如何保障档案中隐私信息的规范获取？

　　长期以来，如何在档案利用中保护隐私权，是学界和业界颇为关注的问题。一方面，自然人享有隐私权，个人隐私信息受法律保护，因此，需对档案中隐私信息的获取加以限制。另一方面，鉴于这些档案与个人切身利益密切相关，具有突出的凭证价值和记忆属性，可为处理个人事务或开展研究提供依据，所以不能完全限制，而应设定相应条件，为隐私信息的利用提供便利。

　　此外，随着档案查询利用需求快速增长，应考虑如何进行更有质量的开放审核，以推进档案中隐私信息的规范获取，实现隐私权与利用权的平衡。笔者结合国外档案部门的利用实践，对相关做法加以梳理分析，探讨相关保障举措。

　　最新实践

　　馆藏档案来源范围广且类型多样，难免会包含部分隐私信息。涉及人事、医疗、福利等方面的档案表现尤甚。如何在查询利用中采取适当方式，对档案中隐私信息的获取予以规范，以规避风险？分析国外相关实践，具体包括3个方面举措。

　　其一，出台法律法规，平衡档案获取与隐私保护。在提供利用时，既要尽可能满足社会各方需求，又要避免个人隐私泄露或滥用，因此需要出台法律法规来规范档案中隐私内容的利用，实现获取与保护的平衡。

　　以澳大利亚《数据可用性和透明度法案2022》（Data Availability and Transparency Act 2022）为例，该法案旨在促进数据的共享利用，但也详细规定了利用条件，包括共享个人隐私信息需征得本人同意，将其用于政府服务时应确保只对本人提供，在紧急情况或灾难中保证最低量的个人隐私信息获取等，并明确了向政府决策和研究提供个人隐私信息的注意事项，为档案部门审核隐私内容获取是否规范提供了法律依据。此外，还规定了隐私泄露的责任，督促档案馆采取措施防止泄露，避免过度开放。可见，法律法规的出台与完善可在满足合理利用需求的同时防止隐私泄露，实现档案获取与隐私保护的平衡。

　　其二，设置专门机构，提高获取效率。在线利用渠道一方面方便公众进行档案利用，另一方面也带来数倍于线下渠道的申请数量。确定每个申请是否符合隐私内容获取条件是一项耗时耗力的工作。如果处理效率不高，则会造成积压，影响服务满意度。

　　如，加拿大在新冠疫情期间积压了巨量利用请求。截至2021年8月31日，仅未完成的请求量就达1961个。为尽快解决积压问题，加拿大国家图书档案馆（LAC）成立信息和隐私获取处，配备180多名员工，其中35%的员工为档案分析师。在其努力下，截至2023年12月，完成了57%的积压请求处理工作，且能够在法定时限响应73%的新请求，有效提高了档案信息包括隐私信息的获取效率。该处还积极与加拿大政府的多个委员会合作，共同解决档案解密、信息获取、隐私法等相关问题，不断改进信息和隐私获取制度，提高请求的处理效率和审核的科学性。可见，通过设置专门机构，配备专门人员和设施设备，有助于提高获取效率和利用服务的满意度。

　　其三，及时声明限制，明确获取方式。隐私信息类型不同、法律要求不同、对个人的影响不同，相应的开放利用限制也不同。因此，档案馆应根据每批开放档案的特点，灵活制定并声明利用限制，促进档案中隐私内容的适时、有序利用。

　　如，2024年1月4日，芬兰根据新生效的《社会福利和医疗保健用户信息处理法》及时调整利用规定，并在其网站声明由于新法律的明文限制，社会福利和医疗保健领域的用户信息将永久保密，不能再用于个人信息的依申请公开和家谱研究。除了因法律变动而及时声明限制外，还有在发布档案可获取通知时就声明利用限制的案例。如，2024年2月2日，荷兰国家档案馆发布了公众可索取“1940—1945”基金会（注：该基金会于1944年成立，旨在为二战期间参加荷兰抵抗运动的幸存者及其家属提供物质和非物质援助）档案的通知，其中便声明出于隐私保护的需要，相关个人档案仅在有限范围内公开，个人需向国家档案馆提出申请，符合条件后方可至馆内阅览室查阅利用。该馆直接明确个人档案的查阅限制，并为利用者提供获取相关档案的详细方式，体现了隐私保护和方便利用相统一的原则。

　　参考建议

　　基于对上述实践的考察分析，笔者提出档案中隐私信息规范获取的3点参考建议。

　　其一，完善信息获取与隐私保护的法规体系。要指出的是，个人信息保护并不完全等同于隐私保护，前者侧重于从安全角度出发，对个人信息的收集、使用、存储、传输和处理行为进行规范，后者更加关注个人敏感信息和数据保护的特定需求。档案中隐私信息的规范获取直接关系到当事人权益，因而需要更具针对性的规则予以遵从。建议不断完善既有个人信息保护的法律框架，在相关法律法规中增加关于隐私保护的相关规定，以适应数字时代对个人隐私保护的需求。

　　其二，提高档案开放审核的专业性与协同性。档案开放审核是确保开放档案不会泄露敏感信息、侵犯个人隐私的关键步骤，重要性不言而喻。总体而言，开放审核相关主体如何参与、如何协作，尚未形成明确规范。可参考加拿大国家图书档案馆的做法，组建专门的档案开放审核工作团队，设置隐私专员对审核过程予以指导和监督。同时，从整体上制定档案开放审核的协同治理框架非常重要。可发布有针对性的档案开放审核指南或手册，对主体和流程予以规范。

　　其三，灵活设置限制条件并发表声明。一方面，馆藏档案内容丰富、各不相同，试图以某个统一的、缺乏变通的最低或最高标准去对待每一批次档案的开放审核，可能导致此项工作僵化而缺乏实际效用。另一方面，明确告知公众档案中隐私信息规范获取的条件和渠道，既有助于展示档案馆工作透明度，增进公众对档案开放审核运作方式和决策过程的了解，增强信任度，又有助于及时接收公众反馈和建议，对于提高服务质量、优化资源配置具有重要意义。因此，可借鉴芬兰、荷兰等国声明限制的做法，对某些特殊档案灵活调整隐私信息获取门槛和条件，并及时在网站上发布相关限制利用声明，在法律允许的情况下，提供查询利用的明确方式及途径。

　　原载于《中国档案报》2024年3月25日 总第4114期 第三版