发布时间:2024-03-20 13:30:10被阅览数:411 次信息来源：《四川档案》
□龚梦瑶１ 江潇２
2022年，G市人民检察院对下辖11个区的基层检察院档案工作情况进行了调研检查，重点检查档案数字化开展情况。笔者有幸作为调研检查组成员参与其中。本文结合调研情况，通过分析研究、比对提炼档案数字化进程中的影响要素，提出基层检察机关档案数字化高质量发展优化路径。
1 检察档案数字化的基本内涵
本文所说的“检察档案数字化”，主要是指检察诉讼档案数字化，即在同级档案主管部门和上级检察机关的双重领导下，通过数字化扫描和在线接收形式，把检察机关各类实体档案信息，重点是记录检察办案业务的诉讼档案信息转化为数字化档案信息，利用计算机存储和提供利用的过程。
2 检察机关开展档案数字化的必要性
一是顺应数字时代发展的迫切需要。《“十四五”全国档案事业发展规划》将“实现数字转型”写入发展目标。而档案资源数字化是档案“数字转型”的前提条件，没有档案数字化，档案数字转型就无从谈起。二是满足检察实际的发展需要。检察档案是检察官办案过程文书、证据情况的原始记录，能全方位反映办案流程和体现程序正当，对客观评价检察办案工作，追究司法责任具有重要证据意义。三是符合档案管理发展的必然趋势。利于保护档案原件，数字化档案具有良好的复用性，重复使用多次也不会出现老化痕迹。利于提高效率。通过人机对话，利用者可以即时检索所需要的类目。利于档案开发。数字化档案可以利用计算机工具呈现多维的记录要求，为档案信息开发提供更加高效的方式方法。
3 基层检察机关档案数字化现状
本次调研发现，G市市检察院、部分基层检察院数字化建设正在推进之中，但总体进程偏慢。主要体现在：一是档案设施建设不到位。在11个基层院中有6个院仍使用的是单机版档案管理软件，该系统陈旧过时、功能不全，不适应档案信息化管理要求。二是档案数字化工作有待加强。截止到2022年，只有市院和5个基层院开展了档案数字化工作，其他6个基层院数字化工作尚未启动。三是档案管理人员力量薄弱。市、区两级检察院共有专（兼）职档案人员24名，具有档案专业学历人员3人，专职人员配备不足。
4 基层检察机关档案数字化存在问题
4.1 缺乏足够的力量支撑，物质、人力投入难保障
一是领导重视不够。在对档案工作的认识上，一些基层检察机关的领导班子重视度还不够，认为档案只要保管好、不丢卷就行了，没有从根本上认识到检察档案对检察事业发展的现实意义。二是资金保障不够。档案数字化专业性较强，不论是选择自行扫描加工还是外包服务，都需要投入一定经费。当前基层检察机关的办公经费大幅缩减，这成为制约档案数字化建设的一大瓶颈。三是人员配备不够。G市检察机关在2018年才第一次招录具有档案学背景的人员担任档案员，至今全市检察机关仅有3名专业档案员，都身兼多职，导致基层档案人才长期匮乏。
4.2 档案信息化程度不高，缺乏自上而下的指导意见
一是缺乏统一的制度法规。最新版《人民检察院档案工作规定》《人民检察院诉讼档案管理办法》对数字化文件的存储标准、安全技术标准、归档后的管理模式等未有明确的制度规定，易导致各单位各行其是。二是缺乏统一的档案信息化管理平台。全国检察业务应用系统（2.0）虽然上线了“归档”版块，但未强制使用，各单位使用的仍是另外购买或自建的档案管理系统，办案人员如有查阅需求，需要重新切换到档案管理系统，影响使用效率。三是缺乏信息共建共享意识。诉讼案件在办理过程中，部分来自公安、法院的文书材料已在本单位经过扫描，移送检察院后又需扫描上传至业务系统进行办理，数字化过程中又再次扫描，重复扫描，造成人力、物力的严重浪费。
4.3 档案开发利用形式单一
目前基层检察机关档案的开发利用还停留在“你查我调”的被动服务层面，满足借阅需求是最主要的利用形式。档案编研也只停留在编写《年鉴》《大事记》《文件汇编》等单一材料，缺乏有特色、有深度、有影响力的专题材料。难以突显检察档案的开发利用价值。
5 基层检察机关档案数字化优化路径
5.1 转变传统认知，加大人财物的保障力度
5.1.1 唤起领导重视
领导的重视是推进档案数字化建设的核心要素，作为档案部门，应该以领导重视为中心、以档案资源为载体，有计划地开展一些档案培训、档案宣传活动，如档案知识竞赛、档案专题展览等，提高院领导对档案工作的关注度和检察人员的档案意识。
5.1.2 加大经费保障
新《档案法》已明确将档案事业发展经费列入政府预算之中，《人民检察院档案工作规定》第九条也强调“计划财务装备部门负责保障档案工作经费”。基层检察机关应该积极争取上级检察机关、同级财政部门的政策支持，从年度预算、检察专项经费中，或者采用共建、帮扶等形式争取数字化建设资金，进行专款专用。
5.1.3 提高档案人员素质
一是加强专业人才引进。人是工作的支配者，可以在公务员招录中增加一定比例的档案岗位，按规定发放健康补贴，吸引更多优秀的专业人才报考。二是加强业务培训。通过邀请档案局、档案业界专家开展业务指导，学习先进单位的工作经验等方式，找寻差距、取长补短。
5.2 加强档案信息化建设，实现档案工作现代化
5.2.1 完善档案信息化制度建设
参照国家档案局发布的《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017），制定适应检察系统的工作标准和操作指引，尤其是对数字化档案的存储格式、检索方法、压缩算法等，必须统一技术要求和文本格式，保证档案数字化过程和管理的规范统一。
5.2.2 实现档案系统与业务系统的互联互通
加强技术赋能，推动检察机关统一业务系统（2.0）与本单位档案管理系统的无缝对接，一方面通过实时接收和“一键归档”方式，实现“增量档案电子化”。另一方面，促使档案管理从“末端管理”向“全流程管理”转变，实现对电子文件的产生、归档、利用环节的全程监管。
5.2.3 建设跨部门大数据共享平台
目前G市政法机关正在合力建设跨部门大数据共享平台，将各单位的档案管理平台纳入其中，要求在案件侦办、审判过程中，各单位按照“谁产生谁扫描”原则对纸质卷宗进行数字化，相互移送纸质件的同时必须提供电子卷宗，能避免诉讼文书材料的重复数字化，推动公检法之间档案信息资源的共享共用。
5.3 深化检察数字化档案的开发利用
5.3.1 实现档案“无纸化”借阅
在档案系统中赋予院领导、业务部门、综合部门、档案员等主体不同的操作权限，可在档案系统内完成“线上审批、线上查阅”，既方便了档案利用，又做到了全程留痕。
5.3.2 深化检察普法和警示教育
检察诉讼档案，是检察机关惩治犯罪、维护人民利益的真实记录，借助大数据分析数字化的检察档案，深挖其中的典型案例，能为社会治理和普法宣传提供经典的案例支撑，对社会公众具有良好的警示教育和法制宣传作用。
5.3.3 丰富检务公开的形式内容
对检察档案进行数字化后，既便于实现重要案件信息及时、公开上网，又能依法及时公开检察办案依据和司法程序，为律师和案件当事人提供高效、便捷的查档服务。
参考文献
[1]徐冬.“数治”管窥《“十四五”全国档案事业发展规划》[J].档案与建设.2022.
[2]公维宇.改革开放进程中诉讼档案数字化见证的依法治国新成就[J].法制与社会.2018.
[3]张瑞霄.“智慧检务”背景下基层检察院检察档案开发利用现状分析—以A院为例[J].法制博览.2018.
作者单位：1.广州市南沙区人民检察院；2.中铁第四勘察设计院集团有限公司
