事业单位档案管理工作规范化策略探究

　　□廖春花

　　1   通过多样方式，明确指导思想，强化正确意识

　　档案管理是一项涉及法律法规的工作，有关方面应该明确档案管理的目标和原则，制定相应的政策和规范，以保证档案管理工作的顺利进行[2]。明确规范化的指导思想可以帮助相关人员明确职责，加强对档案管理工作的重视，确保档案管理的合法性和规范性。因此，相关人员应该通过多样方式明确指导思想强化正确意识。在此过程中，相关人员可以从以下几点出发：

　　1.1   立足领导性，引导相关人员通过线上方式学习法规

　　事业单位档案管理工作人员应该通过线上平台学习《档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，分解学习、内化法规内容，树立规范化的法律意识。利用网络平台，组织专家学者开设关于档案法律法规的线上培训课程。通过直播、录播等形式，将法规的重要内容进行讲解和解读，帮助相关人员理解法规的背景、原则和要求。建立事业单位档案管理在线学习平台，提供相关法规和政策的电子文档、案例分析、考试测评等学习资源。通过学习平台，相关人员可以随时随地进行学习，深入了解法规的内容和实施细则。

　　1.2   宣传事业单位档案管理规范化

　　通过部门由点到面的宣传工作，促进集中引导相关人员学习规范化意识。部门可以制作报纸等宣传资料，将档案管理的重要性和规范要求直观地展示出来。通过宣传活动，向相关人员传递档案管理的理念和实践经验，提高他们对档案管理的认识和重视程度。部门可以组织内部培训班，邀请专家学者和行业专业人员进行培训。培训内容涵盖档案管理的理论知识、实际操作技能和法规要求等方面，帮助相关人员全面提升档案管理的规范化意识。通过以上宣传工作，可以集中引导相关人员学习规范化意识，提高他们对档案管理的认识和重视程度。

　　1.3   定期检查和监督

　　通过定期检查和监督帮助相关人员创新事业档案管理意识。部门可以建立档案管理工作考核制度，对相关人员的档案管理工作进行定期评估和检查。通过考核制度，发现问题、指导纠正，帮助相关人员增强档案管理的意识和能力。考核内容可以包括档案管理的规范性、文件整理的准确性、档案保管的安全性等方面。部门可以定期对各单位或部门的档案管理工作进行检查和督促。通过实地检查、文件抽查、档案调阅等方式，发现问题、指导纠正，帮助相关人员增强档案管理的意识和能力。通过以上定期检查和监督的措施，可以帮助相关人员创新档案管理意识，不断提高档案管理工作的质量和效益。

　　2   立足多样原则，完善档案管理工作规范化建设

　　档案是事业单位的重要资产，对于事业单位的正常运转和发展具有重要意义[3]。规范化的档案管理可以保证档案信息的可靠性，有助于提高档案管理的效率和质量，同时也有利于事业单位的信息安全和保密工作。因此，完善档案管理工作的规范化建设是非常必要的。在此过程中，相关人员应该从以下几个方面出发。

　　2.1   立足于原件归档原则，是指将档案的原件进行专门保护和管理

　　2.1.1   档案室环境建设

　　确保档案室的环境符合相关的要求，如恒温恒湿、通风良好等。可以安装空调或恒温恒湿设备，以保持档案的稳定状态。此外，还要对档案室进行定期的清洁和消毒，以防止虫害和尘埃对档案的损害。

　　2.1.2   档案存储设备

　　选择适当的存储设备是保护档案原件的重要措施。相关人员可以采取防护措施，如封存袋、酸性纸张或特殊的存储盒，以防止档案受到光线、湿气、虫害等因素的损害。例如，对于重要的合同文件，可以使用专门的防火柜进行存储，确保其安全性。此外，还可以使用防尘罩或封装膜等材料对档案进行保护，防止尘埃和污染物对档案的侵害。

　　2.1.3   档案保管措施

　　在档案保管过程中，相关人员应制定相应的规章制度，明确档案的保管责任和流转程序。例如，可以制定档案借阅申请表和借阅登记册，对档案的借阅和归还进行管理。此外，还可以设置档案保管员，负责档案的日常保管和管理工作。

　　2.1.4   档案安全措施

　　档案的安全性是档案管理的重要方面。相关人员可以采取多样化的安全措施来确保档案的安全。例如，可以设置密码和权限管理系统，限制档案的访问权限，防止非授权人员查阅档案。此外，还可以采用视频监控和报警系统，增加档案室的安全性。另外，还可以制定档案保密制度，对涉密档案进行特殊保护，防止档案信息泄露。

　　2.2   立足于经济适用原则，是指通过多样的方式来节约事业单位档案管理成本

　　2.2.1   数字化处理

　　档案的数字化处理是降低成本的重要手段。相关人员可以采用扫描仪将纸质档案转化为电子文件，存储在电子档案库中。这样可以减少纸质档案的数量和相关的人力成本，提高档案的检索效率。

　　2.2.2   自动化管理

　　建立档案管理系统，实现档案的自动化管理。通过系统的建立和使用，可以减少人工操作的需求，提高档案管理的效率和准确性。例如，可以通过系统进行档案的分类、归档和检索，减少人工的工作量。

　　2.2.3   多样化的存储方式

　　选择适当的存储方式也可以降低成本。例如，可以利用云存储技术，将档案数据存储在云端，减少实体存储空间和设备的需求。此外，还可以利用外包服务，将档案管理的一部分或全部外包给专门的机构或公司，以降低管理成本。

　　2.2.4   档案销毁与回收

　　及时对无用的档案进行销毁和回收，可以节约存储空间和管理成本。相关人员可以制定档案销毁和回收的规程，定期清理和处理无用的档案。这样可以避免无用档案的占用和管理费用的浪费。

　　2.3   立足于信息化原则，是指通过多样化的现代化技术和载体来构建网络档案管理体系

　　2.3.1   建立电子档案库

　　通过建立电子档案库，将档案数字化并存储在数据库中。这样可以方便档案的快速检索和管理。相关人员可以利用专业的电子档。

　　档案管理软件，将档案信息输入系统中，实现档案的全面电子化管理。通过电子档案库，可以随时查阅、编辑和传输档案信息，提高档案管理的效率和便利性。

　　2.3.2   实现远程访问和共享

　　利用互联网和内部网络，实现档案的远程访问和共享。相关人员可以通过网络连接，随时随地访问档案信息，方便不同部门之间的沟通和合作。例如，可以建立档案管理系统的在线平台，实现档案的远程查询和申请。

　　2.3.3   移动办公和档案管理

　　利用智能手机和平板电脑等移动设备，进行移动办公和档案管理。相关人员可以通过移动设备，随时查阅和处理档案信息，提高工作效率和便利性。例如，可以开发移动应用程序，实现移动端的档案管理功能，方便人员在外出或出差时查阅和处理档案。

　　2.3.4   利用大数据分析

　　综合运用大数据分析技术,对档案资源进行深入发掘与数据分析。有关人士能够通过对档案数据的解析,找到隐含在数据后面的规律与价值，提供决策支持和业务优化。例如，可以通过大数据分析，了解档案使用情况、借阅频率等信息，为档案管理提供科学依据。

　　3   结语

　　综上所述，事业单位档案管理工作规范化是一个系统工程，不是一朝一夕能够完成的。在此背景下，本文从意识培养、完善事业单位管理工作建设出发对档案规范化建设进行了研究。这一研究不仅能够提高档案管理的效率，还能够健全线上、线下的档案管理制度和体系。

　　参考文献

　　[1]冯天.事业单位档案管理工作规范化标准化的实现路径[J].黑龙江档案,2023(04):45-47.

　　[2]张慧.如何推进事业单位档案管理工作规范化、标准化[J].办公室业务,2023(10):135-137.

　　[3]李国辉.机关事业单位档案管理工作规范化及标准化探究[J].办公室业务,2021(23):104-105.

　　作者单位：遂宁市财政信息中心