发布时间:2024-03-18 14:09:41被阅览数:346 次信息来源：《四川档案》
□王月
随着新时代档案事业取得历史性成就、发生历史性变革，档案资源数量也大量增长。根据全国档案事业统计资料，各级国家综合档案馆（不含中央级）2011年度馆藏档案24011.1万卷、9590.1万件，2022年度馆藏档案102529.8万卷、件，呈多倍数增长。由于各级国家综合档案馆接收的档案保管期限为永久或30年以上，尚有大量保管期限为10年或短期的档案存于各机关档案室，其增长数量不应比馆藏档案增长数量少。做好机关纸质档案销毁工作，是做好机关档案全流程规范化管理的需要，也是为机关档案室“减负”的现实需要，关系到档案工作的长远发展。
1 机关档案销毁工作法规制度规定
1.1 在法律层面
《档案法》第二十一条指出“......销毁档案的程序和办法，由国家档案主管部门制定。......禁止擅自销毁档案”，同时在第四十八条规定对“擅自销毁档案的”依法给予处分。可见，销毁档案必须依据有关规定，严格按程序执行。
1.2 在行政法规层面
截至2023年6月，新《档案法》的实施办法尚未出台，1990年发布、2017年修正的《中华人民共和国档案法实施办法》依然有效，其内容未对档案销毁作出规定。
1983年中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》已不在国家档案局法规标准库中出现，司法部598部对外公开现行有效行政法规中也无法检索出；其内容第十七条、第十八条对销毁档案作出了简单规定，与现行有效的《机关档案管理规定》不冲突。
1.3 在部门规章层面
2018年国家档案局令第13号公布的《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）第四章第五节专门对“鉴定与销毁”作出规定，用较大篇幅列明了较为详细的销毁流程。
2015年，财政部、国家档案局令第79号公布的《会计档案管理办法》也对档案销毁作出规定，其主要内容基本囊括于《规定》中，只是会计管理机构经办人、负责人应当在销毁清册上签署意见。
1.4 在规范性文件层面
1987年国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》（国档发〔1987〕27号，以下简称《规范》）仍是现行有效的，它对档案销毁作出简要规范，并提供了销毁清册图示及其外形尺寸、用纸标准。
另外，2019年国家档案局档案馆（室）业务指导司在《中国档案》杂志发布《机关档案管理规定》系列解读文章，专章对“机关档案的鉴定与销毁”的要求与内涵进行解读，具有很强的指导性和操作性。
2 机关纸质档案销毁工作内容要求
根据《规定》及其解读、《规范》，机关纸质档案销毁工作可分为明确机构、开展鉴定、编制清册、签署意见、实施销毁、善后处理等内容。具体内容由于相关法规制度出台时期、表述详略的不同有所差异，如下表1所示。
表1
根据法规制度的效力和印发时期，应以《规定》为主要依据，以“解读”为重要参考，综合考虑《规范》。
3 机关纸质档案销毁鉴定依据和原则
目前，存毁鉴定尚无针对性的规范或标准依据。《规定》及其解读、《规范》中关于鉴定依据的表述如表2。
表2
可见，对“保存价值”的判定是关键。当前存在大量保管期限为短期、10年的档案保管期限届满，需要鉴别其保存价值，在实践中确无保存价值的档案主要有以下几类。
3.1 上级机关普发性文件材料
包括中央、国务院、党委政府普发性文件，本系统上级机关的工作简报等，如《中共中央关于纪念建党X周年的通知》《关于X省第X次代表大会的决议》、地方单位保存的与本单位无关的国家部委简报。由于历史上各单位对上级文件特别重视，也没有开展文件清退工作，过多地把上级文件纳入了归档范围。
3.2 同级机关普发性文件材料
包括本级行政区域各单位普发性文件，本单位驻地党委政府普发性文件，如X行业发展纲要、X行业情况参阅、改革工作简报、学习通讯。由于历史上很多单位对归档范围的界定不够清楚，这类文件材料也进入归档范围，目前已失去保存价值。
3.3 下级机关一般性文件材料
包括下级机关年度计划、总结、统计材料，供参阅的简报、情况反映等。
3.4 本单位一般性文件材料
包括本单位事务性、临时性文件，年度以下的计划、总结、统计材料，简报、情况反映、工作信息，重份文件等。
3.5 本单位已结清的会计凭证
包括月度、季度财务会计报告，已过保管期限的会计凭证，且有关事项已结清。由于历史上很多人员工资类会计账册被划为短期，需注意留存。
需要特别注意的是，在实践中，保管期限届满的档案存在保管期限划分不准的情况。如，干部人事工作重要文件材料被划为短期；本单位在上级会议中的代表性发言材料，与全部会议材料一同立卷被划为短期；与本单位工作或人员密切相关的文件材料未被甄别出，被当作普发性文件划为短期。这就需要在鉴定中审慎把握、科学判断，逐件逐页认真甄别，对这类文件材料留存并重新划定保管期限。
4 机关纸质档案销毁流程设置
该工作虽然有多项内容，其中有的环节与日常档案管理工作是紧密结合的，如，鉴定小组可能在进行机关档案开放审核工作时就已建立；电子目录可能在机关档案数字化建设时就已形成；实施销毁可纳入机关日常文件销毁工作范围；善后处理可结合机关日常档案管理工作统筹安排。一般来说，一个单位可能时隔多年开展一次档案销毁工作，档案形成时间跨多个年度，涉及的档案数量较多，销毁流程应在严格按规定的前提下，充分考虑工作的高效和便捷，以利于工作的顺利实施。具体流程可设置如下。
4.1 建立档案工作协调机制
如，成立机关档案工作领导小组，由单位分管领导、办公室主任、业务科副科长组成。
4.2 建立鉴定小组
如，成立机关档案工作领导小组鉴定组，由办公室主任、档案室工作人员、业务科工作人员、档案鉴定工作专家组成。
4.3 准备电子目录
“解读”指出“无论以卷还是以件为单位整理档案，档案销毁清册（内页）都应具体编列到件”。因此，可参照《DA/T22-2015归档文件整理规则》中的归档文件目录，准备保管期限届满的档案的文件级电子目录。
4.4 开展存毁鉴定
审阅电子目录，记录初步鉴定结果。审阅档案实体，记录最终鉴定结果。
4.5 形成鉴定工作报告
写明本次鉴定档案基本情况，鉴定依据、原则、过程、结果等，按单位公文处理程序，送签形成鉴定工作报告。
4.6 形成销毁清册
在文件级电子目录的基础上筛选出鉴定结果为“销毁”的条目，确认档号、文号、责任者、题名等内容完整，形成销毁清册内页。增加封面，列明拟销毁档案情况等内容。
4.7 签署意见
送签销毁清册，附上鉴定工作报告。
4.8 实施销毁
清点核对销毁清册所列内容，到机关纸质文件销毁和涉密载体销毁的指定场所实施销毁，监销人签字、在销毁清册上记录销毁时间。
4.9 善后处理
重新划定留存档案保管期限，调整排架次序，调整检索工具，完善全宗卷，相关数据填入年度统计调查表等。
纸质文书档案销毁清册封面图例
参考文献
[1]丁德胜.机关档案的鉴定与销毁——《机关档案管理规定》解读之十[J].中国档案,2019(09):30-31.
[2]丁德胜.《机关档案管理规定》的十大看点——《机关档案管理规定》解读之一[J].中国档案,2018(11):40-42.
[3]2021年度全国档案主管部门和档案馆基本情况摘要（二）.https://www.saac.gov.cn/daj/zhdt/202208/b9e2f459b5b1452d8ae83d7f78f51769.shtml.
[4]2011年档案统计资料.https://www.saac.gov.cn/daj/zhdt/201710/7621dbd93a25416e8c7359b001185e80.shtml.
作者单位：四川省档案馆
