《档案征集工作规范》解读

　　《档案征集工作规范》（DA/T 96—2023，以下简称《规范》）立足于各级档案馆档案征集工作实践，参考了相关行业征集工作的流程，对征集工作的原则、标准、范围、程序等内容进行了明确。《规范》于2023年12月1日起正式实施。

　　制定过程

　　2020年，《规范》制定工作被列入档案行业标准制修订项目计划，由国家档案局档案馆（室）业务指导司、云南省档案局联合起草。起草小组通过实地查看、电话调研等方式调研了全国多家档案馆，依据新修订的档案法的相关规定和征集工作实践情况，确定《规范》的内容和结构，形成标准草稿。2022年5月，标准草稿公开征求意见，得到反馈修改意见92条。标准起草小组经认真研究分析，采纳吸收了42条意见，形成送审稿。2022年6月底，标准起草小组召开《规范》专家预评审会，根据审议意见作了进一步修改。2022年7月，《规范》通过全国档案工作标准化技术委员会审查，经国家档案局批准发布。

　　编制背景

　　新修订的档案法第十七条规定，档案馆除按照国家有关规定接收移交的档案外，还可以通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案；第二十二条规定，非国有企业、社会服务机构等单位和个人形成的档案……必要时可以依法收购或者征购。向国家捐献重要、珍贵档案的，国家档案馆应当按照国家有关规定给予奖励。这些为档案征集工作的依法规范开展提供了法律依据。

　　同时，制定《规范》是适应经济社会发展形势，也是进一步丰富馆藏档案内容，完善馆藏档案结构的内在要求。近年来，各级国家档案馆不断加大档案征集工作力度，开展了形式多样的征集工作，征集到许多珍贵的档案资料。如中国第二历史档案馆接收了记录南京大屠杀的珍贵档案《拉贝日记》，北京市档案馆在官方归集北京奥运会和冬奥会档案的同时，还广泛征集双奥的民间记录，丰富了双奥之城档案。许多档案馆开展红色档案、城市记忆、老照片等征集工作，得到社会各方面积极响应。但由于征集工作缺少统一标准，在具体实践中，各地档案部门对档案征集的范围、途径、方式和程序等方面理解和把握尺度不尽相同，有的还相互矛盾，给档案的权属和未来开放利用带来隐患。实践中，有的档案馆甚至将大量与档案馆定位不尽相符的档案征集进馆，造成资源的极大浪费。鉴此，对档案征集工作进行规范，制定出台征集工作行业标准，以保证征集档案的客观真实属性和开放利用的价值，已成为档案部门共识。

　　此外，目前已发布的档案行业标准中，档案技术类的标准偏多，管理和服务类的标准偏少。《规范》的制定是档案管理服务类标准化工作的有益尝试，是传统技术规范类标准转向程序规范类标准的有益探索。为推动档案征集工作健康有序开展，为征集工作提供工作指南和程序指导，是编写《规范》应有之义。

　　主要内容

　　标准立足于各级国家档案馆档案征集工作实践，参考了相关行业征集工作的流程，对征集工作的原则、标准、范围、程序等内容进行了明确。

　　标准包含9章和3个规范性附录：范围、规范性引用文件、术语和定义、征集工作基本原则、征集范围、征集标准、征集工作组织、征集工作程序、征集档案的开放与利用，以及专家鉴定意见书、接受捐献档案登记表和购买档案登记表3个规范性附录。

　　1.基本原则

　　确定了档案征集工作的基本原则。

　　（1）依法依规原则

　　按照国家有关法律、法规开展档案征集工作，保障维护档案馆、档案捐献者和档案出售者的合法权益，这是档案征集工作必须遵循的首要原则。一般说来，需征集的档案受客观条件影响，其权属如所有权、著作权等往往具有多重性、复杂性等特点，这就要求档案馆在征集时要特别关注其来源、权属等信息，保证征集手续完备准确，征集过程依法依规，否则将有可能因权责不明、权属不清造成纠纷，给档案馆未来工作带来被动。

　　（2）档案原件优先原则

　　征集工作中可以征集到原件的，优先征集原件。毋庸置疑，档案原件的价值远高于复制或复印件，只有当征集档案原件的条件不具备时，比如国外征集档案无法征集原件的，可考虑征集档案复制件。但征集工作一定要防止出现大量征集复制件或原件与复制件不加区分地收集等情况，毕竟档案馆的设备设施如库房、恒温恒湿的保管条件的维护等是大量资金的投入，也是非常宝贵的资源，不能占据宝贵的资源大量保存档案复制件。

　　（3）接受捐献优先原则

　　档案工作是公益性事业，受资金等方面的制约，不能将购买作为征集的主要方式补充馆藏资源。实践中，档案馆馆藏的具有较高保存和研究价值的历史档案，很多是通过接受捐献收集的。对于捐献者，应当根据其意愿举行捐献仪式，颁发捐献证书；或以适当方式表扬或奖励。

　　（4）常规征集与重点征集相结合

　　常规征集与重点征集是征集工作不同的方面。常规征集是国家档案馆的一般性日常工作，重点征集是针对馆藏缺失和工作需要而开展的工作。

　　2.征集范围

　　凡与本行政区相关的各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物形成的档案，具有典型地方特色或较高历史、文化、科研价值等11大类档案均可列入征集范围，为征集工作实践提供参考依据。各地档案馆要充分考虑本馆馆藏档案的实际需要、结合未来本地区开发利用工作的预判，有效开展征集工作，真正将与本行政区相关的散存和散失的档案征集进馆，避免盲目征集、多头征集和低端重复的反复征集。

　　3.征集标准

　　征集档案的标准，首先，是具备凭证价值、参考价值、研究价值和文化传承价值中的至少一方面价值；其次，是与本馆馆藏档案的相关性。缺少相关性，征集进馆意义缺失，开放利用针对性不强，势必造成各种资源浪费；第三，来源清晰，合法可靠，权属明确。如果档案来源不明，权属不清，不能服务档案馆今后的开放与利用，这种档案不能予以征集。

　　4.征集工作组织与程序

　　（1）关于组织

　　在具体的档案征集工作展开之前，征集工作组织应该是健全的。首先，有明确的征集部门。承担档案征集的职责，能够开展日常档案征集工作。其次，有稳定的专家队伍。具备档案、图书、历史、文博工作及相关领域知识的鉴定专家队伍，能够为征集工作的开展提供智力支撑。再次，有切合实际的征集规划。档案馆应当要着眼于自身定位、馆藏实际，对征集工作作出总体规划，并以此制定年度征集计划，保证规范有序开展征集工作。

　　（2）关于程序

　　征集工作按照征集调查、鉴定评估、确定征集方式和完成征集等程序开展，每一环节都要存档记录，方便日后备查。

　　征集部门在征集线索明确后，要认真核查征集档案的类型、数量、完整程度、保管情况及其合法性；同时组织专家鉴定，对其真伪、价值及估价进行鉴定评估。鉴定评估是征集工作的重要环节，尤其在以捐献方式接收档案时，通过此程序可以避免无序征集等情况的发生。同时，档案价值鉴定需要引进智力资源，通过专家组评审形式进行综合研判，并出具明确、一致的专家鉴定意见书。

　　鉴定评估完成后，征集工作按接受捐献、购买和委托征集三种不同方式进行了具体描述。标准编写组认为，无论采取何种方式，务必与捐献者或出售者进行充分沟通与谈判，明确捐献或购买档案的权属、利用和公布等具体事项，明确捐献或出售的相关工作方案；务必发挥各级档案馆议事决策机构的作用，确保征集工作有序规范运行；务必留存好各个环节的工作记录。

　　5.征集档案的开放与利用

　　征集档案的开放与利用，应该符合相关法律规定，如果购买合同或捐献协议中对档案的开放与利用有特殊约定的，一定要与捐献者或出售者进行充分的沟通，应从其双方特殊约定，维护各方合法权益。

　　值得注意的是，如果捐献者或出售者对于档案的开发利用提出苛刻要求，影响档案馆公共服务职能的发挥，档案馆可以不征集相关档案。

　　原载于《中国档案报》2024年3月11日 总第4108期 第四版