发布时间:2024-04-04 21:13:58被阅览数:162 次信息来源：《四川档案》
□漆琼
为强化企业内部控制，找出企业档案管理存在的问题与不足，笔者根据实践经验，聚焦增量、兼顾存量，进行了档案制度体系重塑，建立健全了一套完整的公司档案管理制度与标准，面向全局规划，选择重点突破，取得了显著成效。
1 总体目标
按照档案立卷归档的前期要求，督促部门建立相关各类台账，做实做细本部门形成和办理的各类各种载体的文件材料的收集整理工作，确立各类文件材料的归口管理部门，进行前端控制，强化文件材料的全生命周期管控。建立“实体库+数字档案库”双轨制的现代化档案管理架构。公司实体库主要保存公司法人项下及公司直接参与管理业务的实体档案，公司数字档案库以各子公司档案信息资源为核心，涵盖公司所有档案数据资源；将数字档案资源体系逐步发展成为公司的信息资源中心。
2 构建制度体系
2.1 “一个办法”
确立了“统一领导、分级管理”的工作原则，明确了“实体齐全、信息集中”的管理模式，厘清档案部门和各部门职责界限，提出“预立卷”管控思路，用一个办法来管理，立标准为准绳，围绕“收齐，管好，用活”的工作目标，打造“责任流程明确、制度标准完备、管理技术先进、信息利用高效”的公司档案管理体系。
2.2 “一个范围”
成立了总经理挂帅的档案清单编制工作领导小组，将公司各类档案的归档范围以清单方式落实到部门，要求公司十几个部门通过职责关系确定清单结构；通过职责内容确定清单内容；通过细化时间、数量、来源标准来确定保管期限。
2.3 “一个分类方案”
制定了《公司档案分类及档号编制规则》,将公司档案分为管理、建设项目、设备仪器、人事、声像、业务、科研、会计、实物、电子十大类，将公司所有档案都纳入档案管控体系。
档案分类体系，分为10个一级类目，即：管理类档案、建设项目档案、设备仪器档案、会计档案类、人事档案、声像档案、实物档案、电子档案、业务档案、科研档案。二、三、四级类目分别按照所属门类档案的实际形成规律，视情况对其上一级类目进行细分设置。
根据管理类档案件号排列顺序的原则，将机构代码在档号中隐藏，只在案卷盒上体现，满足查档需要。
保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”“D30”“D10”标识。
2.4 “一个实施细则”
围绕档案的全生命周期进行管理，编制了各项制度及其配套标准，共同组成了公司统一的制度标准体系——《归档文件材料管理实施细则》（以下简称《细则》）。细则包括文件材料的形成与收集、整理与移交、分类与编目、保管与利用、统计与编研、信息化建设、安全与保密、鉴定与销毁、指导与监督及附则共十一章。一方面使之能够指导当前开展的档案移交和整理工作；另一方面，用制度来管控人员行为，用标准来规范档案实体。《细则》贯穿了所有文件材料的全生命周期管控，并将档案模板及样表全部附图罗列形成指导各部门、各子公司专（兼）职档案人员的操作手册及作业指导书。
3 关键难点与问题
在上述工作流程的实施过程中，也发现了相当多的潜在问题，主要突出表现在以下几个方面：
3.1 文件材料形式上合格，但本身内容深度不够或者流转流程本身没有满足制度或规范的要求，基本没有形成符合要求的成套文件材料。
3.2 业务类文件材料编号规则不明确，文件办理与流转分散在各部门，编号的统一性较差，存在一定程度的漏编、错编和空号现象；导致移交归档时经办人员无法通过编号规则准确发现与判断文件的缺失情况。
3.3 未建立部门日常管理台账，或台账不清导致文件材料齐全完整性无法得到保障。在前期各类档案的移交、接收工作中发现，除办公室收发文外，部门文件材料没有建立统一的部门台账，部门兼职档案人员对归档材料的收集是临近移交归档时由各业务经办人员造清单汇总甚至是各业务人员分别移交档案人员。这是导致部门移交归档的文件材料齐全完整性不能得到保证的主要原因。
3.4 未中标的投标文件应如何归档保管不明确。关于招投标文件材料，国家有明确文件规定招标文件、评标文件以及中标单位的投标文件必须归档保存，但未强制性要求未中标单位的投标文件也要归档保存。实际工作中，各部门做法不一，有全部归档保存的，有归档保存前三名的，有只保存中标单位的。由于招投标工作领域属于审计、纪检重点关注领域，检查、审核的文件通常都不仅限于中标单位。对于此类按照规范可左可右、可保存可不保存的文件材料，公司未从全局、整体的角度来给出明确的制度与标准。
3.5 部门编制与修订《文件材料归档范围》的理解与认识不到位。部门对档案管理意识缺乏足够的认识与理解，《文件材料归档范围》的编制与日常增补修订，是加强部门档案管理、提高文件归档准确性、使公司有价值文件应归尽归的重要依据与保障。需要由业务经办人员以及部门负责人给出重要意见来确定文件的价值以及是否应归档。《文件材料归档范围》试行稿推行过程中，仍有具有重要查考价值和和凭证依据价值的文件，没有被纳入归档范围，散落经办部门。
4 操作路径与工作实施
经过上述精准定位档案工作管理模式和排查相关问题，使档案管理与企业战略相结合，全面融入公司重点工作，以期从体制机制上解决档案工作被动脱节的局面，初步建立健全公司档案统一领导、分级管理机制，有办法、有细则、有范围、有考核制度。公司档案工作范围已覆盖投融资、研发、生产、建设、运营、技术等各个领域。
4.1 建立文件管理中心，推行文档一体化管理模式，强化文件材料全生命周期管控。
将文件材料收集、预立卷及移交工作纳入目标考核体系，年初布置工作任务，年终坚持开展目标考核检查工作，实行统一管理，确保档案工作目标逐条得到落实。落实对各子公司档案工作的指导与监督。对标先进，重点辅导落后的新设公司的档案工作。
4.2 督促部门建立台账，做实做细收齐本部门形成和办理的各类各种载体的文件材料。
以部门级《文件材料归档范围》为依据考评各部门年度归档情况，如发现有查考价值和证据价值的部门文件没有被纳入归档范围，导致因文件缺失而给公司经营管理带来损失的，按考评标准扣分。
4.3 项目管控部门牵头参与部门对项目文件材料进行全生命周期过程控制，保证项目档案及时完整归档，有效推进项目结决算。
根据公司《工程项目全生命周期风险分析清单及相应控制措施》，做实做细项目各环节的归档文件材料清单范围，包括内部责任部门及项目参建单位，以确保项目文件完整、准确、系统和及时归档为目标，针对决策立项、审批、勘察、设计、施工、监理和竣工验收及结决算、后评价等全过程，进行项目档案的全生命周期管控。
4.4 与公司信息化建设同步，持续推进公司档案信息化建设，早日建成数字档案室。
目前公司已完成了档案管理系统的安装、测试与试运行工作，但各业务系统电子数据本身离单套制下电子文件归档的要求有差距，早日确立建立信息化建设的电子文件管理平台、内容平台建设以满足单套制归档的要求，跟上档案行业电子化、无纸化进程的时代大潮。
作者单位:成都市兴蓉环境股份有限公司
