发布时间:2024-04-04 20:59:13被阅览数:283 次信息来源：《四川档案》
□赵勇军
1 引言
进入新时代，国家对各个单位的信息化水平提出了更高的要求。高校的档案管理作为信息化水平重要的一环，对高校的数字化建设起着决定性的作用。高校应深刻认识到数字信息化在档案管理中的作用与地位，以更多的手段实现高校档案信息化的管理途径，切实提高高校的信息化管理水平。
2 高校档案数字化建设的意义与必要性
高校档案管理作为高校工作的基本内容，是衡量高校综合管理水平的重要指标。
2.1 促进档案管理工作向高质量、高水平发展
信息化的基础是数据的数字化，高质量的数据数字化水平直接决定了高校的信息化水平。档案的信息化可以使档案管理人员从原来的侧重档案的收集与组档任务中脱离出来，专注于档案的核心数据，及时发现档案管理过程中出现的数据问题，找出解决问题的最优解。专注于档案数据的管理，也可以让档案管理人员发现档案数据背后的规律，从而促进档案管理人员制定更加合理、更加人性化的档案管理制度，促使档案管理工作向更加高质量、高水平的方向良性发展。
2.2 有利于挖掘档案中的增值价值
档案数据是学校管理化水平的真实体现[1]。目前，我们处在一个多样化、多源化的大数据时代。如何利用好现有的历史数据，是提高智能化水平的关键。对档案数据的高质量管理，利用现在比较流行的数据挖掘算法，对档案数据进行规律的挖掘，可以发现在学校管理过程中存在的漏洞，为管理层制定相应的政策提供有力的数据支持，从而促使学校的管理向高质量发展。
2.3 提升学校档案的抗风险能力
阿坝师范学院处在高频发的地震带、海拔较高，空气湿度相对较高的山区地带。纸质档案极易在地震、泥石流或者潮湿的环境中丢失或损坏。完成档案的纸质化向数字化的转换，并做好电子化档案的异地灾备工作，可以把对纸质档案的损害降到最低，提高档案管理工作的抗风险能力，使档案管理和优化工作更加平稳。
2.4 提升高校档案的信息共享水平
档案的数字化不仅包括文本、图片等内容的数字化，还包括了音频、视频等其他形式的媒体介质的数字化。利用现有的存储介质和强大的计算资源，如云计算、分布式计算等方式，运用合适的智能搜索算法，为用户提供丰富的检索模式，从多视角满足用户的个性化需求，扩大档案服务的空间。多维度提升档案的共享水平。
2.5 增强学校的文化自信与传承
高水平的档案信息可以完整地保护学校的传统文化和精神财富[2]。利用强大的数字媒体技术可以完整地保护学校的历史文化遗产，使高校的文化建设得到进一步的传承和发展。档案的高质量、高水平的管理是学校文化自信的高度体现。
3 目前高校档案管理的现状
经过十几年的发展，学校档案的信息化水平有一定范围和程度的改善，但是还是出现很多的问题。
3.1 对档案的管理工作不够重视
目前学校对档案进行了初步的建设，但是还没有将档案工作提升到与教学、科研和管理工作等同等地位看待，还是将档案看待成教学、科研的辅助工作，使得档案管理工作价值没有真正地反哺教学、科研和管理工作。
3.2 顶层设计不足
档案的信息化是高校信息化建设的重要环节。学校对档案信息化建设缺乏系统性思考，还未将档案的数字化提高到信息化建设的高度。造成学校的档案的数字化建设与其他业务系统缺乏整合，与其他业务系统出现明显的业务壁垒，导致档案的业务与其它系统的业务不互通。
3.3 档案有了一定的信息化，但是形式比较单一
学校对档案的数字化建设有了一定的基础，初步形成了一定的数字化能力。但是档案的数字化形式还是比较单一。学校的档案数字化工作主要是对文本文档和图片进行了一定的数字化，对视频、音频影像的数字化工作还不够。导致档案的检索结果形式单一。
3.4 档案管理安全意识不足
档案信息非常重要，潜在风险贯穿于档案管理的整个过程中。目前学校档案管理过程中存在安全意识不足的问题，导致了档案系统遭受黑客攻击的情况，在一定程度上造成了不可挽回的损失。
3.5 信息孤岛
学校档案管理系统与其它业务系统数据不互通，导致归档数据与业务数据不同步或者存在差别的情况。如何打通档案系统与各种业务系统的通信也是档案信息化过程必须要考虑的首要因素。
4 档案数字化建设的路径
4.1 加强档案建设的顶层设计
从学校层面将档案建设工作纳入到学校信息化建设的战略高度，将档案工作与教学、科研和管理提升到同等地位，形成优势互补，互通有无。为档案的数字化建设提供强有力的政策性支持。
4.2 完善档案制度和流程
目前，学校档案制度还不够完善，在档案流转节点上，还存在着可以优化的细节和不合理之处。档案数字化必须要依靠建立健全完善的档案制度，明确档案信息化所要做的工作和内容。制定简单、方便、快捷地档案借阅制度，使流程更加合理，更加高效。
4.3 统一档案数据库标准
统一数据库标准使档案数字信息化的首要步骤。统一数据库标准，才能使档案系统与学校其它业务系统对接。规范档案管理系统与其它业务系统的数据交换格式，使档案管理系统与其它业务系统的交互更加高效。统一数据库标准，还要考虑以后档案数据的抽取，清洗和分析和挖掘工作。对档案数据的分析、计算和挖掘，充分将档案数据的价值发挥到最大，使档案数据分析结果更好地去服务学校的教学、科研和管理工作。
4.4 建设智慧型档案管理系统
档案系统的智能化是实现档案信息化的关键步骤[3]。目前学校档案管理系统仅仅是对历史档案数据进行存储，而且存储格式比较单一。当今我们处在大数据时代，档案系统要重复利用数据的优势，充分发挥大数据的魔力，运用机器学习算法等，充分挖掘档案数据背后的价值，使档案数据更好地为教学、科研和管理服务。智能档案管理系统也必须要做到更多媒体介质的上传与识别，全方位地收集各种各样格式的数据，并将它们整合在一起，能够为用户提供更多，更丰富的结果展示模式。
4.5 实现档案系统与业务系统集成
档案系统与其它业务系统的互通是实现档案系统智能化的关键步骤，实现互通是自动收集数据的前提。特别是档案系统与OA系统的互通，实现各个部门收发公文资料的自动编目，归档，这样不仅可以减少归档工作的繁杂程序，大大提高归档效率，减少出错机会。通过爬虫技术也可以实现各个部门新闻数据的自动归档问题。档案管理系统不仅可以自动收集以上系统的数据，还可以自动收集教务、科研、人事、资产等方面的数据。智能档案管理系统不仅能自动收集数据，而且还要有能力对以上收集到的数据进行整合，为档案数据的分析和挖掘提供坚定的基础。
4.6 培养专业技术人才
档案数据的分析和挖掘，离不开高、精、尖类型的技术人才。档案管理人员的精力要从以前的收集、整理、编目等工作，转移到档案数据分析和挖掘等专业技术上面。通过专业技术人才将档案数据的价值发挥到最大。
5 档案数字化建设中的关键问题与应对措施
5.1 档案的检索与展示问题
随着时间的积累，档案数据会出现几何级数的增加，这会给档案的检索带来很大的延迟，同时也降低了用户的体验度。因此，在档案数据归档的同时，一定要对文件建立索引，提高查询效率，然后依据专业技术人才建立自己的搜索引擎，在必要的时候随时可以对自己的搜索引擎进行优化和升级，缩短用户查询时间。同时档案系统中的数据形式是多种多样的，如何展示多样化的搜索数据，提高用户体验也是一个重要的考验。在数据展示方面，可以通过线上建立档案线上体验馆，以真实的场景向用户提供展示信息。
5.2 数据安全问题
档案信息多为学校用户的隐私信息，一定要做好数据安全保密及备份工作。平时运行过程中要加强对档案工作人员的档案保密意识，对数据进行加密传输，对级别高的隐私数据采取审核制度，同时做好档案数据的异地灾备工作，以减少自然灾害对档案造成的损失。
5.3 数据互通问题
档案系统与业务系统互通，会存在链路不通的情况。因此在通信之前，一定要增加系统接口检测机制，通信成功则抓取数据，对档案进行自动备份。通信失败的情况下，也要保存好现场，等到链路畅通时继续抓取数据自动归档。
6 总结
档案的数字化建设是一个复杂的系统性的技术工程，需要从安全、协同、管理等多方面进行考虑。要合理利用现代信息技术手段，运用大数据技术、机器学习技术，通过档案数据数字化的方式，充分地挖掘档案数据的价值，为学校的教学、科研和管理提供有力支撑。促进学校的高水平、高质量发展。
参考文献
[1]曹刚.高校数字化媒体档案管理信息化建设策略探究[J].数字技术与应用.2023(41):164-166.
[2]陈明九,陈瑾,李欣阳.档案数字化视域下高校档案资源利用研究[J].兰台内外.2023(24):16-18
[3]毕大鹏.信息时代下高校档案管理信息化建设路径[J].办公自动化.2023(16):49-51
作者单位：阿坝师范学院
