试论高等学校学生档案管理

　　□任静

　　高校学生档案是在学生在校接受教育时生成的相应历史文件，以文字、表格等各类文件形式记录了该学生在校的表现、学习成绩、德智体美劳等多方面的考察情况，储存于特定的保存空间待需要查看时用以查阅。学生档案管理由于并非是高等学校学生相关工作的重心，因此关注度并不高，但高校教育现在面临着改革的新形势，对学生档案管理的管理方式也提出了相应的新要求，学生档案的价值需要被充分发掘，在此基础上高校的学生教育和管理工作会取得更好的成效。

　　1  转换认识角度，充分发掘学生档案的价值

　　学生档案长期被忽视的主要原因是因为没有充分认识到它的价值，在学生教育和就业方式发生巨大变化的今天，需要从多个角度重新审视学生档案。

　　1.1  档案具有不可替代的教育价值

　　几乎大部分高校在学校的教育教学工作中都会把教学工作和学生学习管理工作当作重要任务来抓。学生管理更多注重的是学生的现实管理，而忽视了对学生的痕迹管理，也就是忽视了学生的在校档案管理。事实上，档案在学生教育和管理中的作用不可替代。绝大多数学生比较注意自己有记录的既往表现，旷课、不按时完成作业这些日常学习生活中经常出现的负面行为，如果不被记录，学生可能很不在意，但是如果这些行为会被记录下来，就会引起学生的重视。学生档案中这一方面的内容如果如实填写，就会促进学生的自我管理。另一方面，若学生档案将学生求学时的各类表现情况加以详实的记录，其本身就是一个信息积累，可以通过这些大量的信息勾画出学生的思想、心理和行为特点，从而为对症下药的教育提供依据。目前大多数高校重视学生心理健康教育，开展了大量的学生心理咨询活动，有的甚至对学生进行心理干预。但是从成功的经验来看，信息咨询需要关于学生日常行为的大量准确信息，如果没有这个基础，咨询很难有针对性地展开，其效果和科学性都值得怀疑。而详尽的学生档案正可以对此提供支持。

　　1.2  学生档案对用人单位具有参考价值

　　目前高校学生档案中有价值的材料比较少，学生在校学习三到四年，档案袋中不过是几张成绩登记表和学籍登记表而已，而且大多数学生的档案大同小异。在过去学生工作由国家包分配的时代，这样做似乎没有什么不对。但在现在就业双向选择的情况下，用人单位很难通过一两次面试就能全面了解学生的情况，招聘的成功率往往比较低。如果学校在学生在校学习期间给其建立了比较详尽的档案，这对用人单位考察学生无疑是一个非常有用的帮助。目前绝大多数学校为了利于学生就业，会尽量在学生档案中装入正面的材料，有的把负面的材料如违纪处分资料等在最后整理档案时干脆抽调。也有很多学校为了不使档案内容引起争议，往往只装入最低限度的材料，这样做降低了档案的可信度和适用价值，使用人单位根本不看或不信学生档案。如果有高校能给学生建立一份详尽可靠的档案的话，将极大地提高用人单位的招聘成功率，降低招聘成本，建立学校和用人单位的良性互动，这无疑会让这个学校受到用人单位的欢迎，当然也会提高学生的就业率。

　　1.3  学生档案是学校的重要资产

　　许多科研技术单位比较重视工作档案的积累，这其实是本单位组织知识的生产和增长过程。北京协和医院三大宝中就有一个是近百年的患者病历，正是一个一个的医疗诊治案例，为以后的医疗工作提供宝贵参考。详尽的学生档案也可以视为教育教学的案例，如果把它们积累下来，就可以成为本校学生教育管理的大数据，为教育教学工作提供参考。目前，绝大所数高校的学生教育管理依据的是所谓的一些理论和要求，缺乏对学生情况的深入分析研究，学生档案积累可以为改变这一状况提供帮助。学生档案是学校文化的重要载体之一。国外一些高校，会在学生毕业多年回校访问时，向学生赠送他在校求学时的成绩单或其他材料复印件，这些档案对于毕业的校友来说有一定的凝聚力，档案内容丰富，这种凝聚力就会更强一些。该凝聚力是一种重要的无形资产，是校文化的重要组成部分。

　　2  重视平时收集，丰富档案内容

　　改进学生档案管理要从档案资料收集开始。具体来说要做到以下几点：一是安排专人管理。很多高校的通用做法是等学生在学校报到后，学校的招生就业处统一将学生交转的档案进行归置，招生就业处再转移到各系，交由辅导员管理，而辅导员并不具备专业的档案管理知识。学校应该设置专门的档案管理部门指定具有档案管理经验的专业方面的专人分管学生档案工作，并确定具体承担学生档案材料收集和移交工作的档案员。二是扩大材料收集范围。档案价值与学生档案的丰富程度是成正相关的，若是材料单薄则会导致档案价值不高。应该扩大材料收集范围，将有关学生的品德、学业、才艺、人际沟通、心理素质等方面的材料全部收入。三是改变收集方式，变期末或年末一次性收集为日常收集。也就是说，符合档案收集要求的材料要随时收进档案，这样既可防止材料遗失，也保证了档案的准确性。

　　当然，增加收集材料会增加档案的规模，不利于档案的保存和转移，这个问题可以通过建立电子档案的方式来解决。具体做法是：绝大多数材料经过扫描、复制后以电子文档的形态收存，仅对比较重要的、按学籍管理规定必须的文档以纸质形态收存，两者保存期限一致。建立电子档案目录和查询接口，学生可以随时查询自己的电子档案，电子文档目录打印数份随纸质档案保存。这样纸质档案和电子档案就相辅相成，既便于大量资料的保存，又不失档案的规范性和权威性。将来用人单位或者其他机构要了解学生的详细情况，可以在学校查阅学生的电子档案。

　　3  增强透明度，强化档案的教育价值

　　很多学生不重视档案，甚至不知道有档案，当然也就认识不到档案的重要性，丢档、弃档现象越来越普遍。学校要教育学生重视档案的重要性，要让学生认识到，对于个人来说，将来的就业、职称评审、劳动保险都将以档案作为参考，有些档案材料会伴随自己一生，因此要珍惜自己的档案。学校还应该充分发挥档案的教育管理作用，在建立电子档案的基础上，允许甚至鼓励学生经过一定的程序查询自己的档案，使学生明白，自己在校的表现已经记录在案，好的表现可以为未来加分，而不良表现则会给未来带来麻烦，从而自觉调整自己的学习目标和在校行为。

　　这种其实做法比较切合目前一些高校的学生教育管理实际，我们的大学之所以“严进宽出”，“宽”就“宽”在对学生的约束方法较少，学生在校只要考试合格，哪怕是旷课、违纪、作弊，都没有记录，没有惩戒，档案管理作为一种行为管理方式，有助于矫治这个问题。这种做法也符合目前推行的征信管理的原则，前面的记录会对以后的收益有影响，人们就会比较注意规范自己的行为。

　　综上，高等学校要从思想上全面认识到档案的价值，认识到学生档案的内在价值与其能发挥的作用，开拓思路，改进方式，重视学生档案信息资源的特性，助力学生教育管理与学校改革转型。

　　参考文献

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　　[2]黄贞良.对《高等学校档案管理办法》重视学生档案工作的理解与贯彻[J].陕西档案,2015(03).

　　[3]黄勇.谈高等学校学生档案管理[J].剑南文学（经典教苑）,2011(08).

　　作者单位：宝鸡职业技术学院