发布时间:2024-03-11 14:36:17被阅览数:265 次信息来源：《四川档案》
□魏竹容
近年来，大竹县档案馆在县委、县政府的大力支持和省、市档案行政主管部门的精心指导下，认真贯彻习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神，结合大竹实际，科学规划、开拓创新，积极开展数字档案馆建设，推动档案工作转型升级，形成了档案“集中整理、统一保管、数据共享”的馆室一体化档案工作新格局。
一、基本情况
（一）基础设施齐备
大竹县数字档案馆现有数据机房一个，约40平方米，服务器5台，存储阵列3套，共200T，网络交换设备7台，防火墙3套，部署了局域网、党政网、互联网数字档案管理平台，配备了数字化加工设备和开展查阅利用的终端设备。
（二）档案管理系统功能完善
综合档案管理系统不仅满足馆内日常收、管、存、用业务功能，同时满足基层档案室整理、编目、移交和查阅利用工作，全县90多家机关事业单位实现了馆室信息互通，资源共享。该系统也通过了信息系统安全等级保护二级测评。
（三）数字档案资源丰富
馆藏数字资源总量390万余件，3000余万页，单套数据量15T，馆藏档案数字化率达96%以上，其中科技、照片、录音、录像、婚姻、人事、案件、林权档案数字化率达100%，会计、资料、土地证目录数据库建设达100%。
二、主要做法
（一）聚焦创新发展，做好项目前期规划设计
1.立足落地，主动汇报，争取项目资金
2017年，大竹县印发了《大竹县电子文件管理“十三五”规划》，“支持县档案局、档案馆开展数字档案馆建设，推进电子档案开放共享，加强电子档案长期保存技术的研究与应用”。大竹县档案馆抢抓机遇，主动向县委、县政府领导和相关部门汇报协调，做到勤跑腿、勤汇报、勤沟通、勤衔接，争取理解和支持，争取项目落地。在县级财政十分吃紧的大环境下，为大竹县档案馆先后解决数字档案馆建设专项资金500万元，馆藏档案数字化扫描经费960万元，解决了数字档案馆建设资金瓶颈。
2.立足发展，超前谋划，制定建设方案
数字档案馆建设资金投入大，又是长期行为，而信息技术日新月异，制定建设方案时，既不能贪大求洋，又要考虑新技术的应用，适应信息技术的发展；不能铺张浪费，但要考虑建成后能否充分发挥作用，能否真正把项目建设成果体现在提升管理水平和服务效能上。在此基础上，严格按照《数字档案馆建设指南》和《数字档案馆测评指标》要求，综合考虑县档案馆存量档案和未来接收增量档案基数，科学制定建设方案，明确建设目标、理清总体思路，即循着“让数据多跑路，群众少路跑”的思路，建区域性数字档案馆。
3.立足规范，科学部署，做好顶层设计
项目设计时，县档案馆首先把档案行业相关业务规范进行了逐一核理，参考《档号编制规划》《档案著录规则》《文书类电子档案检测一般要求》《党政机关电子公文归档规范》等二十多项档案业务和技术标准，结合大竹县档案馆实际，科学制定档案信息系统的门类管理、全宗管理、元数据和档号编制方案，确保应用系统建成后，能与实体管理档案无缝对接，同时具备较好的扩展性和实用性。
（二）聚焦质量管理，做好档案资源建设
1.过三关，确保存量档案数字化质量
一是“自查关”，要求加工公司对员工和各加工环节加强监管，严格考核，加工环节设置人工质检，数据挂接环节进行软件质检。二是“初检关”，我们专门部署了数据质检系统，在批量质检基础上，聘请专人逐页逐条进行审核，确保数字化加工成品质量。三是“终审关”，在挂接到正式平台时，系统再次对档案数据进行安全性、真实性、可用性、完整性检测，合格后方能迁移至资源总库。
2.建两库，档案数据资源丰富
一是将所有馆藏数字化扫描成果和移交接收的电子档案，建成了数字档案资源总库，总件数达390万余件，3000余万页。二是将馆藏不宜进行数字化扫描的档案和全县未进馆档案目录集中建成了纸质档案电子目录数据库，已达25万余件。
3.集一统，确保增量档案整理规范有序
从数字化扫描质检结果中发现，很多问题源自整理阶段的不规范、不仔细造成，为此，县档案馆争取县委、县政府重视，从2020年起，县财政每年初预算100万元档案整理专项资金，由县档案馆统一指导各立档单位收集归档资料，统一组织招标外包，统一制定档案整理规范。整理结束后，各立档单位永久和定期30年的档案，直接移交进馆，统一保管。10年期档案返回各单位自行保管，各立档单位通过全县数字档案管理平台查阅利用。
（三）聚焦服务效能，做好开放档案共享利用
1.以方便利用为前提做好档案数据资源共享
除传统的档案馆现场查阅利用外，我们利用党政网做为全县档案专网，将全县档案馆、室实行一体化管理，基层立档单位既可通过综合档案管理平台查阅本全宗已进馆的非涉密非敏感档案，又可通过在线介绍信的方式，由档案馆推送查阅其他全宗开放档案。档案馆也可通过平台查阅未进馆的电子目录数据库，向相关单位申请上传原文反推到档案馆。此外，用户还可以通过微信端或自助查阅一体机登记、查阅、打印所需档案，真正实现了“让数据多跑路，群众少跑路”的利用体系。
2.以机制体制建设为抓手形成档案管理新格局
针对档案大数据日益增多的现状，大竹县成立了档案数据处理中心，专门对档案数据进行管理、审核、鉴定及深度开发利用，确保档案数据质量安全、真实、完整、可用。
（四）聚焦信息安全，做好数字档案管理平台搭建
1.硬件求“硬”
在选配硬件时，我们首先根据《数字档案馆建设南》《数字档案馆测评指标》要求确定了采购清单，在满足工作需求、平衡资金分配的同时，尽量选配了性能高效、节能环保、安全可靠产品，避免后期反复维修，增加维护成本，甚至造成平台瘫痪。
2.软件求“活”
系统开发过程中出错，住往造成一连串后续问题，所以我们在系统设计过程，特别重视系统的框架设计，数据库设计，要求在程序编码中注意规范性，可行性、扩展性、以及运行情况，避免数据能进不能出，系统能够随业务的发展方便增减相关功能。同时还考虑了用户的可操作性、人机互动性、便捷性。
3.技术求“新”
为了充分利用现代信息技术成果，我们在平台设计时，引入了“区块链”技术，记录电子文件到电子档案每一个环节的电子指纹（MD5）来作为电子文件到电子档案的真实性的过程记录。集成了OCR软件，对扫描形成的图片进行集中的自动批量OCR识别。还集成了全文检索引擎ElasticSearch、OFD格式自动转换功能、水印技术、MD5码电子指纹技术，为数字档案馆建设提供技术支撑。
4.管理求“严”
再好的硬件、软件和技术保障，都离不开人为因素的影响，我们在制定各项机房、设备、安全管理制度的同时，更强调制度的落实。日常管理中，坚持做好机房卫生、出入登记、温湿度监控；做好设备运维管理、巡查、登记制度；数据定期检查、统计、备份；定期查看监控录像、系统日志的审计日志，保证数字档案管理平台安全。
三、几点启示
（一）主动作为是争取立项的基础条件
数字档案馆建设对于每个档案馆都是重大项目，档案馆作为公共服务部门，自身不能产生经济效益，所需资金全靠财政拨款，靠等是不现实的。一定要主动担当作为，发扬钉子精神，主动向领导讲清建设的重要性和必要性，争取在“智慧政府”“数字赋能”中体现档案价值。
（二）合心聚力是完成任务的坚实保障
项目实施中，档案馆所有同志上下一心，各施其责，各尽其能，确保项目顺利推进，在挑战中形成合力。
（三）人才队伍是项目推进的必要保障
实体档案管理业务骨干很多，信息技术人才也不少，但能将实体档案业务和信息技术结合起来的复合型人才是个宝。
通过数字档案馆建设，为机构改革中局、馆职能分离后，档案馆找准了定位和发展方向。数字赋能，打开了档案馆工作新格局，变被动为主动，服务效能得以大幅提升。下一步我们将进一步规范管理，优化服务，全力以赴争创国家示范数字档案馆。
作者单位：大竹县档案数据处理中心
