发布时间:2024-03-11 13:44:11被阅览数:375 次信息来源：《四川档案》
□李锦华
随着现代信息技术不断发展和日益普及，互联网已经成为我们生活中不可或缺的一部分，并深刻地影响和变革着人们的生产、学习和生活方式。在新的形势下，高校档案部门如何抓住机遇，以“互联网+”为驱动，构建“互联网+档案”利用服务新模式，推动档案工作和档案事业创新发展，是高校档案部门要思考的重要问题。
1 高校档案利用服务创新的必要性
1.1 社会发展的必然要求
2015年《政府工作报告》提出制定“互联网+”行动计划，促进“互联网+”上升到国家战略和计划，由此掀起了“互联网+”浪潮，使其在各行业蓬勃发展[1]。在此背景下，传统的档案利用服务方式已无法适应现代信息技术快速发展对档案工作的要求。“互联网+档案”的利用服务方式有别于传统的档案利用服务，能提供更加多样化、专业化和个性化的服务，具有广阔的发展前景和空间，高校档案工作与互联网融合发展，这是时代发展必然的要求。
1.2 档案事业发展的必然要求
高校档案是高校在教学、科研、管理等工作中产生的重要信息资源。然而，随着社会的发展，传统的档案利用服务已经无法适应社会发展的要求以及学校师生员工对高校档案利用服务新的需求。因此，充分利用“互联网+”技术与档案工作相结合，提供更加多样化、便捷化、高效化以及个性化的档案利用服务是高校档案工作适应时代和高校发展的客观要求，是高校档案工作发展的必然需求，也是进一步提高高校档案管理和服务水平的必由之路。
1.3 人们查询利用的必然要求
高校开展“互联网+档案”工作，是以高校馆藏档案为资源，以现代信息技术为手段，通过对馆藏档案资源的开发、加工、整合，充分挖掘档案信息资源。同时，利用网络手段，使档案利用服务可以不受时间、空间、数量的限制，扩大档案利用服务的对象、范围和领域，从而极大满足全校师生员工日常对档案利用服务便捷化、多样化和个性化的需求，更好地服务于学校校史研究、教学评估、科学研究、学历认证等各项工作。
2 高校档案利用服务现状
2.1 基础设施建设不完善
“互联网+”技术的应用，需要有相应的基础设施作为保障，然而高校档案工作由于长期在高校工作中得不到应有的重视，加上经费投入力度不够，因此高校普遍存在基础设施建设不完善的问题，特别是备份服务器及存储系统、备份系统等必须设备，导致大量数据的存储存在困难和安全隐患，无法满足信息技术与档案相互融合的需要。
2.2 馆藏档案资源数字化程度低
目前，高校普遍存在馆藏档案资源数字化程度低的现象，其主要体现在两个方面：一是档案管理系统与学校其他业务系统对接融合不够，有部分高校的档案管理系统甚至还没有实现与学校办公自动化系统对接，日常接收的档案仍然以纸质档案为主，有的高校即便实现了与学校业务系统的对接，由于各系统间数据标准不统一，也难以实现信息资源的整合和利用；二是馆藏档案数字化程度较低，相当一部分高校仅停留在对馆藏档案目录进行数字化的工作，而没有开展档案全文数字化工作。
2.3 档案管理人员服务理念欠缺
受传统思维的影响，档案部门对档案资源的开放利用总是表现出小心翼翼的态度，在服务上是以“你来我查”“等客上门”的被动方式提供服务，这与当下“以人为本”的服务理念相矛盾[2]。长此以往，高校档案部门只会在高校管理中越来越不受重视，不利于档案管理的建设与发展，更无法跟上“双一流”大学建设的步伐。
2.4 档案利用服务手段单一
大部分高校档案部门提供的档案利用服务主要包括为校内在校师生、毕业生提供和个人相关的档案服务以及针对职能部门提供部门相关档案服务，多以提供原始档案为主，并采取传统的现场人工查阅为主要服务方式。然而，在“互联网+”时代，仅仅提供传统的实体档案查询利用这种单一的服务手段，已经无法满足利用者对档案利用便捷化、多样化、个性化的需求。
3 高校档案利用服务创新的路径
3.1 加大经费投入力度，完善基础设施建设
高校的档案管理工作是学校管理工作的一部分，要纳入学校的整体建设规划，列入学校建设发展的议事日程，落实人力、物力、财力及场地等各方面的条件保障与技术支持。在加大经费投入力度的基础上，高校档案部门要加强与技术部门的合作，购置安全可靠存储系统、备份系统，同时做好网络安全防护，为互联网技术与档案工作相互融合奠定物质基础。
3.2 加大数字资源建设，整合馆藏档案资源
3.2.1 加快推动档案管理系统与业务系统对接
档案部门根据档案管理工作的实际，以云计算、大数据为技术支撑，依托校园网络平台，积极推动档案管理系统与学校办公自动化系统、教务系统、财务系统等对接，通过提前介入各业务系统的设计阶段，提出数据的采集、存储和推送要求，保证档案在分类、组卷、编号、过程管理、信息推送等方面顺利衔接，实现各业务系统的文件在办理结束后按规定实时、自动归档到档案管理系统，切实做到学校各类电子文件应归尽归，构建全校档案信息中心。
3.2.2 扎实开展存量档案数字化工作
中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确提出，“继续做好存量数字化，中央和国家机关传统载体档案数字化率达到80%，中央企业总部传统载体档案数字化率达到90%，全国县级以上综合档案馆应数字化档案数字化率达到80%”。因此，高校档案部门要重视存量档案数字化工作，把档案数字化工作纳入学校信息化建设的整体规划、列入学校智慧校园建设的议事日程，根据国家有关法规制度，做好顶层设计、扎实有序开展。
3.2.3 加强档案资源深层次开发
档案资源本身具有巨大的利用价值，但是它无法通过自身显示出来，必须通过人们的利用活动才能实现其潜在价值[3]。因此高校档案部门除了提供原始档案的利用服务以外，还可以利用大数据技术，分析利用者档案资源利用需求和偏好，并结合高校档案资源特点和优势，加强对档案资源的深层次开发，有针对性地为利用者提供档案利用服务，最大限度开发、推广和利用档案资源，服务学校各项建设发展大局。
3.3 转变传统观念，拓宽档案利用服务路径
首先要树立“以人为本”的服务理念。“互联网+”思维的核心和精髓是用户思维，这种思维可以简单归纳为：用户至上，体验为王[4]。因此，高校档案部门要改变传统“等人上门”的被动做法，树立“以人为本”的服务理念，把利用者的需求和利益放在档案利用服务工作的第一位。在了解利用者的需求基础上，利用新时代网络信息技术、传媒技术等给利用者提供准确的信息内容以及便捷的利用服务。同时，建立与利用者的双向沟通机制，及时接受利用者的利用反馈，全面提升档案利用服务质量。
其次要树立开放共享的管理理念。高校档案部门一方面要加强与全校各院（系）、机关部处及直属单位沟通协作，实现全校信息数据资源共享，强化档案资源体系建设，并在相互协作的过程中进一步宣传档案利用服务工作，提高档案利用率；另一方面，要加强与社会各方机构合作，鼓励、吸引不同的机构共同协作开发档案资源，并以各种方式提供给社会各界利用，进一步拓展档案利用服务的发展空间。
3.4 创新利用服务方式，推动档案工作转型升级
3.4.1 开通预约办理服务
为了提高档案利用服务的质量和效率，高校档案部门可开通预约办理服务。利用者通过电话、邮箱、利用平台提前填写查档预约申请单，写明个人基本信息、查档事由、所需查找内容、利用服务需求以及到馆时间，档案部门对利用者的查档申请进行审核后，提前调卷、制作证明，利用者按照约定时间到馆即可获取所需档案资源。在利用者不方便亲自到馆利用时，还可以采取将档案资源复印件邮寄到指定地址的方式供利用者利用，大大节约了利用者的时间，提高了工作效率。
3.4.2 开展档案移动利用服务建设
根据中国互联网络信息中心（CNNIC）发布的第48次《中国互联网络发展状况统计报告》显示，截至2021年6月，我国手机网民规模达10.07亿，网民使用手机上网的比例为99.6%[5]，手机已经成为人民日常生活中不可缺少的一部分了。在这样的发展趋势下，高校档案部门也应该顺势而为，利用移动互联网技术，积极开展档案移动应用建设。
3.4.3 深层次开发档案信息资源
每个高校经过岁月的沉淀，其档案资源都有其独特的文化特色，在进行档案资源开发的过程不宜盲目，要根据自身档案资源特色，结合学校建设发展大局挖掘档案资源价值：一要建设档案资源特色数据库，利用互联网技术形成内容完整、类型多样并具有一定特色的数据库系统，如学籍数据库、优秀校友数据库等；二要加强档案资源编研工作，在做好传统史料编研成果的基础上，做好口述史、影像史、专题事件史等，形成具有自身特色的编研成果，并积极利用互联网技术，在网站上发布和传播，进一步拓宽二次文献的利用途径[6]。
3.4.4 建立多功能网上展厅
高校档案部门要充分利用“互联网+”技术，把丰富的档案资源、优秀的档案成果以更智能、便捷、生动、有趣的形式展现给用户。如东南大学以馆内外环境和展馆陈列品为素材，利用三维虚拟技术在互联网上建成了三维虚拟网络吴健雄纪念馆，通过在线互动的体验方式，打破了时间与空间的界限，使人有身临其境的感觉，增强了用户的利用体验，成为创新档案利用服务的平台。
参考文献
[1]毛清玉.“互联网+”背景下高校档案馆创新服务机制研究[J].兰台世界,2021(S2):66-67.
[2]李思玥.“互联网+”时代下档案馆跨界合作研究[D].沈阳：辽宁大学,2019.
[3]李锦华.档案信息资源利用服务优化研究[J].北京档案,2013(09):15-17.
[4]管浩伦.互联网时代下用户思维之浅析[J].党史博采(理论),2016(11):48-49.
[5]中国互联网络信息中心(CNNIC)发布的第48次《中国互联网络发展状况统计报告》[OL].[2022-01-21].http://n2.sinaimg.cn/finance/a2d36afe/20210827/FuJian1.pdf.
[6]刘帅伟,孙汝杰.互联网+政务背景下高校综合档案远程服务策略研究——以上海高校为例[J].山西档案,2022(01).
作者单位：南方医科大学档案馆
