初探劳动人事争议仲裁文书档案规范化管理

　　□周剑锋

　　劳动人事争议仲裁档案（以下简称仲裁档案）是劳动人事争议仲裁委员会在依法审理劳动人事争议案件过程中形成的，具有查考利用价值的各种文书、物证、声像及其他载体材料，真实记录劳动人事争议仲裁活动全过程，这些材料仲裁委员会在案件处理终结后，要全部立卷归档，这也是做好劳动人事争议工作非常重要的一部分。在日益发达的市场经济中，公民维权意识增强，劳动人事纠纷争议案件逐年递增，所以加强对仲裁档案完整收集、规范管理和科学保管，为切实保障和谐劳动关系和公民合法权益非常必要。

　　1  仲裁档案的内容

　　从内容来看，仲裁档案分为正、副两卷。正卷有：仲裁申请书等各类仲裁文书，仲裁活动各类通知书，法人代表、被申请人、仲裁第三人等身份证明，各种笔录，移送仲裁案件函，文件送达回执、邮寄及公告等相关佐证资料。副卷有：各种审批表(包括立案、延期审理、中止审理、勘验鉴定等），仲裁过程各种谈话提纲、讨论笔录，结案审批表等。要全部收集整理能随卷保存的材料并归档，对确实无法装订归档的材料，能采取拍照、扫描、摄影等措施，或者选择电子设备进行转换，制作转移笔录并交当事人签字确认。根据仲裁档案的内容进行科学的分类和归档，同时与仲裁有关的视听和数字类档案应按照声像档案管理规范、保密规定和易于使用的原则归档，集中进行管理。

　　2  仲裁档案管理工作现状

　　劳动人事争议仲裁工作是准司法行为，仲裁档案应完整、准确、清晰记录仲裁全过程。收集完整、规范管理、科学保管、安全利用仲裁档案是劳动人事仲裁委员会的重要内容之一。依照相关法律、法规收集整理劳动人事争议案件仲裁所形成的资料，为仲裁工作提供决策和参考。当前仲裁档案管理工作现状：

　　2.1  因地方经济发展存在较大的差异性，使仲裁档案管理的水平和能力参差不齐，特别是信息技术的发展对仲裁档案管理产生极大的影响。对于经济社会发展相对较高的地区，已经采用了全新的信息化管理模式；但相对经济社会发展水平较差的地区，因硬件不“硬”，软件太“软”，无法对仲裁档案采取信息化管理，只能沿用传统的模式管理档案；数量多、形式多样的纸质档案资料占据着大量的存储空间，这将不可避免地导致文件存储和使用率下降，不利于提高档案管理质量。

　　2.2  仲裁档案管理部门管理意识不强、规章制度不建全、机构人员配置不合理、流程不规范，使得档案资料在查阅利用过程中容易造成知识产权、个人信息等资料的泄露或丢失，甚至给自身信息安全保护带来了风险。由于技术缺陷，制度缺失和管理措施不够到位，篡改、损毁、伪造档案的事件时有发生，导致档案的真实性、完整性、准确性和存储方面容易出问题，甚至窃取档案中不对外公开的关键数据，使档案信息安全受到威胁。

　　3  仲裁档案管理存在的问题

　　3.1  管理人员对仲裁档案保管的重要性认识度不高。管理者普遍认为管理仲裁档案只是一个单纯的辅助管理工作，并不会影响仲裁效果，不重视仲裁档案的收集、整理、利用和档案日常管理。

　　3.2  仲裁档案目前没有专门的规范整理规则，没有有效的文件收集制度来规范仲裁文件收集，在整理、存储、查阅利用等方面出现不同程度的仲裁档案管理方面问题。

　　3.3  文件归档装订不够规范，档案资料不够详实，与案件相关的物证和音视频资料收集不齐；在存储过程中，文件目录与实际文档不符，顺序不一致，查询复制管理不到位，甚至出现缺失。

　　3.4  随着信息技术的运用，仍有部分仲裁档案采用纸质档案进行管理，无法进行档案管理信息化，导致系统之间不能实现互联互通、信息资源共享等。

　　3.5  由于劳动人事仲裁案件逐年递增，缺乏仲裁档案管理相应能力的工作人员，包括熟悉相关标准规范并能够为档案信息化工作各环节提供技术的技术人员，人才的缺失导致对规范收集整理档案的指导不到位，影响了仲裁档案管理的质量。

　　4  仲裁档案管理的必要措施

　　4.1  加快完善仲裁档案管理制度，贯彻以人为本的工作理念。在仲裁档案管理改革过程中，根据当前仲裁档案管理的实际需要，加快完善科学的仲裁档案管理体系，包括岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面制度，更好地满足仲裁档案管理要求。归档时应确保相关仲裁案件资料是真实的、完整的、可靠的，如果档案不完整，应及时补充完善相关内容。处理仲裁案件卷宗时，严格按照劳动人事争议仲裁流程，逐个环节一一立卷归档，每个流程档案资料都要完整、真实、可靠，并不断为仲裁过程的审查与判断提供完善的决策参考。另外，归档的仲裁档案应当及时进入劳动人事纠纷诉讼记录系统，为纸质文件归档和电子归档的同步奠定基础。还应尽快完善仲裁档案的查询机制，按程序进行审批并查询档案相关信息，既满足人民群众查阅利用需求，又防止档案遭到涂改、污染、损毁、圈点等人为破坏，同时避免泄密事故的发生，在归还时做好清点和归还登记，使档案的离线管理与系统结构必须保持一致。

　　4.2  分析研究仲裁档案管理不难发现，对档案实行信息化管理模式，可以大大提升仲裁档案的查询利用。因此，加快仲裁档案管理信息化建设是大势所趋，对防止档案信息失真和提高档案管理质量非常必要。此外，在劳动人事争议仲裁过程中，所形成的各种文件材料、书面证据、照片和声像等须快速转换为数字化，实行信息化管理，所以要进一步建设好档案信息化管理平台，创造良好的档案管理信息化环境。

　　4.3  及时做好仲裁档案信息安全工作，有助于保证档案信息的质量。对于涉密文件，应依据《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理办法》，执行适当的文件管理规则和流程要求，以确保文件信息不被泄露。对非涉密信息系统的安全保护，应按照《信息安全等级保护管理办法》等要求执行。仲裁电子档案管理系统安全要纳入单位整体信息安全策略之中，与其他档案信息化建设项目同步设计，建设信息安全保障系统，使仲裁档案信息化建设与信息安全水平相适应。

　　4.4  在加快仲裁档案信息化管理进程中，应选拨“具备档案管理、信息管理等相关知识背景”的人员从事档案管理工作，要通过业务培训或外出实训，培养一批具有良好组织领导能力和熟悉档案业务的管理人员，一批能够为档案信息化工作各环节提供技术支持和熟悉相关标准规范的技术人员，以及熟悉本职工作的操作人员。劳动人事争议的档案管理不仅仅包括单一文档的获取与保存，还必须对大量档案信息进行科学规范的梳理与分析，最后进行系统化归档立卷。

　　综上所述，推进仲裁档案管理科学化与规范化创新，促进仲裁档案规范化建设，确保归档材料真实完整准确，以满足新时期经济社会发展的实际需求;各级人事争议仲裁委员会要认真贯彻落实党的二十大精神和习近平总书记关于档案工作的重要批示，优化机构、提升人员素质、完善工作流程，加快仲裁档案管理信息化建设，为劳动人事纠纷裁决和调解提供决策参考，为提升公民维权意识、提高法律法规公信力、促进经济社会的发展贡献力量。

　　参考文献

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　　[2]丁莹.提高劳动人事争议仲裁档案管理质量的思考[J].办公室业务，2020(08).

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　　[6]童祥令.劳动人事争议仲裁档案管理工作的革新方式初探[J].办公室业务,2019(10).

　　作者单位：广安市广安区劳动人事争议仲裁院