县级妇幼保健院电子档案管理存在的问题与对策

　　□孟翔

　　电子信息技术的发展，给档案管理带来许多便利，但在县级妇幼保健院档案管理信息化进程推进过程中遇到了一些问题，这些问题的产生对县级妇幼保健院档案信息化建设带来较大困难，充分分析、认识这些问题并有针对性地解决这些问题，已经成为县级妇幼保健院持续推进档案信息化管理的重要议题。

　　1  县级妇幼保健院信息化档案管理存在的问题

　　1.1  对信息化电子档案管理的认识有待进一步提升

　　在推进县级妇幼保健院信息化档案管理过程中，对信息化档案管理带来的便利及对未来管理水平的提升的认识有待进一步提升，但是目前大部分县级妇幼保健院依然重视传统的纸质版档案材料的保管，而对于以电子信息化呈现出来的文档、数据等材料的存储和保管的意识不够，往往会错失关键信息，对造成极大不便，甚至影响了工作的正常进行。近年来，随着信息技术的发展，大部分县级妇幼保健院也在逐渐加强对办公软件、档案管理软件的开发和使用，对在日常工作中产生的病例资料、财务报表、医疗器械等相关数据进行存储、保管和转借等进行信息化管理，如果不能从思想上认知到信息化档案管理在日常工作中的重要性，将会对医院的日常运行带来极大不便。

　　1.2  公共卫生保健类档案收集不全面归档不到位

　　县级妇幼保健院根据工作职能，区别于一般县级综合性医院，除基本临床业务外，还有公共卫生保健职能，档案管理也与综合性医院不同，除临床医疗档案和一般行政办公档案外，还有很大一部分公共卫生保健类档案。但是公共卫生工作复杂，档案资料繁琐，不仅有基本公共卫生项目还有重大公共卫生项目，县级妇幼保健院作为公共卫生专业机构，平时只注重工作的实施，而不注意档案资料的收集整理和归类，导致公共卫生档案管理不善，档案资料收集不全面。

　　1.3  缺乏资金支持

　　医院的运行管理过程中需要大量的资金投入，在管理部门对电子档案管理缺乏充分认识的情况下，往往会忽视电子档案的建设和管理工作。县级妇幼保健院的管理者往往把医院运行资金用于与业务紧密相关的事项，比如购置医疗器材、医护人员的培训、病房的维护等方面，对电子档案的投入不足。在县级妇幼保健院运行资金紧张的情况下，更无法顾及电子档案的推进工作，比如购置存储设备、升级系统等工作。

　　1.4  尚未建立起较为完善的电子档案管理制度体系

　　县级妇幼保健院随着规范化建设特别是妇幼保健机构等级评审等活动开展，制定了一系列电子档案管理的规章制度，表面看起来制定较为“完整”，但是在实际档案管理运用中，效果不理想。首先，县级妇幼保健院档案管理人员一般都不是档案管理专业毕业的人员，好多都是从计算机、文秘、管理等专业改行干档案管理，上岗前也未经过档案管理的专业培训，档案管理专业知识欠缺，档案管理意识薄弱；其次，为了提高业务水平，包括县级妇幼保健院在内的医疗机构，往往只重视对医护人员的培训工作，但对于医院辅助机构的档案管理人员的培训较少，档案管理人员业务知识很难提高；再次，县级妇幼保健院对于电子档案管理的标准和规范不能明确，没有上级专门规定的文件和标准去执行，因此在电子档案管理过程中没有统一的标准去执行，出现了电子档案管理的盲区，也就跟不上医院数字信息化发展的步伐。

　　2  加强县级妇幼保健院电子档案管理的对策建议

　　2.1  以网络系统化推进电子档案的管理工作

　　县级妇幼保健院要在档案管理科与各临床业务科室之间建立起完善的档案管理网络系统，对电子档案如何存储收集有统一规定，在制度的框架内，建立起电子档案管理的责任制，通过签订责任书，把电子档案管理效果作为绩效考核的重要指标，增强电子档案建设管理的意识和责任心，把电子档案的责任落实到位。同时，医院还要健全网络系统，让电子档案在管理的过程中，减少科室之间的壁垒，实现医疗电子档案的共享，减少流程，提高工作效率；对于县级妇幼保健院的行政事务，通过建立起网络化的档案管理平台，可以实现信息的互通，减少人为的工作阻力，并且可以建立起档案管理的监督机制。

　　2.2  以标准化的要求推动电子档案管理运行的规范化

　　较为完善的规章制度是推动工作往前发展的重要保证，在县级妇幼保健院推进电子档案管理工作，也需要有相应的规章制度做保障。在县级妇幼保健院档案管理人员相对欠缺的情况下，在制定电子档案管理的规章制度时需要尽量的简化易懂，比如对电子档案的分类、保存、转接等制定非常明晰的制度规定；其次要建立健全电子档案资料的保密措施以及相关的责任追究制度等；再次要完善电子档案资料的收集管理工作，要从电子文件的源头上进行管理，对电子文件进行鉴定和筛选，然后将有保存价值的电子文件进行归档保存。也可以考虑以拍照、摄像、录音等方式主动形成和采集档案资源，作为档案资源的一种补充。如通过拍照、摄像方式形成关于某些重大事件、重要活动等方面的档案。

　　2.3  在确保医院正常运行的情况下，加大对电子档案管理的投入

　　尽管电子档案的管理要比传统档案管理更加便捷，更加低成本，但在电子档案建设前期，需要开发或购置电子档案管理系统，系统的建立需要花费较高成本，另外在电子档案管理过程中还需要对系统进行维护和更新，这些也需要一定的资金投入；另外，电子档案的信息共享性，也对电子档案的安全防护提出了更高的要求，需要对电子档案系统加装电子防护措施，确保电子档案在存储、转接过程中的安全，防止丢失或泄密，电子档案防护措施也是一笔不小的开支；另外，电子档案管理还需要对硬件设施进行升级，不断引进先进的现代化技术和设备，这些也需要资金的支持。

　　2.4  提供档案管理人才保障

　　县级妇幼保健院档案管理人员专业技能偏低，据调查显示90%的档案管理人员为非专业人员，接受档案管理方面的教育培训还不够。在县级妇幼保健院电子档案管理过程中出现的问题，造成的损失，大都和档案管理人员的操作技能相关。为了推进电子档案的使用效率，发挥电子档案的作用，就需要对档案管理人员进行定期的教育培训，通过教育培训充分认识到电子档案的重要性，提高对电子档案的存储、管理、转接、安全防护、系统升级等工序的工作技能；同时，邀请县级档案管理部门，进行现场指导和现场宣导，指导档案的实操过程，并且宣传档案管理的相关法律法规，确保档案管理的合规性。另外，要加强对档案人员的思想教育和职业道德教育，调动档案人员的工作热情，培养他们的敬业精神，同时，培养和提高档案人员的创新意识，充分发挥主观能动性，创造性地开展工作。

　　2.5  加强公共卫生档案的管理

　　县级妇幼保健院作为公共卫生专业机构，公共卫生档案对于落实国家公共卫生政策和公共卫生工作的持续开展，工作质量的评价等，都起着非常重要的作用，档案管理也与综合性医院不同。因此要加大公共卫生档案资料的管理，抓好基本公共卫生和重大公共卫生工作的同时，一定要注意档案资料的收集和整理并按标准去执行。

　　3  结束语

　　医院信息化建设的发展，电子档案管理已经是县级妇幼保健院档案管理的重中之重。只有根据现实工作中存在的问题，去整改和提高，不断提高档案管理人员自身综合素质、创新电子档案管理手段、提高电子档案管理水平，才能让县级妇幼保健院档案管理事业实现可持续发展。

　　参考文献

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　　[3]孟凡强.档案信息化建设与档案管理的研究[J].兰台内外,2023（1）:13-15.

　　作者单位：山东省济宁市泗水县妇幼保健院