农业科研档案信息化建设探讨

　　□魏国红

　　1   引言

　　当前数字经济迅猛发展，云计算、大数据、人工智能、物联网等新一代信息技术成为数字经济的重要推动力。档案和档案管理必须适应数字经济发展需要，大力实施信息化建设，更好为经济社会发展服务。新实施的《中华人民共和国档案法》明确提出了档案信息化建设要求，提出各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出：加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化，主动融入数字经济、数字社会、数字政府建设，推动档案全面纳入国家大数据战略。新形势下，加强农业科研档案信息化建设，成为摆在农业科研档案管理者面前的重要任务。

　　2   农业科研档案形成特点及现状

　　农业科研档案是农业科研过程中产生的重要信息载体，对于农业科研的开展和成果的应用起着重要的支撑作用。农业科研档案的形成具有以下几个特点。

　　首先，农业科研档案的形成具有长期性。农业科研项目通常需要数年甚至更长时间的积累和实验观测，期间形成的档案记录了科研过程中的关键信息和数据，包括研究方法、实验设计、观测结果等。

　　其次，农业科研档案的形成具有多样性。农业科研领域涉及的内容十分广泛，包括农作物种质资源、农技示范、农业产业化等多个方面。不同研究领域和项目的档案内容也有所不同，需要根据不同的研究目的和研究内容进行分类和整理。

　　再次，农业科研档案的收集与管理存在一定的挑战。由于农业科研档案的特殊性，其收集和管理工作需要耗费大量的人力和物力，存在工作效率低、易遗漏等问题。同时，档案管理也面临信息交流和共享的难题，需要建立起科研档案的数字化管理系统，提高档案管理的效率和质量。

　　3   建设农业科研档案信息系统全面提升档案管理水平

　　3.1   全程及时收集

　　全程及时收集的目标是确保农业科研活动中所产生的各种信息资源能够及时、全面地被收集到档案系统中，以便后续的管理和利用。在这个过程中，需要考虑到以下几个方面。

　　首先，要建立起全程信息收集的机制和规范。针对不同类型的农业科研活动，要确定相应的信息收集流程和标准，明确每个环节的责任和要求。例如，在科研项目申报阶段，可以要求研究人员提交详细的研究计划、研究进展报告等材料；在实验研究过程中，可以要求对实验过程和结果进行记录和汇总；在论文发表和专利申请等阶段，可以要求提交相应的文献和知识产权材料。

　　其次，要借助现代技术手段实现信息的全程采集。科研人员可以利用各类科技设备和软件工具进行实时记录和数据采集，将实验数据、调查问卷、观测记录等信息直接数字化保存。同时，也可以引入自动化采集的技术，如传感器、无线通信等，实现对农田条件、气象变化等实时数据的自动收集。

　　最后，要建立完善的信息传递和归档机制。全程及时收集更重要的是，要实现信息的传递和归档。在信息传递方面，应建立起科研人员、管理人员和相关各方之间的信息交流渠道，确保信息能够及时传达给相关人员。在信息归档方面，应建立起完善的档案管理体系，对各类信息进行分类、整理和归档，确保信息能够准确、安全地保存。同时，应利用数字化技术将信息进行备份和同步，以防止信息的丢失和损坏。

　　3.2   集中规范管理

　　集中规范管理是建设农业科研档案信息系统的重要基础。集中规范管理可以确保农业科研档案在形成、收集、整理、存储、使用等各个环节都能够按照规定的标准和程序进行，从而提高档案管理的效能。

　　首先，集中规范管理要求建立科学合理的档案分类体系和档案管理规范，以确保农业科研档案能够便于检索和利用。可以借鉴现有的国内外档案管理标准和规范，结合农业科研档案的特点，制定适合自身需求的分类体系和规范。同时，还可以利用信息化技术手段，通过标签、索引、检索等功能，提高档案的可访问性和利用效率。

　　其次，集中规范管理要求加强对农业科研档案的安全保密工作。农业科研档案中可能涉及到一些敏感数据和商业机密，需要建立完善的安全保密制度和措施。比如，可以采用密级管理制度，对不同级别的档案进行不同程度的保密处理；还可以通过权限管理、数据备份和防火墙等技术手段，确保农业科研档案的安全可靠。

　　同时，集中规范管理还要求建立健全的档案借阅和使用管理制度。可以建立借阅申请、审批和登记流程，明确借阅人的身份和用途，防止档案被滥用或遗失。此外，还可以通过信息化技术手段，实现档案的远程借阅和在线查阅，提高档案利用的便捷性和效率。

　　集中规范管理还要求对档案的整理和保管进行规范化管理。农业科研档案中包含大量的纸质文件和电子文件，要保证档案的长期保存和整理描叙的质量，需要建立统一的整理和保管标准。可以依据档案类型和重要性等因素，制定相应的整理和保管要求，明确档案的存储位置、保管条件和期限。此外，还要加强对档案的定期检查和维护，防止档案的丢失、损毁或遗忘。

　　3.3   高效便捷使用

　　农业科研档案信息系统建设，应着眼于实现高效便捷的使用。首先需要建立一个稳定的网络运行环境，保障系统的正常运行和数据的即时访问，从而保障用户随时随地获取所需的农业科研档案信息。

　　其次，科研档案管理模式的优化也是实现高效便捷使用的重要途径。科研档案管理模式应基于对农业科研档案工作的深入理解，提供科研档案管理的标准方法和流程。使用户能够准确地找到所需的档案信息，节省时间和精力。同时，科研档案管理模式还应具备一定的灵活性，以适应不同科研档案的管理需求。

　　在农业科研档案信息系统中，高效便捷使用也需要依靠技术手段的支持。系统应提供用户友好的界面和便捷的操作方式，使用户能够迅速上手并灵活操作。此外，系统应具备快速搜索和检索功能，以便能够迅速找到所需的档案信息。同时，系统还应支持对档案信息的多样化利用方式，例如数据分析、报表生成等，满足不同用户的需求。

　　高效便捷使用还需要建立健全的系统管理和安全机制。系统管理应确保系统的稳定运行和正常维护，及时处理系统故障和升级需求。安全机制则要求系统对用户的身份进行合理的验证和授权，保护档案信息的安全性和完整性。

　　4   结语

　　农业科研档案信息系统是在传统的农业科研档案管理基础上的一次重要突破，在提高农业科研档案管理水平方面具有创新性。

　　首先，农业科研档案信息系统实现了全程及时收集。传统的农业科研档案管理往往信息收集不及时、不全面，导致档案质量不高。而数字化系统通过网络技术，使得科研人员可以从各种渠道及时收集到相关数据和信息，保证了农业科研档案的完整性和准确性。

　　其次，农业科研档案信息管理系统实现了集中规范管理。传统的档案管理往往分散在各个部门和个人之间，档案管理效率低下且容易丢失。而数字化系统集中存储和管理了科研档案的各类信息和数据，实现了对档案的统一管理和监控，提高了档案管理的效率和准确性。

　　最后，农业科研档案信息管理系统实现了高效便捷使用。传统的档案管理往往需要人工整理和查阅，在时间和空间上存在限制。而信息化系统通过智能化的搜索和筛选功能，使得科研人员随时随地、准确快速查询档案信息，提高了科研工作的便利性。

　　综上所述，农业科研档案信息管理系统通过全程及时收集、集中规范管理和高效便捷使用，提高了档案管理的质量和效率，打破了传统档案管理的时间和空间限制，为农业科研工作带来了新的机遇和挑战。

　　作者单位：山东省农业科学院