发布时间:2024-03-20 13:04:32被阅览数:181 次信息来源：《四川档案》
□方叙力
1 前言
按照我国档案管理的相关要求，任何部门都有责任将履职活动中形成的对国家、社会和机构有价值的数据和文件进行归档。当前我省统计部门档案主要以文书档案管理为主，尚未形成现代化档案管理体系，对各类电子数据进行收集的归档管理。为满足统计高质量发展的要求，需要加快建立起现代化信息化的档案管理体系，以档案信息化助推统计现代化改革和统计高质量发展，充分发挥统计档案存史资政育人的作用。
2 统计业务数据的特点
原始性。统计数据大多来源于基层调研活动中获取的一线数据，不同时期的数据采用不同的调研模式和调查方法，这使得统计数据来源具有原始且具体的特征；私密性。在调查中取得的统计记录、统计台账、报表、图表、声像等资料数据，能够反映国民经济和社会、科技发展的总体情况，涉及国家秘密，因此统计数据具有一定的保密特征；连续性。统计数据是在相对稳定的统计周期内连续调查取得的，通过定期收集数据形成鲜明的对比性和参考性，这赋予了统计数据具有连续性的特征。
3 建立电子档案管理体系的必要性
依托新型载体呈现的统计电子化信息资料，其形成环境、存在形态、储存格式、业务流程、交互方式和传输途径等都发生变化。要实现统计电子档案的资源整合与高效管理，应从制度建设、资料收集、利用模式和安全保障等方面切入，思考探索建立一套现代化程度更高的综合档案管理体系。
3.1 电子档案制度建设是档案信息化发展的重要支撑
统计部门各专业应用软件繁多，数据的储存形态各不相同，对数据的归口管理各自为政，难以实现系统内部乃至跨部门间的数据共享。统计档案管理部门应成立专门机构，在各专业处室设立兼职档案管理人员，指定专门人员对电子文件实行全过程管理，保证管理工作高效规范。
3.2 电子档案资料的收集归档是档案信息化发展的基础前提
档案管理部门应对数据产生部门提出要求和指导，对移交数据进行指导与监督，必要时提供协助支持，确保电子档案在收集初期就形成统一的格式标准，避免出现统计信息收集分散或交叉重复，保证电子档案形成质量。
3.3 电子档案的有效利用为业务工作开展和社会经济发展提供参考价值
电子档案可以实现在查阅时对海量信息进行快速筛选，提供花费时间更短、内容定位更精确、查询效果更高质的利用服务。发挥电子档案易于获取共享的优势，在确保合法合规的前提下，准确对电子档案进行开放鉴定，逐步推进档案利用方式由封闭开放转变，由重保管向重服务转变，使电子档案得到更充分的利用和共享。
3.4 统计机构和统计人员对在统计工作中知悉的国家秘密、商业秘密和个人信息，应当予以保密
电子档案具有操作便捷、传递高效、存储空间小等特点，对软硬件设备高度依赖，信息化技术更迭日新月异，需要持续的资金投入和技术引进服务，确保电子档案全过程管理可靠安全。
4 统计电子档案管理策略建议
4.1 构建科学化标准化的电子档案管理制度
档案信息化建设应基于统计现代化改革发展要求，立足统计工作重点特点，以档案管理与应用需求为核心，革新和优化档案制度标准和管理水平。一是逐步构建起适应统计现代化发展的档案管理工作机制。组建专门的档案工作领导小组，明确人员岗位职责，推动建成横向到各业务处室，纵向到基层统计部门的统计档案管理大体系，集成全省力量构建统计电子档案管理架构。明确将电子文件归档工作纳入本单位立卷归档制度，逐渐构建完善电子档案管理工作流程，使得统计部门电子档案的收集、整理、归档、查找、利用水平与纸质档案管理水平高度同步，逐步构建起科学、规范、标准的信息化档案管理机制。二是制定与各处室有机联动的合作机制。细化档案工作领导小组工作职能职责，加强档案管理部门与档案产生部门间的沟通协作，逐步打破部门间的信息壁垒，有助于档案管理部门对资料的收集内容更加稳定可靠，信息汇集渠道更加顺利通畅，同时也能够对各部门工作的开展情况进行有效反馈和监督指导，使得业务部门不仅仅作为档案资源的供给主体，也成为主要的档案资源利用主体。
4.2 整合贮备丰富的统计电子档案资源
统计信息资料是形成电子档案的主要信息来源，构建资源种类丰富、质量优良的统计档案数据资源库，对信息资源进行科学规范化的管理，为后续档案的利用和开发提供充分的前提条件。一是增加电子档案资源的数量和种类。以国家统计局推进开展地方统计资料电子化工作为契机，把统计资料电子化工作在全省统计领域铺开，推进企业电子统计台账工作进程，对年度综合性年鉴、调查年鉴、年度国民经济和社会发展公报、普查公报等综合性统计资料进行电子化处理，将各地历史纸介质统计资料按照统计标准制作成电子产品，形成规范统一、种类丰富的电子资源。二是提高电子档案资源质量。年度档案收集任务要与工作重点高度紧密契合，根据不同统计普查年份，下达更有针对性的电子档案移交任务。比如年度尾数逢0的人口普查年，年度尾数分别逢3、逢8的经济普查年，年度尾数逢6的农业普查年，应当对当年的普查工作归档任务进行提前谋划，在数据准备收集阶段，就对数据质量进行把控，确保数据来源准确、可靠、完整，为统计电子档案的资源管理和开发利用提供扎实的数据信息资源。
4.3 建立多样化的电子档案利用模式
统计信息成果的利用和共享已成为统计现代化进程中的重要一环，是统计电子档案开发和利用的重点发展方向。相对于传统纸质档案单一的查询利用方式，电子档案使用的途径更加多元、丰富。通过建立完善规范的电子档案利用制度，明晰电子档案信息利用权限、范围、流程和主体责任，在保证档案安全管理的前提下，为电子档案的充分利用与共享创造环境，重塑档案利用服务新模式。一是提供拷贝服务。拷贝是直接向使用者提供原始状态的档案，确保档案资料的权威性和原始性。二是提供通信传输。通信传输可以使档案利用者在异地获取档案资源，节省时间财力，缩短利用周期。三是开放共享利用。经过开放鉴定的可共享的档案可以面向大众直接利用。比如，公开属性为主动公开的政策文件，或者已经国家权威机构公开审定发布的统计公报、统计年鉴等资料应及时面向社会公众开放，主动挂接部门门户网站，提供电子文件下载链接。
4.4 强化电子档案安全风险管控
电子档案易更改和高度依赖设备的特点，对电子档案管理技术提出了更高的要求。一是建立完善的电子档案日常管理制度。强化对重要信息的拷贝存档机制，实现光盘备份异地存储。对档案信息中具有凭证作用和法律效力的文件采取纸质或实物形式归档，沿用文件管理“双轨制”保存机制，为电子信息保存管理提供双重保障。二是加大全流程安全信息技术开发。在建设统计档案管理系统初期，把安全性能作为重要参考指标，加大对软件开发利用的资金投入，引进电子档案业务系统安全技术，设置安全可靠的防火墙，对电子档案业务系统进行定期修复和维护。全过程实时记录电子档案储存环境，对电子档案进行利用跟踪记录，设置合理的访问与管理权限，确保电子档案信息的安全与完整。三是培养高素质具有现代化管理能力的人才队伍。提高管理人员能力素质，提高对现代化档案管理的认识理解。加强档案管理人员的专业技能，侧重对计算机操作技术、网络安全防御知识的强化培训，建立和培养保密意识，培育具备高素质能力的管理人才队伍才能有效推进档案信息化管理的发展进步。
参考文献
[1]陈永生,侯衡等.电子政务系统中的档案管理:整合共享[J].档案学研究,2015(6):19-26.
[2]祝敏.电子档案管理的技术更新与制度建设[J].兰台内外,2022(2):43-45.
[3]胡淑君.统计部门档案信息化管理策略分析[J].兰台内外,2022(29):1-3.
作者单位：四川省统计局
