新时代企业文书档案管理工作探究

　　□张辰星

　　企业文书档案是企业在各项活动中形成的，是反映企业党务、行政管理、经营管理等活动的真实记录。文书档案对于企业自身的发展影响极为深远，其保存价值显著，与企业持续发展之间有着密切的联系。尤其在新时代发展背景下，文书档案具有来源复杂化、载体多样化、管理电子化的特点，明显创新和改变了文书档案管理工作，针对各方面的管理水平提出了更高的要求。在新时代企业发展过程中，应对文书档案管理工作予以高度重视，全面创新文书档案管理方式，从而使企业发展与社会发展相互一致与协调。

　　1  新时代企业文书档案管理工作中存在的不足之处

　　1.1  对文书档案管理工作的重视度不够

　　基于当前的市场经济环境以及大数据的背景，企业处于机遇和挑战并存的状态，企业之间的竞争也越来越激烈。一些企业对核心技术、经济效益等的提升较为重视，而对企业文书档案管理等工作重视度不够，这种现象在企业成立初期尤为严重。同时在新时代背景下，诸多企业迅速构建现代管理制度，以此来推动内部管理水平的提升。在这一过程中，新的管理方式和思维严重影响着企业员工，一定程度上导致员工对文书档案管理工作的重视程度也每况愈下。同时，有些企业文书档案的管理工作未纳入岗位责任制、企业质量管理体系和部门及员工绩效考核体系。由此出现领导重视不够、部门和员工针对收集、归档工作的执行力度不够，导致企业文书档案管理在新形势下，面对日趋激烈的企业竞争，未能从根本上对企业的发展发挥作用。

　　1.2  档案管理模式有待进一步创新

　　现代企业对管理模式的重视度较高，并借助高级业务管理模式的应用，以此来对业务开发流程予以不断地改进。但在实际工作中，由于相关管理模型的缺失，再加上缺少完善的文书档案管理机制，未建立档案管理网络体系、制度体系、考评体系等，很难提高其管理效率。此外，档案管理的创新力度薄弱，精细化水平较低，影响到文件信息的完整性、准确性、规范性、系统性。而且在检索利用方面，未将文书档案的利用作为企业领导决策、企业发展规划的有利抓手，文书档案管理创新利用案例少之又少。在文书档案的信息化建设方面，企业信息系统建设中未将电子文件、电子档案归档纳入企业管理范畴，未实现企业各业务信息系统与档案管理系统信息的互融互通。

　　1.3  档案管理人员的业务能力不足

　　目前，一些企业的文书档案管理人员配备结构单一，大多情况是其他岗位调任为文书档案人员，或者由文书管理、综合管理、行政管理等人员兼任，对档案管理流程了解不够，同时，由于文书工作是基础的管理工作，对从业者的责任心、岗位认可度等提出了较高的要求，特别对于一些从其他部门调任的工作人员，因为对业务的熟练度较低，难以保证各岗位专业内容的迅速转换，从而影响到工作的正常对接。另外，在文书档案管理的实践中，大多数企业采取各部门设置兼职档案人员负责收集及归档的管理模式，由于各部门兼职档案管理人员以本职专业工作为主，在档案管理的专业知识、工作经验等方面均较为薄弱，制约文书档案管理工作的顺利开展。

　　2  新时代企业文书档案管理工作的完善对策

　　2.1  加强对文书档案管理工作的重视

　　对于企业领导层来说，应树立长远发展的思想观念，对以往过于注重经济效益、生产经营、技术提高等思维方式进行转变，加强对文书档案管理工作的重视。首先，应保证资金投入的充足性，并使工作人员的配备满足工作任务的需要。同时，应加强考核机制的构建，从对于岗位的认知度、业务能力、工作完成情况等全面化考核档案网络人员；其次，应对以往经验进行充分分析，合理规划企业未来的发展，并与自身发展的实际情况相结合，优化调整企业当前的经营结构。实施档案工作岗位责任制，建立档案工作质量管理体系，将档案工作纳入绩效管理。

　　2.2  创新企业档案管理模式

　　在时代不断发展变化过程中，企业文书档案的管理应与时代发展高度协同。强化企业顶层设计，基于企业各级管理层角度，要注重管理理念的不断创新，并将目标和计划相结合，加强新的档案管理模式的构建。具体应从以下几个方面开展工作。

　　在企业管理体系建设方面，建立在企业分管领导的统筹管理下，以档案部门为中心，各职能部门共同参与的档案管理网络，探索档案部门与信息管理部门的有效协作机制。同时在管理体系构建方面，应加强激励机制和惩罚机制的构建，共同致力于档案管理工作的有效运转，并紧密结合企业经营与社会发展的需求。

　　在设计开发文书档案管理系统方面，应贯彻落实有效性、简约性、功能性等内在需求，保证管理模型责任的清晰度与透明度，并基于个人和分层管理的角度，加强集成管理模型的构建。并与企业的生产经营结构紧密结合，严格执行“自动存档”的管理模式，同时加强安全性网络的构建，切实保护好数据文件的存储和使用，不断完善文书档案管理系统的数据结构。注重在线信息管理平台的创新及优化开发，积极开展电子文件单套制管理等工作，并利用数字化、云平台等先进手段将文书档案的共享性充分发挥出来，以此给予业务需求的实现提供一定的保证，实现数字档案的顺利构建，并将对信息的硬件支持作用充分发挥出来。

　　企业应注重工作方式的不断创新，以企业管理流程为主线，进一步完善业务信息管理标准，不断更新文书档案收集、整理、归档、提供利用等的方法，并实现文书档案资源共享的目标，满足文书档案服务于企业的精准化需求，从而为档案管理利用效率的提升创造有利条件。

　　2.3  创新人才培养途径

　　基于文书档案具有较强的专业性的特点，对于管理人员的素质要求较高，由此企业应对从业人员的培训予以高度重视。具体来说：首先，企业应重点培训专职管理人员，不断丰富培训方式，通过集中培训、点对点现场指导、网络授课、微课模式、智能app等多样化的培训方式，加强先进管理思维的积极渗透，充分调动人员的参与积极性。其次，为了达到吸引优秀档案人才的目的，企业应加强制度和政策的合理运用，不断强化团队管理力度，特别要加强档案管理人才团队职业通道的构建。最后，企业应对管理人员的培训和交流做出正确的指导，将管理者的视野和眼光拓展开来，注重知识体系的不断更新与完善，在内部和外部交流的作用下，可以共同致力于文书档案管理工作的顺利开展，同时满足企业持续化发展的根本目的和需求。

　　3  结束语

　　经上述分析可见，基于国家经济与互联网、大数据技术的飞速发展的背景下，企业若要稳步发展，实现网络强企、信息兴企的目标，加强企业文书档案管理工作势在必行，其不仅与企业自身日常的经营管理有着密切地关联，而且也关系到企业未来的发展方向。因此，企业应积极开展和落实文书档案管理工作，加强创新元素的有力渗透，深入分析文书档案管理工作中存在的不足之处，加强可行的配套对策的制定，并及时发现问题以及解决问题，不断提升文书档案管理工作效率，从而充分展现文书档案管理的应用优势与价值，使企业文书档案管理工作获得全新的发展与进步。

　　作者单位：核工业档案馆