境外铁路建设项目档案管理难点分析与对策

　　□张东杰1   刘姣姣2

　　作为推进“一带一路”战略实施的重要纽带、重要依托和重要支撑，中国铁路近年来走出去的步伐不断加快，足迹遍及亚洲、欧洲、北美洲和非洲，成为高质量共建“一带一路”和国际产能合作的一张亮丽名片，也为全球发展事业贡献了中国力量。

　　境外铁路建设项目档案是境外企业处理工程质量问题、维护自身合法权益的重要凭证，也是国际技术交流、项目运行管理的重要技术依据，同时是总结经验为其他建设项目提供参考借鉴的重要知识资产。在境外铁路工程建设中，由于境外档案管理标准不同、档案管理人员业务能力参差不齐、语言文化差异、信息化滞后等原因，导致档案管理存在诸多问题。本文从分析境内与境外的环境差异入手，从境外铁路建设项目档案管理的模式与难点分析，寻找有效应对之策。

　　1   境外铁路建设项目档案管理的难点分析

　　1.1   各国档案法律法规存在差异性

　　在境外铁路建设项目中，档案的管理涉及不同国家、地区的法律法规，因此需要了解并遵守多方面的法律框架。国际上存在一些针对档案管理的国际公约，如联合国教科文组织通过的有关档案的《波洛尼亚原则》。世界各国由于政治制度与国情的不同，其档案法规的内容各具特点。如法国颁布了《关于呈缴本国文件的法律规定》，凡是涉及官方活动的文件，必须一律向法国国家档案馆呈缴；德国则规定所有联邦机构和地方政府都必须将具有永久保存价值的文件移交当地档案馆保管；美国国家档案与文件署统一管理国内各种类型档案馆的档案业务，并负责监督指导非政府机关的文件材料管理工作等。

　　1.2   我国档案法规标准存在不明确性

　　目前，国家档案局、铁路行业部门发布境外档案管理专门性法规标准有《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》《企业境外档案管理办法》及《中国国家铁路集团有限公司境外档案管理办法》。此外还有部分法规标准相关条款涉及境外档案管理，比如《关于进一步加强中央企业档案工作的意见》明确要求加强境外企业和机构的档案管理，《中央企业档案工作规定》第二十一条要求中央企业应该加强境外企业（机构）档案管理。但专门针对境外建设项目档案管理的法规和标准仍然相对较少，且可操作性和执行性不强。例如，目前所有法规和标准文件中都没有涉及外事档案的收集范围和保管期限，这可能会导致境外档案收集范围不齐全。

　　1.3   建设项目文件归国运输难

　　《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》（档函〔2005〕205号）要求，在不违反相关法律及规定的前提下，要及时将重要档案原件送回国内母体公司。然而，在境外铁路建设项目中，由于档案数量庞大且体积大，如何通过海关检查将档案安全送回国成了一个难题。此外，由于运输距离远、运送时间长且环节多，对档案运输过程中的安全保管也提出了更高的要求。

　　1.4   境外档案管理平台构建难

　　档案法规定，不具备安全保管条件的重要档案应及时将档案进行数字化扫描，并将档案数字化扫描件移交国内投资主体或母公司保存。然而，现实情况中，大部分境外项目档案并不能满足安全保管及运回国内投资公司的条件。因此，充分利用现代信息技术，建立统一的境外建设项目档案管理平台，实现档案信息化管理意义重大。但是目前境外档案管理平台的构建存在很大的困难和障碍。

　　1.5   档案管理人员业务能力不足

　　境外铁路项目档案管理的特点和难点之一是缺乏档案管理专业人才。随着中国铁路走出去的步伐加快，境外铁路建设项目也日益增多，但境外的档案管理人员缺乏国际化的档案管理理念、缺乏境外档案管理标准的应用经验、数字化和信息化技能较为薄弱，专业素质相对欠缺。

　　2   境外铁路建设项目档案管理应对策略

　　2.1   准确把握不同国家的档案法律法规

　　对于境外铁路建设项目，要准确把握所在国有关档案的法律法规，可采取几种方法。

　　2.2.1   了解针对档案管理的国际公约。

　　2.2.2   了解项目所在国的法律法规和基本原则。各国的国内法律法规，规定了档案的收集、保存、开放等方面的具体要求和程序；隐私保护法律，涉及档案中个人信息的收集、使用、保护等方面；知识产权法律，包含合法使用档案中的版权、专利等知识产权的相关信息。

　　2.2.3   研究相关案例和研究成果，可以更深入地了解该国档案法律法规的具体实施情况，以及存在的问题和改进方向。

　　2.2.4   与当地专业人士进行交流，可以帮助我们更好地了解该国的档案法律法规，同时也可以获得更多的实践经验和建议。

　　2.2   建立健全境外铁路档案管理制度规范

　　境外铁路建设项目档案管理需要注重制度建设。这包括建立与国际标准相适应的档案管理制度、规章制度，并加强人员培训，以确保项目档案管理与国际标准相符合，提高档案管理的专业水平和规范性。

　　在境外铁路档案管理中，涉及单位多、具体操作人员也多，制定完善的档案管理办法对项目的档案管理至关重要。还需建立符合各自项目特点的档案管理办法，办法的制定参考文件不仅只来源于国际档案理事会（ICA）等国际组织，也包括所在国及我国自身制定的档案管理标准。管理办法的内容主要涵盖：档案的收集、整理、分类、归档、移交、保存、利用等方面，旨在确保档案的真实性、完整性、准确性、系统性和可访问性。

　　2.3   利用信息化手段，实现跨境档案流动与共享

　　在境外铁路建设项目中，涉及多国合作，因此需要实现档案的跨境流动和共享，以提高信息传递的效率和质量。纸质档案由于数量庞大，实现跨境流动困难，那么利用信息化手段，实现电子档案跨境流动与共享成为国际基建档案的首选，建议可采取以下几种方法：

　　2.3.1   建立数据共享平台。可以建立跨境数据共享平台，促进数据流动和共享。平台可以包括数据交换、数据交易、数据监管等功能，可以通过API接口或SaaS服务等方式为各国企业提供数据支持。

　　2.3.2   利用云计算技术。云计算技术可以提供弹性的计算和存储资源，可以方便地实现跨境数据流动和共享。通过建立云计算平台，可以将数据存储在云端，方便各国企业进行数据访问和共享。

　　2.3.3   采用加密传输技术。由于跨境数据流动涉及不同国家和地区的法律法规和监管要求，因此需要采用加密传输技术来保障数据的安全性和保密性。可以采用SSL/TLS等加密协议进行数据传输，确保数据不会被窃取或篡改。

　　2.3.4   制定统一的数据规范和标准。由于不同国家和地区的法律法规和监管要求不同，因此需要制定统一的规范和标准来保障跨境数据流动和共享的安全性和合规性。这些规范和标准可以包括数据格式、数据处理、数据存储等方面。

　　另外，利用信息化手段实现跨境数据流动和共享需要综合考虑技术、法律、政策等多方面因素，需要各国政府、企业和社会各方面的共同努力和支持。

　　2.4   多管齐下，提升档案人员业务能力

　　2.4.1   培训。结合所在国家的法律法规和实际情况对档案管理人员进行专业培训，以提高管理人员的实际操作能力。

　　2.4.2   实践。让档案管理人员参与实际的档案管理过程，包括档案的收集、整理、存储、检索和利用等。

　　2.4.3   交流：加强与其他国家或地区档案管理人员的交流，分享经验和技术，了解最新的档案管理趋势和发展。

　　2.4.4   引入先进技术：引入先进的档案管理技术和工具，如数字化技术、云计算等，使管理人员能够更好地适应现代档案管理的需求，提高工作效率和质量。

　　综合而言，解决境外铁路项目档案管理中面临的法律标准不明确、档案流动困难以及档案管理人员业务能力不足等问题需要采取综合措施。通过加强法律法规的学习、提高国际视野、增加培训交流、健全制度建设以及提高信息化管理手段等方式可以有效地提升境外铁路建设项目档案管理水平。业主和参与单位应积极采取这些措施解决档案管理中的难题从而推动境外铁路建设项目的顺利开展。

　　参考文献

　　[1]李晶伟,王宁.实践视角下企业境外建设项目档案管理的对策与建议[J].档案与建设,2019(01):14-17+26.

　　[2]蔡盈芳.企业境外档案管理办法内容要点[J].中国档案,2019（02）:32-33.

　　作者单位：1.中国铁路国际有限公司；2.山西启程建筑工程管理股份有限公司