探索建立企业数字档案馆

　　□邓红英

　　东方电气集团东方锅炉股份有限公司（以下简称东方锅炉公司）作为国家档案局第二批数字档案馆建设试点单位，经过近三年的建设，于2021年3月通过了国家档案局的验收。

　　一、借力国家及省、市试点平台，取得建设先机

　　建设企业数字档案馆，一般有两种方式，一是根据企业实际，自行建设；二是参加国家或省、市档案局的试点。建议有条件的档案馆积极申报试点，一是通过试点准备，可以对档案馆处自身的信息化条件进行一个综合评估；二是借力上级档案局平台，更易获得企业上下的支持；三是一旦获得试点资格，就能得到上级档案局的直接指导，企业数字档案馆的建设质量更有保障。

　　二、结合文件要求和企业实际，确定建设方案

　　（一）认真学习领会《企业数字档案馆建设指南》精神

　　《企业数字档案馆建设指南》是建设的纲领性文件，涵盖企业数字档案馆建设的方方面面，必须加强学习，对文件中明确或未明确的相关问题达成企业共识，为后期的建设工作打下坚实基础。

　　一是留意国家、省、市档案局的相关专题培训、积极派人参训，近距离获得专业的建设指导。二是组织档案和信息的相关人员，带着问题到有数字档案馆建设经验的企业或综合档案馆进行调研；三是组织有档案、信息、保密等专业的人员进行不定期的内部培训和探讨。

　　（二）确定适合本企业的建设方案

　　1.建设原则

　　（1）统筹规划，分步实施：把数字档案馆建设纳入企业信息化建设规划，档案部门与信息化部门、投资部门、业务部门、保密部门等协同工作对总体架构、技术方案进行统筹规划，考虑可扩展性和兼容性，有步骤地分步实施。

　　（2）需求导向，利用优先：挑选与企业生产经营紧密相关的两至三个系统作为首发建设任务，根据传统档案的利用频次确定数字化的优先级，更好地为企业研发、生产、经营、管理等中心工作服务。

　　（3）安全保密，合法合规：在安全保密的前提下开展档案管理系统的设计、实施、运行和维护，建立安全保密管理制度，确保档案信息安全，保护企业的商业秘密。

　　2.人员保障

　　企业成立数字档案馆建设领导小组和工作小组，领导小组由企业公司级领导挂帅担任，工作小组组长由档案管理部门负责人担任，工作小组应包括档案、信息、保密等多个部门的骨干人员为统筹协调、落实建设所需条件，协调解决过程中发生的问题提供有力的人员保障。

　　3.确定建设节点任务

　　建立企业数字档案馆建设时间表，明确领导小组和工作小组的人员组成和职责分工，统一安排部署建设重点内容，对建设工作进行量化和分解，明确节点目标及责任人，纳入公司绩效考核管理。

　　4.经费保障

　　在建设领导小组的支持下，东方锅炉公司以“企业数字档案馆建设”为题进行了科研课题立项，以公司的科研体系和研发投入为强大支撑，归集资金用于数字档案馆的建设，课题实施与试点建设相辅相承，调动了工作人员的工作热情，推动了数字档案馆的建设。

　　三、从六大内容入手，扎实开展建设

　　（一）基础建设

　　企业的信息化建设一般有较扎实的基础，数字档案馆建设无需重起炉灶，建议依托本企业原有的服务器、网络资源，按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置要求进行改造，在满足适应目前馆藏档案基础数据要求的同时，还要考虑今后一定时期内数字档案资源增长规模及管理和服务的发展需求。

　　（二）档案管理系统建设

　　档案管理系统的建设一般有两种选择，一种是购买档案专业成熟软件，二是自主开发，自主开发又分外委和自行开发两种情况。前者软件成熟，且前有多个档案馆适用，档案管理功能完善，但各企业情况不同，往往有水土不服的情况。后者企业适应性强，但档案专业功能，尤其是“四性检测”“元数据提取”等功能往往不够专业。建议采用二者相结合的方式，在专业软件之前自主开发一个专门的接口软件，既能保证档案软件的专业性，又能保证公司其它系统接入后的灵活性。

　　（三）数字档案资源建设

　　1.传统档案数字化。企业传统档案数量庞大，是企业的宝贵财富。数字化过程中，一是注意先后顺序，把利用频次高、归档时间近的档案先扫描、先利用，让利用者先行尝到甜头，更利于建设后续工作的顺利开展；二是数字化方式的选择，一般来说有自主和外包两种，建议经费充足的公司直接招标专业的档案数字化外包公司，标准统一、质量高，见效快，但要注意过程的监控和管理，避免以包代管。

　　2.在线归档。在线归档是资源建设的重要组成部份，单套制一直是档案界争论的焦点，作为企业档案馆，建议步伐可以放慢些，在永久和30年的保管期限的档案中仍采用双套制，并注意纸质档案和在线归档资源的对应关系，后面根据企业的发展逐步过渡到单套制的管理。

　　3.电子档案的离线归档。因大多数企业业务系统的开发在档案管理系统之前，短时间内要做到全部在线归档有较大的困难，建议在在线归档资源不够完备的情况下，企业应保留电子档案离线归档的渠道，待业务系统升级时再配备归档接口，实现在线归档。

　　（四）档案信息开发利用

　　1.专题数据库。专题数据库是传统档案编研在数字档案馆中的实现方式，应以利用需求为导向，确定专题数据库的种类，对利用频繁，但散落在不同种类或不同案卷的信息加以集合并展示，也可以将传统档案的编研材料数字化后上传，一个界面展示所需专题的所有信息，在提高查全率、查准率的同时，也能档案宣传作用。

　　2.档案信息利用平台。档案管理系统虽有专门的利用界面和审批流程，但作为面向全企业的应用，应建立更为简单快捷的利用流程，建议一是充分利用企业内部主页链接展示，二是与企业OA的登录审批授权方式相集成，使利用者用熟悉的登陆界面、口令、审批等方式就能轻松实现档案信息资源分层共享，快捷满足各方用户的利用需求。

　　（五）标准体系建设

　　没有规矩，不成方圆，应结合建设过程中的各阶段，在系统收管存用、数字化、安全保密等各方面进行规范，从制定规则、梳理流程入手，通过边学习，边实践，边总结的方式，最终形成数字档案馆的基本标准体系框架，与传统档案标准的相辅相成，构建企业档案更为完整的标准体系。

　　（六）安全保密体系建设

　　数字档案馆建设应与企业信息安全体系建设紧密结合，在实施内外网物理隔离、双冗余防火墙、文档加密策略等外部安全屏障的同时，档案管理系统采取权限管理、三员分立、日志审计、备份等措施，配套相应的安全保密制度和规范，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。

　　四、建设数字档案馆，提升档案管理水平

　　东方锅炉公司借力国家档案局这一平台，完成了企业数字档案馆的建设试点，企业档案水平有了较大的提升。

　　1.在业内和集团内起到了探路、引领、带动作用，形成了企业档案的品牌。

　　2.通过数字档案馆建设工作，完善了服务器、网络、数字化设施设备等建设，档案馆基础设施水平全面提升。

　　3.实现了企业主要业务系统电子文件的归档管理，分步实现单套制归档，促进了企业归档模式的转变，节约了成本。

　　4.数字档案馆的建设使档案的多地协同成为可能，提升了档案业务的共享、融合和发展水平。

　　5.档案管理系统中灵活的报表定制，各类数据的筛选、分类统计等现代化功能，使档案管理更加规范，提升了档案管理质量。

　　6.通过档案数字资源建设和档案管理系统建设，提高企业档案利用便捷度，盘活档案资产，放大了档案信息在企业经营管理中的支撑效应。

　　7.为本企业储备了一批既懂档案，又懂信息技术的人才，为企业档案的后续发展积蓄了力量。

　　企业数字档案馆建设只有起点没有终点。作为企业档案馆，应积极转变观念，抓住数字档案馆建设的契机，盘活企业档案资产，用好数字档案馆资源，主动服务，助推企业高质量转型发展，只有这样，档案才能在企业数字化转型浪潮中站稳脚跟，寻求更大的发展。

　　■作者单位：东方电气集团东方锅炉股份有限公司信息档案中心