轨道交通总体总包项目单项设计单位文件归档策略研究——以C公司为例

　　□徐强

　　在市场竞争日趋激烈的环境下，降本增效成为所有市场主体在当前环境下都必须做出的抉择。具体到档案管理领域，轨道交通总体总包项目各单项设计单位会产生大量的设计文件及图纸，这些设计文件及图纸反映了轨道交通工程建设的全过程，“是轨道交通系统安全运维的重要凭证、进行行业知识科普的信息宝库和构建数字生态圈的基础资源”[1]，但如何让这些设计文件及图纸在保障企业利益、发挥其凭证参考价值的同时降低企业管理成本，是值得总体总包单位档案管理部门思考和研究的课题。

　　1  研究背景

　　对于轨道交通总体总包项目的管理，C公司在2021年以前一直是将各单项设计单位的纸质设计文件及图纸均收集1套归档，收集、整理、运输、管理这些文件工作量巨大，面临较大的成本压力。2021年，C公司档案部门发布新的管理规定，要求轨道交通总体总包项目其他单项设计单位的设计文件及图纸仅归档最终版的电子文件，不再归档纸质文件。这一新的管理规定减轻了管理成本，但也面临归档的最终版电子文件（DWG文件）无法发挥凭证价值，在法律纠纷上可能对企业的利益带来隐患等问题。因此，C公司关于轨道交通总体总包项目单项设计单位的文件归档策略仍需进一步调整和优化。

　　2  存在问题

　　在C公司的管理模式和管理要求下，关于轨道交通总体总包项目单项设计单位的文件归档，存在主体责任不够明确、管理成本和压力巨大、企业利益存在隐患等问题。

　　2.1  主体责任不够明确

　　根据住建部、国家档案局等单位发布的有关建设项目档案管理规定，“建设单位对项目档案管理工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准”[2]，并应保存整套的项目档案。勘察、设计、施工、监理等参建单位是项目档案的形成主体，对本单位形成的项目档案质量负责。而总体总包单位是由业主授权对各单项设计单位实施技术上的管理和总包管理，与各单项设计单位之间并无合同关系，因此总体总包单位是否应该收集归档各单项设计单位的设计文件和图纸以及收集归档的形式要求等相关责任问题暂未明确。

　　2.2  管理成本和压力巨大

　　城市轨道交通工程建设周期长、涉及专业多且复杂、参建单位多、文件来源广、文件收集难度大[3]。作为总体总包单位，各单项设计单位产生的设计文件及图纸数量巨大，每个总体总包项目约有几千册设计文件及图纸，大量设计文件及图纸在收集、整理、运输、归档、保存等环节都会产生巨大的管理成本和压力。以C公司承担的某条总体总包项目为例，该项目在初步设计和施工图阶段共计归档约1800余册纸质设计文件及图纸，占用一间库房约1/40的空间（约12列12层密集架，6.5㎡左右）。按照C公司现有30余个轨道交通项目部总共承揽约120条总体总包项目进行估算，仅保存这些总体总包项目的设计文件及图纸就需要3间260㎡的库房。考虑到前期还有收集、整理、运输、归档等环节，这些均对管理工作带来巨大的压力和挑战。

　　2.3  企业利益存在隐患

　　降低管理成本应建立在维护和保障企业利益的基础之上，任何降低管理成本的做法都不应该损害或影响企业的利益。从C公司目前对轨道交通总体总包项目管理规定的调整来看，仅仅出于降低管理成本的考虑要求单项设计单位仅归档最终版电子文件（纸质文件不再归档），而不对最终版电子文件的格式及内容进行要求，收集归档的最终版电子文件（DWG文件）无法律效力，无法发挥凭证作用，最终损害的是企业的利益，对企业的安全发展造成隐患。

　　3  解决对策

　　针对管理现状以及存在的问题，C公司从维护企业利益的角度出发，同时兼顾管理成本和管理效能，对轨道交通总体总包项目单项设计单位的设计文件及图纸的归档策略进行了调整和优化，提出了相应的解决对策。

　　3.1  进一步调整优化归档策略

　　针对轨道交通总体总包项目单项设计单位的设计文件及图纸的归档策略，C公司前后提出三种解决方案，最终决定对现有档案管理规定有关内容进行调整，单项设计单位的设计文件及图纸只归档最终版的电子文件，电子文件须签署齐全且为PDF格式。该方案既可弥补现有管理规定对于单项设计单位提供的电子文件要求不足的缺陷，又便于紧急查档时提供利用，符合档案信息化发展趋势以及数字档案馆建设的愿景。按照C公司内部文件规定：设计文件及图纸经过总体组会签、设计监理、咨询审查后，再送总体组给总体确认，确认后，方可登记盖章出正式文件和图纸，送设计监理、咨询确认盖章，向业主提交正式设计文件及图纸。目前绝大部分轨道交通项目部均采用数码蓝图机打印图纸，在正式出图打印前对原有底图进行数字化扫描或直接打印电子文件，这样既能将签署齐全的电子文件收集归档，又不额外增加成本，便于档案管理和利用，保障企业利益的同时降低了企业管理成本和压力。

　　3.2  在管理规定和合同中明确责任要求

　　针对现有管理规定对于总体总包单位和单项设计单位文件管理责任划定不够明确的问题，C公司从企业利益出发，在管理办法和新签订合同中明确规定总体总包单位管理责任和要求。“集团公司作为总体设计单位时，其他单项设计单位的设计文件及图纸（含配套计算书）只归档最终版的电子文件，电子文件须签署齐全且为PDF格式”。按照这一责任划定，C公司明确了自身作为总体总包单位时在轨道交通项目文件管理中的职责和要求，利于规范后期文件的收集和归档管理工作。此外，“在合同授予、工程验收、合同支付结算等项目建设管理中，必须兼顾档案工作，将档案工作作为其中一个重要环节，档案工作真正纳入建设管理的相关流程，确保档案管理不缺位。”[4]

　　3.3  采取补救措施弥补可能存在的法律风险和隐患

　　针对之前因修订管理规定（单项设计单位纸质设计文件及图纸不再归档，仅归档DWG格式的电子文件）可能带来的法律风险和企业利益隐患问题，C公司制定相应的补救措施。对于2021年以后单项设计单位仅归档的DWG格式电子文件，要求各单项设计单位补充归档相应的纸质设计文件及图纸，或者重新归档一份签署齐全的最终版PDF格式电子文件；对于新归档的设计文件及图纸，则要求单项设计单位按照新规定执行，归档最终版的电子文件，电子文件须签署齐全且为PDF格式。这样可以有效弥补之前因修订管理规定给企业带来的法律风险和利益隐患问题。

　　通过分析C公司的案例可知，在企业降本增效的大背景下，面对轨道交通总体总包项目单项设计单位文件归档存在的主体责任不够明确、管理成本和压力巨大、企业利益存在隐患等问题，C公司从维护企业自身利益的角度出发，兼顾管理成本和管理效能，对归档策略进行了进一步的调整和优化，在管理规定和合同中明确了相关主体的责任要求，采取了相应补救措施弥补了可能存在的法律风险和隐患，有效解决了长期存在于档案部门之间的难题，相关的经验和做法值得同行业档案部门学习和借鉴。

　　参考文献

　　[1]张媛媛,袁言臣.城市轨道交通档案管理现状与优化路径探究——基于9市轨道交通集团调研分析[J].档案与建设,2022(06):61-63.

　　[2]DA/T28-2018,建设项目档案管理规范[S].

　　[3]王彩虹.论城市轨道交通企业档案管理制度建设及运用——以广州地铁集团有限公司为例[J].档案学研究,2016(05):67-70.DOI:10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2016.05.008.

　　[4]张骏,覃波静.基于合同管理的轨道交通工程档案完整性管理机制初探[J].浙江档案,2017(07):61-62.DOI:10.16033/j.cnki.33-1055/g2.2017.07.026.

　　作者单位：中铁第四勘察设计院集团有限公司