发布时间:2024-03-26 15:55:46被阅览数:209 次信息来源：《四川档案》
□杜艳华
干部人事档案，是真实记录机关企事业单位干部职工个人的出生年月、学习经历、工作阅历、政治面貌、道德表现、家庭状况、奖励处分、工作实绩以及重要的社会关系等信息的载体[1]，也是上级党组织培养、任用、选拔干部的重要依据之一。县级卫健部门加强对干部人事档案的严格管理是做好干部人事工作的重要基础。中组部、人社部、国家档案局就干部档案信息化建设的标准、环节，提出了清晰明确的建设框架和要求[2]。现结合县级卫健系统实际，就干部人事档案管理信息化的创新策略进行探究。
1 建立电子数据库——搭建干部人事档案管理信息化平台
1.1 加大投入新型基础设施
要实现县级卫健系统干部人事档案信息化管理，首先应重视资金投入，添置新型的信息化基础设备，如配置较高的计算机、安全存储设备、服务器以及扫描仪等硬件设施；除此之外，还应对软件进行智能化、信息化改造，包括智能信息开发工具、服务系统等，促进档案管理的智能化、信息化水平显著提升。
1.2 建立电子数据库，是干部人事档案信息化的前提
要实现县级卫健系统干部人事档案管理信息化，就应从纸质档案管理的传统方式中走出来，转向信息化管理模式，利用相关的电子设备，如扫描仪、计算机等，扫描纸质干部人事档案，在计算机信息库内存储和备份，存储形式为电子数据。通过构建电子数据库，不但能创新干部人事档案的管理模式，简化工作流程，还能让档案管理实现上下互通，更加贴近工作实际，让干部人事档案管理工作的质量与效率显著提高，让档案利用率显著提升。
1.3 建立管理平台，是干部人事档案信息化的载体
县级卫健系统要根据本系统干部人事档案管理的实际，建立一体化人事档案管理的操作平台，实现干部人事档案数据共享，关联OA办公平台系统，以便能系统内部各部门、各单位（医院）实现一体化管理干部人事档案。卫健系统人事档案管理部门根据系统内部各部门、单位（医院）的情况分别予以授权，方便通过登录一个管理平台上传干部人事档案资料，节省时间，减少遗漏。构建干部人事档案电子信息库之后，应运用计算机技术和网络技术实现人事档案资料的自动化、程序化、规范化、及时化，不断创新和优化行政事业单位人事档案管理的信息化建设。
2 做实数字化转换——实现干部人事档案管理信息化
2.1 健全管理制度，适应干部人事档案信息化需要
制度化、规范化是县级卫健系统干部人事档案信息化在发展方向，因此就需要配套完善人事档案数字化管理的系列制度，确保干部人事档案信息准确、完备、安全保密；要制定县级卫健系统查阅、登记、流转、审核、归档数字化干部人事档案等制度，进一步为干部人事档案的规范化、系统化、信息化管理提供制度保障；同时要建立档案信息化管理的工作程序和准则。
2.2 纸质档案转化为数字化档案
将现有纸质干部人事档案资料进行数字化转换，可采用扫描、拍照等形式将纸质档案转化为电子档案，储存在专用电脑中或移动硬盘中，实现干部人事档案信息化管理的资料收集。转化后的电子档案可采用OFD-A格式，以便能长时间保存，同时安全性也能满足相关需求。扫描人员扫描纸质人事档案前，首先应对档案页数进行确认并详细记录登记，然后运用专业文件扫描仪对纸质干部人事档案进行扫描。彩色扫描文件，采用300dpi的分辨率，选择JEPG、TIFF格式存储。转换中，应选择高清的扫描、数码照相等奖纸质档案的文字、图片进行清晰转换，确保转换后档案信息不走样。
纸质干部人事档案转化为数字化时，应当包括卷宗封面、卷内目录、案卷目录，以及档案内容、数字化图像等一并转为数字化，计算机、专用U盘、移动硬盘、光盘作为数字化干部人事档案新的储存载体。
2.3 构建信息利用的安全保障制度
干部人事档案实现信息化管理后，面临的一个重要问题就是档案信息的安全。县级卫健系统干部人事档案实现数字化后，电子数据库非常庞大，工作人员在实际工作中对计算机技术非常依赖，存在档案信息安全风险隐患，包括管理系统操作失误、信息泄露、数据库备份失败、系统故障以及计算机病毒等。因此，首先应划分保密层级，在信息化管理系统中，应准确划分系统访问等级层级，设置不同的账户登记，如后台检查数据、普通管理员、超级管理员等，其中超级管理员账户能更新和维护数据，而普通管理员则不能更改已生成的相关数据。形成科学和规范的监督体系，才能有效避免发生信息造假和泄露等问题。其次应保证电子数据库和管理系统的安全防护，不断更新储存介质和系统保密技术，做好人事档案的电子数据库的定期备份。系统终端不能进入互联网，每一台计算机都应张贴保密等级标签并标注清楚使用责任姓名，严格规定该计算机不能接入外网和陌生U盘或硬盘。
3 把握档案管理技术规范——优化干部人事档案信息化模式
3.1 干部人事档案资料收集
3.1.1 将新增纸质档案收集并转电子文件
干部人事档案资料，随着工作的开展和时间的推移会逐渐形成新的年度考核、奖励表扬、工资晋级、提拔任用等新的干部人事纸质和电子档案资料，这些都要同步应收尽收。
3.1.2 清理以往档案资料，补充空缺档案资料
随着时间的延长，个别人员的人事档案中缺失很多必备的资料。这些关键性的资料，是干部人事档案必须要有的。因此，要组织一批素质较高的干部职工来对卫健系统的干部人事档案进行清理，根据档案清理登记清单，采取调取、复印、经过组织同意补充等方式，完善、弥补干部人事档案空缺资料的内容。
3.1.3 明确干部人事档案资料中关键节点
在完成干部人事档案清点后，卫健系统人事管理部门应配合组织、人社等部门对干部人事档案中个人的出生时间、参工时间等关键节点资料进行明确，并应通知该卷档案主人到场签字确认，写清楚确认日期。对转化后的电子档案资料一并进行核对、确认。
3.2 干部人事档案资料整理
对纸质干部人事档案资料进行整理。对新形成的干部人事档案进行整理时，档案管理人员应具备较高的综合素质和较强的专业技术水平，应严格根据档案分类的相关要求来进行整理。做好资料鉴别，新形成的干部人事档案资料应按时归档并鉴别内容是否真实，材料是否齐全，书写是否规范，手续是否齐备，是否属于归档范围。做好资料分类，按照“履历、传记、鉴定、考培、政审、党团、奖惩、任免、其他”等对干部人事档案进行分类。做好资料排序，可以采用材料时间和内容及其之间内在联系，对干部人事档案资料排序。做好资料编目，将干部人事档案资料完成分类、排序工作后进行卷内目录编写，将其置档案卷首。做好资料加工，对于干部人事档案中的一些过大、过小幅面做技工处理剪切、托裱处理。最后，要做好资料装卷工作。
3.3 干部人事档案数据存储
在存储数字化干部人事档案时应安排专门的工作人员仔细、认真地检查扫描后的档案数据信息，并与纸质文件编码、档案原件进行核对。核对正确无误之后，工作人员在专用电脑的临时区域暂时储存电子档案数据，然后再交给专门负责备份的人员。备份人员需要再次对电子人事档案信息进行认真检查和仔细核对，在确认全部正确之后可将数据放入到光盘刻录区域进行刻录并在电脑中尽显备份处理。如果检查核对过程中发现存在错误、遗漏的，则应重新进行扫描，及时完善。
3.4 干部人事档案借阅
县级卫健系统干部人事档案实现数字化管理后，查阅纸质档案、电子档案，应该严格执行档案查阅批准程序和保密制度规定，对查阅来函、领导签字、查阅内容、查阅人员、经办人员等信息进行详细登记，确保干部人事档案安全。
4 结语
总之，县级卫健系统干部人事档案管理的信息化是新时代发展的一个必然趋势；档案工作人员要不断创新干部人事档案管理理念，主管部门要加大信息化建设工程基础设施投入，积极研发档案信息系统；健全信息化管理的质量规范、规章制度，有效提高山区县级卫健系统干部人事档案管理信息化水平。
参考文献
[1]林俏瑾.行政事业单位干部人事档案管理规范化水平提升策略探析[J].兰台内外,2020(25):49-51.
[2]赵晓英.信息化背景下事业单位干部人事档案管理创新策略[J].科学与信息化,2023(6):196-198.
作者单位：平昌县健康教育指导站
