案接收、盘点和查找的劳动强度。二是加快库存档案数字化进程。各级公安机关应积极争取档案经费保障，按照档案“存量数字化、增量电子化”要求，经统一数字化招标后，按照“珍贵档案、重点档案、特色档案”优先处理原则，分步依次推进档案数字化加工处理。三是加强业务系统便捷化对接。与软件公司协调，构建跨部门、跨业务、跨区域、跨层级的数字档案管理服务平台，实现部门警种档案信息互通互联。同时，升级完善档案系统平台功能和运行环境，加快档案系统与公文收发办公自动化系统、人口信息、出入境管理等公安业务系统的对接，确保档案系统数据与各警种数据的动态、实时交换，更好地为打击犯罪、维护稳定、服务群众提供查询利用。

　　作者单位：泸县公安局