卫生事业单位文书档案规范化管理初探

　　□张莉

　　文书档案是指行政机关或企事业单位依法开展管理和业务活动过程中产生的命令、决定、通告、通知、请示、批复、报告、会议纪要、工作简报、工作计划和工作总结等文字材料，是依照法律法规、有关政策文件履行职能职责的凭证材料。卫生事业单位是指由各级政府举办的公立医院、疾病预防控制机构、卫生监督执法机构、妇幼保健机构、基层医疗卫生机构、卫生科研机构、健康教育机构等公益性单位，其职能主要是提供各类医疗卫生和健康保健服务。卫生事业单位具有公益性、管理性、服务性等特征，文书档案种类多、数量大，且需要长期保存。笔者结合多年从事文书工作的经历，分析卫生事业单位文书档案管理的现状和问题，并提出合理化建议。

　　1  卫生事业单位文书档案的主要特点及价值

　　从档案资料的来源看，卫生事业单位文书档案包括单位组织领导、党的建设、内部管理、业务活动、人事薪酬、后勤保障等工作中形成文字材料。主要包括四个方面：一是反映单位职能职责、业务工作、服务社会、发展历程等内容，对卫生健康工作及单位改革发展具有重要参考和历史价值的文件材料；二是单位履行职责、开展业务活动过程中形成的涉及企事业单位、社会组织以及公民个人的权益方面的文件材料；三是单位贯彻落实的上级部门决策部署、与企事业单位和社会组织等工作往来的有关文件材料，以及下级单位报送的各类重要文件材料；四是其他对本单位发展具有重要意义的文件材料。文书档案的内容、编码、形式等要符合档案管理法律法规的规定，具有真实性、规范性、综合性、专业性、保密性等特点。

　　1.1  文书档案是单位档案管理的重要内容

　　卫生事业单位职能职责而言，除了医疗服务中形成的病例以外，内部管理、业务工作、改革发展中会所形成大量文书档案，这些文书档案涉及单位各个部门工作，是单位档案管理的重要内容。单位档案管理部门必须对文书档案进行规范分类、排列、编目，才能保障文书档案质量和后续的开发利用。

　　1.2  文书档案对单位改革发展具有历史价值

　　卫生事业单位的文书档案，记录了单位发展中的重大事件、重大政策、重大历程，通过规范的档案管理使重要文书档案长久保存，确保能够得到重复利用，为单位重要工作和重大决策提供参考。如果卫生事业单位对文书档案工作不重视，文书档案资料管理不规范，无法对档案进行有效利用，也会影响到卫生事业高质量发展。

　　1.3  文书档案是提供公共档案服务的基础

　　卫生事业单位具有公益性、管理性、服务性等特征，其文书档案大多涉及公共利益，需为社会公众提供便利高效的档案服务。因此，卫生事业单位文书档案的开发利用不能局限于服务本单位，而应该立足单位功能定位和职能职责，更好地发挥服务社会功能。

　　2  卫生事业单位文书档案管理存在的问题

　　2.1  组织保障需加强

　　卫生事业单位特别是医疗机构，对病例的重视程度远远高于文书档案，对文书档案管理必需的人力、物力、财力等保障不到位。有的单位未落实档案管理“八防”措施，缺乏专业档案工作人员，兼职档案工作人员对文书档案收集、归档、分类、搜索等业务掌握不熟练，甚至还出现了信息的损毁、遗失、错乱等问题，导致文书档案保存管理质量不高。

　　2.2  管理制度不健全

　　一些卫生事业单位尚未建立对文书档案管理定期检查制度，难以及时发现并整改问题和风险。对于涉及档案的工作人员缺乏规范的指导监督制度，导致对档案收集和归档管理中的不规范操作难以及时发现并整改。一些单位缺乏对于文书档案管理人员、单位内部使用档案的人员以及其它对档案管理造成严重后果的人员进行惩处的制度。

　　2.3  技术方法较落后

　　卫生事业单位文书档案管理分类、排列、编号、编目、装盒等工作流程，基本上仍然由人工完成，质量和效率相对低下。目前社会发展进入信息时代，不少卫生事业单位都有电子公文系统，大部分文书档案都有电子文档，传统的文书档案管理不能动态掌握档案借阅、查询等利用情况。

　　2.4  开发利用有差距

　　卫生事业单位档案人员大多为兼职，他们只是负责档案收集、整理、保管等工作，档案开发利用和服务大众的意识不强。高效检索查询是档案利用的基础，在文书档案的检索查询方面，不少单位由于档案信息化建设滞后，仍然采用手动检索方式，既耗费大量人力成本，又影响档案的利用效率。

　　3  卫生事业单位加强文书档案规范化管理的建议

　　3.1  加强文书档案组织保障

　　文书档案工作存在综合性、专业性、周期性等特点，在组织领导上，卫生事业单位要建立健全档案工作组织领导机制，根据单位档案管理的实际需求配足专职或兼职文书档案人员，加强对文书档案工作人员的业务培训，通过“走出去、请进来”等方式，增强档案工作人员专业素质和实际操作能力。在财力投入方面，要根据单位文书档案工作需求，适当加大文书档案管理工作的预算支出，用于必需设备的购置、存储场所维护、环境改善等需求，特别是在文书档案收集管理的信息化方面要合理投入，比如购买档案管理软件等等。

　　3.2  健全文书档案管理制度

　　要建立规范的检查制度，定期开展文书档案收集与归档检查，包括档案类别、数量、质量等等，特别是要查明文书档案遗漏、丢失、未及时归还等情况，并分析查找原因，采取有效的补救措施；同时通过完善相关制度及时堵住文书档案管理方面的漏洞。要建立规范的奖惩制度，对于单位工作人员特别是文书档案人员不遵守档案管理相关法律法规，对文书档案工作造成重大损失或恶劣影响的，要严肃进行处理。可根据单位管理实际，将文书档案工作纳入绩效考核，倒逼干部职工强化档案规范管理意识，实现文书档案管理“人人有责”。

　　3.3  创新文书档案管理方式

　　要充分利用信息化技术手段提高文书档案管理效率和质量，卫生事业单位要根据实际需要添置档案管理的电脑和专门应用软件，有条件的可以建设智能化文书档案管理平台，实现文书档案的自动分类、排列、编号、编目，形成统一规范的文书档案电子数据库。要加强文书档案信息系统规范运行和维护，特别是对档案存储、借阅的重要信息进行准确登记，包括时间、数量、使用目的、具体人员、归还日期等等。对需永久保存的文书档案要实行电子版和纸质版“双存档”管理，使档案载体的可靠性更强，也让文书档案检索、查阅更为方便。

　　3.4  强化文书档案安全保障

　　对于纸质版的文书档案，要严格落实防火、防盗、防水、防潮、防鼠、防虫等“八防”安全管理措施。文书档案原件在管理、利用过程中极易受损，重要的文书档案，要通过数字化扫描、缩微等手段加以复制，利用中应使用复制件，避免原件使用。对于电子版文书档案，要定期备份数据，防止电脑硬盘损坏导致数据丢失。安全设置上，应注意访问权限的设置，通过限制上传、下载流量、个别文件夹等方式，严格管控移动存储。此外，要定期升级管理软件，确保档案管理系统稳定安全运行，如果管理软件出现了安全漏洞，需及时由专业人员进行处理，安装升级防火墙等。

　　3.5  高效开发利用文书档案

　　规范的文书档案管理，可以为卫生事业单位科学决策、制定规划、编撰史志等提供详实可靠的档案资料信息，为经济责任审计、项目建设、财务管理、债权债务等提供准确的证明材料。同时，单位通过对文书档案收集、整理、存储、检索、查询等全流程信息化管理，能为企事业单位和社会大众提供优质高效的档案服务，有利于提升内部管理和服务水平，更好维护社会公众合法权益。

　　■作者单位：四川省卫生健康发展研究中心