新时代高校档案服务能力建设探索——以西华大学为例

　　□杨志松

　　高校肩负着人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新和国际交流合作的时代使命，高校档案工作就是要“围绕中心、服务大局”。新修订的档案法，强化机构和组织的档案管理责任，优化档案的开放和利用条件，鼓励档案数字化和资源共享，为提升新时代档案服务能力建设提供了更加坚实的法治保障，指明了努力的方向，明确了肩负的职责。高校档案工作者，担负着“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责和光荣使命，新时代如何提升档案服务能力，显得十分重要和必要！

　　1  新时代高校档案服务能力建设的基本遵循

　　1.1  坚持问题导向，寻求重点突破

　　“短板效应”告诉我们，一只木桶能盛多少水，并不取决于最长的木板，而是取决于最短的木板。在实际工作中，“补短板、强弱项”就显得十分重要。首先，要刀刃向内，通过发动全馆职工提出合理化建议、请同行专家把脉问诊、到校外考察学习等途径，主动找到自己存在的问题；其次，针对存在的主要问题，有针对性地加以——以西华大学为例解决，寻求重点突破。

　　1.2  借助科技手段，实施转型升级

　　高校档案工作肩负着高校档案资源体系、利用体系、安全体系和治理体系建设的重任，要把这“四大体系”建设好，传统方法和手段可能远远满足不了时代的要求和群众的期待。档案工作必须与时俱进，借助当今科技手段，实施设施设备、管理系统、管理方式、服务手段的转型升级。

　　1.3  提升服务理念，回应群众期待

　　高校档案工作主要围绕“收、管、用”展开，“收”和“管”是手段和前提，“用”才是目的和根本。随着国家治理体系和治理能力现代化的推进，档案的“存史、留凭、资政、育人”作用不断提升，群众对档案的需求也更加个性化多样化，对档案工作也提出了更高的要求。作为档案工作者，提升服务理念、回应群众期待、不断提质增效就显得十分重要。

　　2  新时代高校档案服务能力建设的主要举措

　　2.1  遵循“大档案”思路，提升档案资源服务能力

　　“大档案”观，强调对国家或社会有重要意义的档案都应全部归档保存，彰显了档案数据管理的全面性和完整性。近年来，我校遵循大档案观，一是经常性地修订部门归档范围和保管期限表，坚持推进“应归尽归”；二是加强了声像档案、实物档案和人物档案等的收集归档，丰富馆藏资源；三是注重特色档案的代收代管，对“四川西华交通司法鉴定中心”的交通司法鉴定档案进行了全面代收代管；四是加大了全校师生、广大校友和社会各界的档案和校史资料的征集，近年来征集到了一大批有收藏价值的档案和校史资料；五是到四川省档案馆、成都市郫都区档案馆、西南大学档案馆等多地的档案馆，收集复制与学校办学相关的珍贵历史档案。

　　2.2  遵循“针对性”思路，提升档案信息服务能力

　　一是针对档案管理中的短板，加强信息化建设，建设了综合档案管理系统和人事档案管理系统，实现电子档案线上归档和查询利用；二是针对馆藏纸质档案不便查询利用和利用中对实体档案保护不利的短板，开展了大规模的纸质档案数字化专项工程，极大地提升了查询利用的效率和查档者的快捷服务体验；三是加强档案管理系统与OA办公系统、教务管理系统、校园新闻系统等相关业务系统的对接，实现了相关数据文件的自动提取、推送、归档和查阅。

　　2.3  遵循“人性化”思路，提升档案利用服务能力

　　一是加大了档案资源体系建设力度，为档案利用服务能力的提升提供了资源保障；二是实现了“多途径”查档利用，在保持原有的到馆、电话、函件、邮箱申请查档的基础上，开通了“西华大学档案馆”微信公众号申请查档，实现了“远程查档申请、快递到家服务”，极大地方便了广大校友和社会各界；三是“简化审批环节、优化利用流程”，为广大档案利用者提供更加“人性化”的服务；四是推行“首问责任制”“限时办结制”“AB岗位制”等，为档案利用服务能力的提升提供制度保证。

　　2.4  遵循“规范化”思路，提升档案管理服务能力

　　档案管理服务能力的提升，需要档案治理体系的建设。一是1984年学校组建“档案工作网络”，除了明确分管校领导外，学校各单位也指定分管领导和明确专兼职档案人员，实行“统一领导、分级负责、责任到人”的档案管理模式，一直以来，我们在此基础上注重不断维护、调整和更新；二是1995年开始在省内高校中率先推行部门立卷归档制度，为学校档案工作的规范化管理迈出了坚实的一步，并一直坚持至今；三是2011年学校开始成立了“档案工作委员会”，校长为主任委员，分管副校领导为副主任委员，成员包括相关职能部门，明确了相应职责，为档案工作的全面、有序、有力推进提供了根本机制保证；四是注重规范性文件和管理制度的建设，建年来制订或修订完善了学校档案管理的系列文件，如《电子文件归档与电子档案管理办法》《档案信息安全管理实施细则》《教职工人事档案管理实施细则》《档案工作先进集体和先进个人评选办法》《档案查阅及借阅管理办法》《档案工作突发事件应急预案》《档案管理实施细则》《干部人事档案数字化实施办法》等。

　　3  新时代高校档案服务能力建设的条件保障

　　3.1  通过专业化人才的引进、技能化人才的培训，加大人才队伍建设

　　拥有专业人才是推动事业快速发展的保障。一是在条件允许的情况下，尽量引进专业化人才，让专业的人干专业的事。二是对现有人员要开展必要的培训，途径上可以是自己举办业务培训，也可以送出去参加一些专业培训。近几年，我们引进了档案学、计算机、信息技术、历史学等档案馆和校史馆所需的硕士专业人才近10名；对专兼职档案人员，经常性地举办业务培训和选送参加校外高级别的专业培训，为学校档案事业发展提供了十分必要的人才支持。

　　3.2  通过建设经费的投入、经费使用的优化，改善设施设备条件

　　经费不是万能的，但没有经费也是万万不能的。必要的经费投入，将极大地促进建设与发展。经费总是有限的，怎样用好经费，最大程度地发挥经费的作用，也是我们思考得最多的问题。如在老旧档案库房的智能化改造工程上，就用最少的钱办了最多的事，实现了效益最大化。我们利用现代信息技术，通过购置安装温湿度、浸水、烟雾等探测感应器和智能插座，通过局域无线网，现实温湿度、浸水、烟雾的智能化自动调控和报警，无论档案人员在办公室还是没在办公室，都能全面掌控调节。

　　3.3  通过档案数字化、信息化建设的推进，提升服务技术能力

　　近年来，我们以“数字化、信息化、便捷化、高效化”为目标，实现档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心的转变，加快构建智慧档案馆。通过构建“档案管理信息系统”“档案信息发布利用平台”“校园新闻档案采集平台”“档案管理信息系统与OA、教务等业务系统的数据推送共享平台”等，使档案工作主要业务环节发生根本性变革；通过“四川省示范数字档案馆”建设，完成90%以上档案的数字化扫描、条目著录和原文挂接；通过构建“西华大学档案馆微信公众号”，实现远程查档申请和快递到家服务。

　　3.4  通过考核、评价和管理制度的完善，提供体制机制的保障

　　通过体制机制的建立和完善，推动规范化管理，提升服务能力。近年来，我们建立和完善了一系列规章制度，制订或修订了《档案管理实施细则》《教职工人事档案管理实施细则》《档案工作考核办法》《档案工作先进集体评选办法》《部门立卷归档范围及保管期限表》《档案借阅制度》《档案库房管理制度》等系列管理制度；并通过加强业务检查和指导、加强工作反馈和通报、坚持每年工作考核和评奖，强化了制度执行。

　　本文系四川省学术成果分析与应用研究中心项目“新时代我国高校档案服务能力建设研究”（项目编号：XSCG2021-013）研究成果之一。

　　■作者单位：西华大学档案馆（校史馆）