以电子文件管理试点推动九洲迈向现代化

　　□四川九洲电器集团有限责任公司

　　四川九洲电器集团有限责任公司（以下简称公司）始建于1958年，是国家“一五”期间156项重点工程之一，是国家唯一保留核心科研生产能力的地方军工骨干企业。公司经过多年的发展，取得了一些成绩。两次荣获“某重大贡献奖”，获得“某工程先进单位”“某工程建设突出贡献奖”等荣誉，连续14年跻身中国电子信息百强企业，荣列中国制造业企业500强、软件信息百强，连续三届获得军工能力建设先进单位，五次蝉联全国文明单位。

　　公司长期以来高度重视档案管理工作，依据相关法规、标准要求，并结合业务实际配备了相应的档案资源。目前有专职档案管理人员23人；档案库房5个，总面积达到1500平方米；建立了多个档案管理的规章制度，保障了公司档案管理工作的有序开展。近年来，公司档案工作以服务为核心，着力营造档案氛围、培养档案人才、健全档案制度、集聚档案资源、完善档案服务，各项工作取得了显著成效，先后获得“四川省档案工作先进集体”等荣誉称号，2020年度荣获国家档案局全国经济科技档案工作创新三类案例。

　　2016年12月，九洲集团被国家档案局、国家发改委确定为全国首批“企业电子文件归档和电子档案管理试点单位”，试点内容为：PDM系统形成的电子文件归档全过程试点；试点目标包括：建立数字档案管理系统、实现数字档案管理系统与PDM系统的集成应用、实现PDM系统内1年以上电子文件归档至数字档案管理系统、形成电子文件归档和电子档案管理技术方案和业务管理经验。试点工作启动以来，公司按照国家档案局“企业电子文件归档和电子档案管理试点”要求开展了相关工作，试点实施经历了成立项目组、建立数字档案管理系统、开展系统保密测评、组织人员培训、系统上线试运行、正式运行等阶段。

　　一、高度重视，精心组织

　　公司对试点工作高度重视，成立了试点项目工作组，由分管信息化工作的公司领导担任组长，档案管理部门和信息化管理部门领导分别担任副组长；试点项目主管人员主要由档案管理人员、信息化专业人员组成。为保障试点项目的顺利开展，项目组主要从三个方面开展了策划和组织工作：一是详细策划部署，责任到人。项目组根据试点内容、试点目标和试点要求详细策划了工作事项，每项工作均落实了责任人和时间节点，协同推进；二是严格调度监控。项目组利用公司军工能力建设专题会议平台，对试点工作的进展及遇到的问题进行了调度和协调处理，保障了项目的有序推进；三是成立数字档案室。在档案管理部门抽调人员组建了数字档案室，具体负责试点项目的实施以及档案数字化相关工作。

　　二、充分论证，配足资源

　　为充分做好试点项目的实施和数字档案管理系统的建设工作，公司组织开展了外部调研和内部需求收集。一方面积极学习和借鉴行业内档案和信息化好的经验与做法。先后组织相关人员到四川长虹、四川联通、重庆移动、成都市机要局、川渝高速等10余家行业领先的信息技术公司进行交流，获取了较多成功的经验。另一方面在公司内部开展充分的需求收集和规划论证。分别与相关部门专兼职档案管理、设计开发、生产制造、项目管理共145人进行了需求对接和沟通交流，并就系统的规划建设进行了充分的论证和研讨。

　　经公司充分调研以及考查论证，选定符合条件的第三方公司完成了数字档案管理系统的开发和建设，主要包括四个方面的内容：一是在公司内网实现了数字档案管理系统与PDM系统的接口集成，打通了PDM系统形成的电子文件归档的数据传输流程；二是实现了数字档案管理系统与身份认证网关的集成，确保了系统使用符合保密管理要求；三是数字档案管理系统实现了电子文件归档管理的收集、整理、归档、利用及统计分析等功能，基本满足了试点及公司目前档案管理的要求；四是按照档案类别，在数字档案管理系统内建立了文书档案、科技档案等8个类别37个档案库，并按照档案类别、密级、呈现形式细化了各档案库的开放方式、开放范围和利用方式，做到为用户提供档案便利的同时不扩大档案的知悉范围。

　　为保障公司电子文件归档和电子档案管理工作的有效开展，公司按照相关法规和标准要求，并结合公司实际工作使用的需求，在已有设备设施基础上，购置了1台大幅面扫描仪、4台高速扫描仪和1台平板扫描仪，调配了6台高性能计算机，供数字档案管理人员使用；同时，从档案管理办公区域隔离了1间独立的房间，作为档案数字化加工区域，从资源配置上有力保障了试点工作的开展。

系统功能框架图

　　三、完善制度，优化管理

　　为了规范电子文件归档和电子档案的管理，公司通过对《电子文件归档与电子档案管理规范》《纸质档案数字化规范》等标准和法规的学习，将相关要求转化为公司的系列化规范和制度，主要包含三个方面的内容：一是电子文件归档管理方面，建立了《电子文件归档与电子档案管理办法》，修订了《文件材料归档范围与档案分类、档号编制及保管期限划分规则》《档案管理制度》等；二是传统载体档案数字化方面，建立了《纸质档案数字化管理办法》；三是数字档案管理系统维护管理方面，建立了《涉密信息系统机房管理制度》《数据和数据库管理制度》《存储、备份与恢复管理制度》等；相关制度文件的制定，使得公司电子文件归档和电子档案管理工作更加科学化、规范化和标准化。

　　四、营造氛围，上线实施

　　系统建成后，公司对数字档案管理系统的上线运行和实施电子文件归档、电子档案管理做了大量的前期准备工作，引导各单位员工转变传统档案管理的思想观念，利用新的数字档案管理系统开展相关业务工作。一是通过在公司微信公众号下发通知、开展专题培训、指导员工注册登录系统等多种方式，在全公司营造了数字档案管理系统上线实施的良好氛围，大力提升了全员对电子文件归档和电子档案管理的认识。二是建立专兼职档案人员网格化管理机制，各部门指定专人学习、培训，指导本部门数字档案管理系统的应用；并与档案管理部门联动，把在数字档案管理系统运行过程中发现的问题第一时间反馈给项目组成员，为系统运行提供支撑，充分保障了公司电子文件归档和电子档案管理的流畅性。

　　自试点项目启动以来，历时三年多，按照国家档案局试点工作的相关要求完成了试点工作策划的活动内容，基本实现了试点工作的目标任务，2020年4月顺利通过国家档案局试点验收。项目建设也取得了一些成效：

　　1.建成数字档案管理系统。将数字档案管理系统与PDM系统集成，实现了PDM系统中电子文件的分阶段归档，开创了公司电子文件归档管理的新历程。

　　2.实现了档案管理信息化。逐步实现了档案资源“存量数字化、增量电子化、利用网络化”，电子档案归档、库存档案查询和借阅、标准查阅、设计文件更改等实现了全电子化管理，大幅降低了人员现场查询、办理纸质借阅流程造成的时间浪费，提升了档案管理的效率。

　　3.建立了电子文件归档和电子档案管理系列的制度文件。包括对电子档案元数据的规范管理，确保载体、设备、技术等更新换代后，能够将电子文件的历史数据保存下来。

　　4.实现了档案的多人多点同时查阅。数字档案室开展了库存纸质档案数字化加工工作，目前已完成7万余份归档材料数字化加工，并挂接到数字档案管理系统进行管理，实现了多人多客户端同时进行在线查阅和借阅。

　　5.解决了档案检索统计与利用需求。依靠数字档案管理系统建立了直观、高效、灵活的档案检索统计与利用功能，解决了公司各类档案归档台账分散，不利于档案检索统计与利用的问题，提升了档案检索与利用效率。