发布时间:2024-03-26 15:50:46被阅览数:266 次信息来源：《四川档案》
□李明
1 加强医院项目建设档案管理的作用
加强医院项目建设档案（以下简称项目档案）管理，其目的是为了加强项目的可追溯性，将项目从无到有的全过程详实、齐全、完整、有序、规范地记录、收集、整理、归档并安全保管和有效利用。在医院需要进行项目管理决策、项目质量评估、项目信访矛盾问题化解、项目竣工验收、项目后续运行维护过程中，能够及时、完整、准确地提供档案参考和依据，使项目档案充分发挥存史留凭价值，为项目建设和项目管理中心工作服务。因此，做好医院项目建设档案管理工作，是推进医院整体工作的一项不可或缺的基础性、重要性工作。
2 项目档案管理的现状
2.1 对项目档案管理工作重视不够、意识淡薄
长期以来，针对医院项目建设工作，无论是建设单位、参建单位还是监理等其他相关单位，都普遍存在重项目施工现场、轻项目档案管理的现状。大多数领导和项目管理人员的工作重心都在设计、施工等关键环节上，只有到了竣工验收环节，档案工作才得到关注，进行突击收集整理。项目建设具有建设周期性长，收集时间跨度大，参建单位多等特点，这就导致很多的项目资料在形成后，都分散保管在各个不同参建单位和工作人员的手上，未及时有效地收集整理归档，项目档案资料收集不齐全的情况就普遍存在。
2.2 项目档案文件材料归档控制缺失、监管缺位
企业为了尽可能地节约成本、压减开支，很多项目建设单位在前期未设立档案管理机构，也未配备档案工作人员，临近竣工验收阶段前期才配备少量的档案兼职人员，这就导致档案工作人员对项目档案管理前、中、后各个过程缺乏有效监管和全过程“干预”，项目档案管理工作全过程监管缺位。同时，参建单位、监理单位等各方档案工作责任未明确，导致文件材料内容质量、收集、整理、管理等各个环节都存在着不规范性。
2.3 项目档案人员业务基础能力偏弱、变动频繁
为确保项目工程进度，部分项目建设单位将大量人力、物力、财力投入到项目工程建设进度推进过程中，而忽略项目档案的收集管理，甚至没有设立档案管理工作办公室，仅抽调一些临时人员来兼职开展项目档案工作，由于这些人员未同时具备项目和档案管理知识，没有经过专门的档案管理培训，档案意识缺乏、业务基础偏弱，对档案分类方案、收集范围、保管期限、整理要求等相关标准了解不深、把握不准。同时，档案工作人员变动又十分频繁，新接手的档案工作人员对项目档案的家底不清、要求不明等系列情况，最终导致档案验收不合格，需要整改甚至返工。
2.4 项目档案信息化规范管理理念落后、水平滞后
数字化信息化是时代发展的必然趋势，更是档案事业高质量发展和迈入现代化进程的必然要求。目前，在医院项目建设档案信息化规范管理上，部分医院缺乏档案信息化观念和意识，没有将数字化信息化要求融入项目档案规范化管理，且档案信息化需投入大量经费、人力，部分单位在综合收益考量下，未深入考虑未来长远发展和档案高效利用等问题，只顾眼前成本压缩和利润最大化问题，导致很多医院档案信息化水平滞后，在后期规范化管理与高效便捷利用方面，与人民群众生产生活需求、社会发展需求极不平衡。从当前状况看，多数医院所使用档案管理系统仍然是仅可提供录入或查阅档案电子目录的传统型系统设备，这些设备已无法满足档案数字化需求，导致医院项目建设档案数字化工作停滞不前，难以充分发挥档案的价值。
3 加强项目档案管理的策略
3.1 建立健全项目档案管理体制机制
工作的开展离不开坚强的组织保障。首先要有组织领导机构，要建立以医院院长为组长，分管档案工作的副院长为副组长，各部门负责人为成员的项目档案管理工作领导小组，负责统筹协调项目档案工作重大事务和重要事项。其次要健全项目档案工作管理体系，组建以医院负责、项目档案管理科室为牵头部门，勘测、设计、监理、施工等参建单位各负其责的项目档案管理网络格局，按照“谁形成谁负责”的档案管理原则，医院项目档案管理科室负责对各参建单位的项目档案工作进行监督、指导、检查、考核。同时，要建立常态化的项目档案宣传工作机制，只有通过大力的、反复的、持续的宣传，档案意识才能逐步深入人心，特别是要注重利用特殊时间节点的宣传影响作用。通过开展档案业务培训、参观档案展览、制作档案微视频等系列宣传形式，不断提高项目建设单位、参建单位的档案意识。
3.2 强化项目档案管理过程质量管控
持续强化前端控制，在项目招投标及合同签订阶段，项目档案管理科室人员要全程参与，并在招标文件及相关合同中设立项目档案专项条款，采取定目标、定标准、定责任、定要求的方式，明确各参建单位的档案收集、整理、归档、移交标准及档案管理责任，让项目档案工作在法律上得到有效保证，从源头上从严把控项目档案质量关。同时，强化终端验收把控，将项目档案专项验收作为竣工验收的一个前置条件，在各参建单位移交项目档案时，必须采取项目管理部门、项目档案管理科室、医院财务部门三方审签制度，就项目档案的完整、真实、准确性签署意见，若各参建单位项目档案验收不合格，则不予支付相应工程款，以此提高档案管理在项目建设管理中的地位。
3.3 加强项目档案人员指导和培训
通过“请进来”“走出去”两种方式，以培养“项目+档案”复合型人才为目标导向，定期邀请档案主管部门、行业专家人才联合项目建设主管部门对参建单位开展业务指导和知识讲座培训，促使相关单位不断建立健全档案管理机制，配备必要设施设备，提升档案业务人员工作能力、工作管理水平，确保项目档案齐全、完整、规范、系统、安全。医院每年可定期组织相关人员到档案馆、到优秀项目档案建设单位、项目档案整理一线去现场学习，切实提升相关单位人员档案意识，深入了解项目档案从无到有的全过程演变，以实实在在的现场视听感受，加深对项目档案重要性、标准性和实用性认识。
3.4 同步开展项目档案信息化工作
《数字中国建设整体布局规划》指出，建设数字中国是数字时代推进中国式现代化的重要引擎，是构筑国家竞争新优势的有力支撑。项目档案由传统纸质档案转向数字化、信息化发展方向是时代发展必然趋势，做好项目档案信息化工作意义重大。一要同步开展纸质项目档案数字化扫描，将传统载体转化为数字化副本，特别是针对设计图纸、招投标文件、验收报告等将价值性高的、利用率大的档案实现数字化，实现“让数据多跑路、群众少跑腿”，提高档案利用效率。二要完善项目档案数字化建设软硬件设施设备，医院应当按照档案数字化基本要求，逐步完善相关硬件设备，也可邀请软件公司将医院办公系统与档案系统打通对接，实现“一键归档”，从而打造高质量的项目建设档案数字化流程管理。三要着力建设档案信息化人才队伍，坚持“招才引智”和“内部挖掘”并行，紧盯项目档案数字化信息化建设规范需求，科学、合理引进信息化技术与档案知识兼具的复合型人才。同时，要注重内部现有人才的潜力、能力进一步挖掘开发，可采取将单位业务骨干放在本单位项目档案信息化建设现场开展实践，通过“理论+实践”的有机结合，让业务骨干们既成为档案管理的行家里手，也成为档案信息化建设的专家能人，为单位项目档案信息化建设提供坚强的人才保障。
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作者单位：巴中市中心医院
