发布时间:2024-03-11 13:52:32被阅览数:476 次信息来源：《四川档案》
□刘霄 王凌
气象观测记录档案是气象观探测业务的原始记录，是气象工作者劳动智慧的结晶，是国家档案资源的重要组成部分，在体现“公共气象、安全气象、资源气象”发展理念、服务气象业务与科研、提供政府决策支持、促进经济社会发展等方面发挥着不可替代的作用。近年来，在中国气象局和省气象局领导支持下，在省级档案业务主管部门的关心指导下，各地气象档案馆积极融入气象业务现代化，不断更新观念、推出新举措，夯实档案工作基础，服务气象业务现代化大局，取得了显著成效。文章以四川省气象档案馆为例对气象档案工作创新实践进行了归纳总结，并对气象档案工作的未来作了理性展望。
1 改革保管体制，开创档案工作新局面
在气象科技档案八大类别中，气象观测记录档案是主体，占整个气象档案的80%左右，做好记录类档案保管和利用是气象科技档案工作的重中之重。但长期以来，全国各地气象观测记录档案实行的是国家级、省级、地（市）级和县级四级保管体制。随——以四川省气象档案馆为例着时代的发展，四级保管与气象业务发展形势越来越不相适应，加之受多方面条件限制，各市（州）、县局档案室保管的档案均存在一定的安全隐患，也不方便档案资源的集中开发利用和共享服务。
2000年11月，中国气象局根据气象档案保管现状和气象业务发展实际，做出创新气象科技档案保管体制，将气象科技档案由国、省、市、县四级保管调整为国、省两级保管（简称“四改二”）的决定[1]。2004年，在充分调研的基础上，遵循“先试点后推广”原则，四川省气象档案馆将全省170余个台站（含撤销站）近50万册各类气象观测记录档案收归本馆集中保管，一方面极大丰富了馆藏资源，另一方面充分发挥省馆人、财、物方面的优势，不断改善档案保管保护条件，为档案安全保管、档案数字化、开发利用、文化传播和资源共享奠定了良好基础。
2 突破全宗约束，凸显档案排架个性化
全宗原则要求“同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混淆”[2]。根据全宗定义，结合气象观测记录档案形成规律，一个气象台站（或一个县级气象局）即可视为一个立档单位，其所形成的全部档案构成一个全宗，而气象观测记录档案则是该全宗的有机组成部分。“四改二”后，若严格按照全宗原则对其进行实体管理，则一个气象台站所形成的各种观测记录档案应集中排架保管，但实际上照此进行管理极为不便。因为气象观测记录档案基本上分为自记纸、观测簿和记录报表3个大的类别，每个类别又分为不同的小类别，其纸张规格长短宽窄各不相同。倘若按全宗原则进行排架管理，每一个气象台站的全部记录类档案都至少需要保留6种规格的柜架空位。在柜架资源有限的情况下，这种按全宗原则的排架方法显然不合理不经济。四川省气象档案馆因物制宜、因类排架，突破全宗思想禁锢，创造性采用“类别-台站-年度”结构进行排架，根据各类档案物理载体规格大小，将同类同规格的档案相对集中，这样就大大节约了柜架资源和库房空间，同时也简化了柜架标签的制作，查找利用起来也更为方便，更加符合气象记录档案的利用习惯。
3 调整分类方法，体现档案管理新思维
近年来，由于对科学技术研究的重视，加之管理手段的逐步规范化，各地气象档案馆接收进馆的气象科研档案越来越多，如何对其进行科学管理、减耗增效，是摆在气象档案人面前的紧迫问题。四川省气象档案馆为提高气象科研档案管理质量和效率，最大限度利用有限的库房空间，积极探索科研档案管理的新路子，在充分调研学习的基础上，并总结前期工作优缺点，征询相关专家意见的基础上，结合本馆工作实际，制定了《气象科研档案管理规范》，其亮点有二：（1）改变过去二级或三级细分类方法，采用一级粗分类方法，在实践应用中取得了良好效果[3]。粗分类的好处显而易见，一是操作简便、减耗增效，由于一些科研项目的特殊性或研究领域的不断扩展，现阶段按照《气象档案分类与编码》（QX/T223-2013）对气象科研档案进行分类操作时，要么归类难以决断，要么分类找不到归属，档案管理人员和项目人员对此都有同感。在这种情况下，对气象科研档案进行一级粗分类避免了细分类给科研人员和档案管理人员带来的归类困惑；二是不预留空位、经济实惠，粗分类正好可以避免细分类必不可少的排架预留空位的常规做法，既节约了柜架资源，又规避了预留空位必然带来的倒架工作。（2）档号的微调与实用。根据粗分类思想，结合气象科研项目验收归档实际，四川省气象档案馆创造性变档号基本结构“分类号（二级或三级）-（结题）年度-案卷号（类别流水号）”为“分类号（一级）-（归档）年度-案卷号（年度流水号）”。虽然两种档号基本结构只有微小差别，但内中奥妙颇多。其一，“一级类号”与前述实体粗分类法相呼应，可以减少诸多不必要的麻烦，提高工作效率；其二，改“结题验收年度”为“归档年度”，可以避免课题结题验收在先而归档滞后情况下，可能出现的排队等档号、排架预留空位的现象，更具科学性和可操作性；其三，案卷号的改变既与粗分类法相呼应，又便于某个年度漏归文件的插卷补归；其四，按此结构赋予档号，可以直接依进馆顺序对档案实体进行无缝有序排架，而勿需预留柜架空位。
4 制订技术规范，适应档案双轨制管理
作为气象科技档案的一个重要门类，气象科研档案长期以来实行的都是纸质档案单轨管理。但随着信息化时代的到来，气象科研档案也必然要告别传统的单轨管理模式，经由纸质、电子档案双轨管理之路，最终走向电子档案单轨管理模式。四川省气象档案馆从2016年开始谋划纸质电子档案双轨管理之道，在接收纸质档案的同时要求课题组（项目组）移交一套电子档案，并结合工作实际，参照相关标准规范制定《气象科研档案管理规范》，对纸质文件和电子文件归档都作了操作性强的要求（见图1），下发给各业务单位（课题组）执行，收到了良好效果，既方便了课题组（项目组）科研文件归档操作，又提高了立卷质量，还一定程度上减轻了档案工作人员的劳动强度，同时电子文件的归档入库，还方便了用户的查询利用。
图1 现阶段四川省气象科研文件归档流程
待全国通用版气象档案业务系统部署完成后，气象科研文件归档、保管、利用更为方便，其流程见图2。
图2 下阶段四川省气象科研文件归档流程
随着时代的发展、技术的进步、业务探讨|业务的成熟，气象科研档案也必将走上电子单轨管理之路。
5 优化管理手段，提高档案管理智能化
“四改二”后，四川省气象档案馆每年持续投入经费，先后完成库房视频监控系统、温湿度监控系统、门禁系统、烟雾报警系统、环境监测系统、渗漏监测系统、电子档案存储服务器和异地备份库建设，通过人、物、技三防手段提高库房和档案的安全性。在档案信息管理方面，先后引进目录管理系统、档案信息综合管理系统，完成从单机版目录管理到网络版目录全文一体化管理的质变，朝向档案管理信息化目标坚实地迈进。按照中国气象局预报与网络司的统一部署，四川省气象档案馆目前已完成气象档案业务系统安装部署，该系统集各种安防设施设备于一体，并与气象政务通、综合气象业务系统、气象大数据云平台进行关联，实现资源集约化和平台集约化，在档案“收、管、存、用”各环节提高自动化水平、安全性能和工作效率，突破以往各省自建自用瓶颈，实现“国、省两级部署，国、省、地、县四级应用，省际间跨馆互访互借”功能，与新修订的档案法“推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用”要求极为吻合。
6 开发档案资源，服务气象业务现代化
档案信息化建设是档案治理能力的重要体现，也是国家信息化战略的重要组成部分。新修订的档案法增设“档案信息建设”专章既是档案法修订的一大亮点，也体现了档案信息化建设工作的重要性，“为数字转型时期的档案信息化建设提供了全面的法律保障”[4]。气象档案的信息化建设起步于上世纪70年代末，各省通过纸带穿孔、手工录入等方式对利用率较高的气象要素观测数据进行了数字化转换，在气象业务、科研和社会服务方面发挥了积极作用。进入新世纪后，气象档案信息化步伐进一步加快，成效彰显。尤其是2009年以来，四川省气象档案馆严格按照中国气象局有关职能司要求，稳步推进馆藏档案数字化，根据珍贵程度、利用频率、理化状态和资金情况等因素科学开展纸质档案数字化工作，相继完成各类记录报表、自记纸图像扫描1300多万页，形成数十种图像文件数据集，实现了对纸质档案的抢救性保护。在此基础上，对其中利用率较高的气象要素观测记录优先进行数据化处理，通过人工录入、系统自动识别提取等方式，形成四川省地面气候资料分钟、定时、日、旬、月、年值各种时间分辨率的数据产品以及各类气象台站历史沿革元数据集，在服务气象业务、科研项目、政府决策和社会各类用户中发挥了及时有效的作用。四川省气象档案馆对降水自记纸进行数据化处理形成的逐时、逐分钟降水数据集在全省暴雨强度公式制修订过程中发挥了重要的基础支撑作用；目前已完成EL风自记纸的迹线提取工作，所形成的逐时、逐分钟风向风速数据集极大提高了风要素观测数据的时空密度，进一步丰富了我省气象大数据，为我省乃至全气象业务现代化建设、预报预测人工智能发展提供必要的基础信息资源。
7 “十四五”期间气象档案工作思考
“十四五”期间，四川省气象档案工作将进一步围绕档案“四个体系”建设开展工作，在继续做好馆藏档案信息化工作基础上，积极应对气象观探测业务全面自动化后海量增长电子档案所带来的管理冲击，遵循新修订的档案法有关要求，精心实施数字气象档案馆建设，努力探索人工智能、区块链技术在气象大数据管理中的应用，提升档案工作规范化、现代化水平，为现代化气象事业、国民经济社会发展提供更安全优质高效的服务。
参考文献
[1]刘霄,苑跃.借势发力打造升级版气象档案管理工作[J].四川档案,2014（4）:55-56.
[2]陈智为,邓绍兴,刘越男.《档案管理学》（第三版）[M].北京:中国人民大学出版社,2008.1:124.
[3]刘霄.气象科研成果档案实体分类法新探——以四川省气象档案馆为例[J].四川档案,2020（4）:35-37.
[4]钱毅.全面保障档案信息化工作,助推社会数字转型——新修订《档案法》信息化条款述评[J].北京档案,2020（10）:4-7.
作者单位：四川省气象探测数据中心（四川省气象档案馆）
