音像档案管理和开发策略——以中国海洋档案馆音像档案工作为例

　　□于钊

　　1  前言

　　音像档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的具有保存价值的录音、录像、照片和影片等记录材料，是重要的人类文化遗产[1]。音像档案是一个单位档案的重要组成部分，随着社会的发展及信息技术水平的提高，国家机关、社会团体及企事业单位在社会活动及科学实践中形成了大量的音像档案。录音录像、照片图片是时代留下的印记，与文字相比，声音和影像能够跨越时空、文化和语言的阻隔，以独特的魅力、灵活多变的形式以及更加直观和动态的方式吸引社会公众，更好地讲好档案背后的故事、传播档案文化。因此，管理好音像档案，开发好其中蕴藏的丰富资源，发挥好音像档案的视觉优势，是发挥音像档案价值和效用的必然要求，也是提高档案工作宣传能力的重要途径[2]。

　　2  音像档案管理和开发现状

　　2.1  末端管理模式弊端多

　　传统的音像档案管理模式下，档案部门处于音像记录过程的末端。拍摄任务多由业务部门完成，对其拍摄——以中国海洋档案馆音像档案工作为例时间、录音录像和照片数量并不清楚，对拍摄质量和内容甚至设备也无法掌控，从某一活动策划、实施到结束没有控制措施和贯穿始终的档案管理工作，割裂了拍摄的素材和音像档案之间的关系。再者，音像资料长期放置于形成者手中，较少会对其做相应的记录和说明，久而久之，没有人能说清楚来龙去脉，特别是随着人员的流动，音像资料失控和流失现象也愈加突出。这种末端管理模式严峻地考验着音像档案的系统性、完整性、准确性和规范性。

　　2.2  收集困难且质量低

　　归档意识方面，认为只有红头文件、规章制度才是档案，录音、录像、照片并不属于归档范围，许多部门出于利用便利的目的，不愿意或者延迟归档，甚至随意处置，致使一些珍贵的资料丢失。收集渠道方面，重要工作、重要活动都会产生大量的音像资料，这些资料在形成之时就分散保存在各业务部门，并未集中统一管理。归档数量方面，相比于文书档案动辄上千卷上万件来说，音像档案数量较少。归档质量方面，收集到的音像档案无法保证完整性、齐全性和规范性，大部分音像资料缺少人物、时间、地点、事由等基本信息，且规范整理的较少，大多不符合音像档案的整理要求。

　　2.3  收集渠道狭窄单一

　　对音像资料的收集整理常局限于原有历史音像档案，渠道狭窄且收集方式单一，特别是忽视了通过录音录像等手段采访记录历史事件当事人的口述回忆这一重要的资料收集方式。口述历史采集的目的之一便是抢救性挖掘资源，通过访谈获取资料以补充或者证实已有的档案史料，以填补档案史料的空白点和盲点。一些参与重要工作的老前辈是重大历史决策的见证者和经历者，是“活字典”和“活资料”，然而这些老前辈大多年事已高，如果不及时采访将会造成工作记忆的缺失和空白。针对这些历史见证者开展访谈采集工作，也是抢救历史音像档案的工作，同样具有非常重要的意义。

　　2.4  开发深度广度欠缺

　　“重收集、重拍摄，轻整理、轻利用”一直是音像档案管理中面临的最大困境。与日益增长的音像档案藏量相比，对音像档案的开发和利用在深度和广度上都较为欠缺。大部分的音像档案自形成之日起就被束之高阁，只有少部分被开发出部分价值。而曾经的录音录像、照片图片都是时代留下的印记，音像档案的独特魅力和灵活多变的形式，更容易吸引社会公众在利用档案的同时享受文化与休闲。抢救和存储音像档案资料的最终目的是为了更好地对其开发和利用，使其满足人民群众日益增长的物质文化需求。只有对其进行科学化管理、精细化整理，开发出有广泛影响力的档案文化精品，才能发挥档案存史资政育人的作用，实现社会效益和经济效益的双丰收。

　　2.5  保管困难利用不便

　　经过长年的积累，音像档案资源的数量和容量是非常庞大的，特别是视频资源，载体不同、种类繁多、格式多样，在大量文件中查找所需的素材，甚至是某一段视频中出现的某一个人物等特定画面，是一件耗时耗力的工作，且多数的音像档案并不像纸质档案一样，缺乏行之有效的分类标准，也不能全文检索，这就导致想要检索利用音像档案中宝贵的资源成了非常困难的事情。由于磁带、录像带寿命有限，长期保存过程中极有可能因介质老化损毁，且配套播放设备极易淘汰、报废，导致存储的信息面临流失的风险。随着信息技术的发展，传统的磁带、录像带的储存、传输方式已无法适应互动的要求。

　　3  音像档案管理和开发策略

　　中国海洋档案馆是我国国家级永久保存和开发利用海洋专业档案的基地[3]，与国家海洋信息中心是一个机构两块牌子，隶属自然资源部。近些年，中国海洋档案馆加大音像档案管理和服务能力建设，打造品牌效应，取得了良好的成绩。

　　3.1  创新管理模式，触角前移双举措

　　档案部门应积极改变音像档案传统的末端管理模式，转变工作思路，提高敏感度，将工作触角前移，构建基于直接拍摄重要活动的音像档案管理模式，扭转现阶段不利的局面。档案部门直接拍摄与档案资料收集两种手段形成互补，能够更加全面地记录某一事件、某一活动的过去和现在的发展。

　　中国海洋档案馆在音像档案管理模式上进行创新，充分发挥基于直接拍摄的音像档案资料管理模式优势，打造“蓝色摄像头”品牌，建设专业的拍摄与影视制作团队。摄像设备全系高清，专业镜头、灯光配备齐全，为记录、保存和抢救海洋音像档案提供了保障。仅过去3年，为各部门提供拍摄服务近百次，共采集素材3TB，并在多次重大活动中应用现场导播系统，实现多机位同步拍摄，现场合成并实时同步直播，近期还开拓虚拟演播室，满足多元拍摄需求。

　　3.2  扩宽收集渠道，提高意识广收集

　　档案部门应主动作为，努力提高全员档案意识，大力拓宽音像档案的收集渠道。积极宣贯档案法律法规，让全体工作人员知晓档案工作的重要性，在工作中只要涉及应归档的音像资料，都应该主动担当尽责，积极配合档案部门自觉做好归档工作。对重大活动、重要项目等档案资料，采取主办部门与档案部门协同合作的方式，共同担负起音像档案的收集、整理以及归档工作。此外，档案部门还应广泛收集有价值的音像资料，以丰富和弥补馆藏音像档案的不足和缺失。

　　中国海洋档案馆积极推进《国家海洋信息中心机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的修订工作，明确增加了录音、录像、照片等档案的归档要求。同时，持续开展与海洋事业相关的各种影音视频收集工作，重点收集十九大以来中央媒体播出的海洋纪录片以及新闻类和文艺类节目。

　　3.3  丰富收集方式，口述历史补空白

　　档案部门应拓展音像档案的收集方式，积极开展口述历史采集，丰富音像来源，填补馆藏空白。口述历史采集是借用录音、录像等技术方式记录历史事件亲历者、亲见者或亲闻者的记忆，是对个人记忆进行采集、收藏、研究、开发和利用的过程。收集口述史料已成为资源建设的新模式，既是捋清重大历史事件脉络、丰富馆藏结构的需要，又是档案部门功能的拓展。

　　中国海洋档案馆设立了专用口述历史资料采集工作室，配备了一整套音像资料采集、处理、管理和视频编辑的软硬件系统。近十年，开展了首次南极考察、首枚洲际导弹全程飞行试验、首个南沙海洋观测站等多个海洋重大事件的口述历史采集工作，采访亲历者近80人次，累计获得口述历史资料3TB、7000分钟。并按照国家相关规范，对采集的音视频进行文字转录，并以此为基础编研了多部档案汇编产品，取得较好的反响。

　　3.4  开拓利用新思路，深度融合开发推力作

　　档案部门应注重对音像档案提质升值，加快对其开发利用。开拓思路，谋求创新，深入挖掘档案内涵，精准梳理档案脉络，扎实推进编研工作，重磅推出档案力作。应对音像档案进行有目的的深度开发，使传统的音像档案向具有特色的文创产品转变，挖掘重大历史事件背后的感人故事，满足受众多元化的需求。

　　中国海洋档案馆深入开展海洋档案产品开发，档案产品从数量、形式和影响力都取得了重大突破，进一步充实了文化职能和教育职能。中国海洋档案馆精心打造品牌工程，已利用馆藏音像档案和拍摄素材，累计产出200余部专题类、纪录类视频片，有基于原始音像素材的专题类视频，有以亲历者口述内容为核心的纪录类视频。创作的《去地球南端上抹一道中国红——中国南极长城站建站档案掠影》专题片，在国家档案局和国家发展改革委举办的建设项目档案微视频征集活动中获特等奖，并在“学习强国”平台转播，单一视频点播量破万。

　　3.5  探索抢救新机制，数字化媒资化齐上阵

　　档案部门应积极探索抢救备份历史音像档案的方式和方法，加大资金投入，创建音像档案数字化备份机制，加快应用媒体资产管理系统。媒体资产管理系统是一种多接口、数字化、网络化的海量媒体内容存储和管理的平台，它通过对音视频资料的数字化采集、上载、存储、编目，最终实现下载再利用的目的。媒资系统能够实现对音像资料的全面保护、科学管理和最大化利用，是针对音像档案管理开发利用较为科学的解决方案。

　　中国海洋档案馆对馆藏音像档案目录实施集成管理，并完成了全部馆藏录像（音）带和中外文电影胶片的抢救性数字化转换工作。在办公OA系统中开辟“视频站点”模块，开设“发展剪影”“活动风采”“历史回眸”等栏目，常态化更新馆藏音像档案和编辑制作的音像制品。此外，引进了一套专业的音像档案资源管理系统——媒体资产管理系统，将音像档案纳入资产管理及精细化管理范畴。目前，已完成了部分音像档案的上载和编目工作，对档案中的重要事件、关键人物进行打点标记，累计打点超5000个。

　　4  结语

　　音像档案在人们了解世界和参与社会活动的过程中扮演着越来越重要的角色，其以直观性、生动性、形象性、真实性的特点记录着人们的实践活动和社会的进步发展。在数字化、网络化发展的今天，档案部门更应做好音像档案的管理并充分挖掘其内涵和价值，使其在证据保存、文化传播和记忆传承等方面发挥越来越重要的作用，让音像档案焕发新光彩。

　　参考文献

　　[1]曲春梅,何紫璇.音像档案:“观察世界的窗口”[N].北京:中国档案报,2020-10-26(3).

　　[2]贾沣琦,王逸梵.让音像档案焕发新光彩[N].北京:中国档案报,2022-1-6(2).

　　[3]刘家真,薛惠芬.国家海洋档案信息管理与国家海洋数字档案馆[J].海洋信息,2014(1):37-45.

　　作者单位：国家海洋信息中心（中国海洋档案馆）