以档惠民 高效便民 推动档案开放利用走深走实

　　文/南京市档案馆

　　习近平总书记对档案工作作出的“三个走向”重要论述，及在重要批示中提出的“四个好”“两个服务”目标要求，为做好新时代档案工作、提升档案开放水平提供了根本遵循。南京市档案馆结合学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想第一批主题教育，以“走在前、做示范”的责任担当，忠诚践行“以档惠民、高效便民”的发展理念，高质量抓好档案开放利用工作落实。2023年以来，累计完成馆藏15个全宗、24万余件档案的开放预审，拟开放档案8万余件；在国际档案日向社会公布中华人民共和国成立后档案目录11657条；线下接待档案查阅利用1.19万人次、提供取证7.39万页，“智慧档案”手机移动端等各类平台受理查档1300余件。

　　深化思想认识，着力强化档案开放利用工作内驱力

　　依法依规加大档案开放利用工作力度，让更多馆藏开放档案资源上线系统平台、接入网络终端、进入千家万户，具有重要意义。一是落实习近平总书记对档案工作的系列指示批示精神的实际举措，要想档案得到充分利用，“走向开放”是前提和基础，只有先把开放利用工作做好，才能更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众。二是担负法定责任的客观要求，《中华人民共和国档案法》和《国家档案馆档案开放办法》针对加大档案开放利用力度作了重要修订，明确要求各级档案馆必须依法加快向社会开放档案步伐，提高档案开放利用效率。三是破解档案事业发展难题的现实需要，至“十四五”末，市档案馆馆藏文书档案满25年未开放审核的有182万余件，工作任务重、专业人手缺、安全压力大。第一批主题教育期间，市档案馆将档案开放审核列为唯一重点整治项目上报市委，并由市档案馆主要领导挂帅推进落实，着力解决制约档案业务发展卡点、堵点问题。基于上述认识，市档案馆深感责任重大、时不我待，强化“前有标兵、后有追兵”的争先意识、危机意识，以领跑的进取精神、领先的标准水平，全方位、高质量推进落实，着力提升档案服务利用效能。

　　注重创新实践，着力提升档案开放审核工作质效力

　　目前，制约市档案馆档案开放审核业务纵深发展的主要矛盾有以下几点：一是人工传统作业效率低与档案开放审核任务重的矛盾。馆藏文书档案到期应开放审核的有182万余件，而市档案馆仅有3名专业人员从事开放审核工作，每人年最大完成量为1万件左右，在不考虑增量的情况下，完成这些存量任务需要将近60年。二是档案开放比例要求高与馆藏档案资源量大的矛盾。目前，馆藏中华人民共和国成立后文书档案约74.7万卷，开放卷数约7.5万卷，低于国家档案局明确的副省级以上综合档案馆应达到20%的标准。三是进馆单位档案员业务能力与档案开放审核关口前置不匹配的矛盾。依据新修订的档案法规定，新进馆档案的开放审核由立档单位负责，这有利于压实主体责任、提高工作效能，但由于一线档案员队伍缺乏稳定性，人员专业水平不足的问题较为突出。

　　为有效解决这三对矛盾，结合第一批主题教育，市档案馆组织到兄弟省市档案馆、市属区档案馆、进馆单位、从事档案业务的高新企业“4种类型、12个不同单位”广泛开展调查研究，学习了解档案开放审核新理念、新做法、新技术，全面掌握全市档案开放审核开展情况特别是存在的问题症结，在此基础上，进一步明确目标任务，厘清工作思路，寻求对策措施。

　　1.抓规划引领

　　全面梳理馆藏档案资源，精准测算档案开放审核任务量，科学确定“按两个层面组织，分三个步骤推进”的目标思路。一方面，推进存量文书档案的开放审核工作。由市档案馆牵头，分3步组织实施：第一步，先行摸索经验。2023年7月，市档案馆首次与第三方服务机构合作，运用智能化系统辅助开展档案开放审核，验证系统准确性、安全性，摸索经验、探索路子。第二步，推进专项工作。计划利用2023年先行先试成果，2024年、2025年申请专项经费，大批量采用智能化开放审核，力争“十四五”末完成馆藏182万余件到期文书档案的开放审核任务。第三步，全市逐步推广。借鉴市档案馆经验做法，指导服务市属12个区档案馆推进开放审核工作，齐头并进、协同发展。另一方面，对新进馆增量文书档案进行开放审核。由立档单位组织实施，市档案馆提供专业技能支持和档案智能化开放审核系统支撑。

　　2.抓科技赋能

　　发挥人工智能技术对档案开放审核的“倍增器”作用，推动信息技术深度融入开放审核工作，探索实践档案智能化开放审核的新路子。2023年，市档案馆与有关企业合作，仅用不到1个月的时间就完成21万余件档案的开放审核，经市档案馆专业人员抽样审验，准确率达100%。如使用传统人工作业模式，完成这些任务需要7年时间。

　　3.抓依法前置

　　按照“依法前置、制度支撑、科技赋能、强化指导”的思路，2023年开始，市档案馆实行新进馆文书档案开放审核准入制。在档案移交进馆前，由档案形成单位或移交单位提出并附具开放审核意见。市档案馆积极为立档单位提供支持。一方面，提供专业技能培训。结合进馆单位任务部署会、业务协作组会、到进馆单位服务保障等时机，加强开放审核业务技能“传帮带”，及时充实下发档案开放审核负面清单和敏感词库。另一方面，建好系统平台支撑。在数字档案室管理平台内嵌“智能化开放审核辅助模块”，为224家进馆单位搭建智能化开放审核平台，解决好档案员业务能力与档案开放审核关口前置不匹配的矛盾。

　　4.抓安全托底

　　档案开放审核推进不全面、不彻底，最大的“绊脚石”是安全顾虑。市档案馆注重统筹好开放与安全的关系，下力克服消极观念，通过强化人员责任心、建立健全制度规范、严格落实技术措施等手段，确保开放审核可管、可控、可靠。2023年，市档案馆修订下发档案开放审核工作制度，优化完善工作流程“六审一批”“组织九步法”和新进馆档案开放审核准入制，切实推动依法依规、常态规范、长效安全开展。

　　坚持以民为本，着力打造档案服务利用工作品牌力

　　市档案馆积极改进服务理念和方法手段，全方位推进多元化、便捷化、个性化服务，努力将服务从固定场所“面对面”向足不出户“键对键”、移动互联“随即查”转变，有效提升档案为民普惠便捷水平，不断擦亮“民呼必应、民呼有为”的金名片。

　　1.前台窗口高效查

　　秉持“档案查得到、查阅速度快、服务态度好、大厅环境优”的理念，针对市作风办每季度下发的窗口服务满意度评议结果，动态优化前台查档利用机制和流程，聚焦群众急难愁盼问题，对紧急事项、大批量查档业务开展节假日预约服务，每日提前半小时开馆，午休安排专人值班，强化人员业务培训，真正让利用者方便，让人民群众满意。

　　2.系统平台联网

　　查充分发挥“三个平台、一个移动终端”的作用，着力提高查档需求快速响应、档案查询快速作业、取证材料快速递送的能力。继在“我的南京”App“智慧档案”模块下开通民生档案查询外，2023年10月又在“苏服办”App、“南京的我”微信小程序上开发挂接民生档案查询模块，拓展查询渠道，扩大影响力、辐射力、品牌力。

　　3.馆际协作就近查

　　主动服务长三角一体化、南京都市圈发展战略，扩大“异地查档、跨馆利用”合作朋友圈，在与长三角区域内348家档案馆民生档案互通互查的基础上，2023年又与石家庄市档案馆、郑州市档案馆、安徽省宣城市档案馆签订馆际合作协议，为社会公众提供就近就便、在线泛化的跨区域档案查询利用服务，实现“让数据多跑路、让群众少跑腿”。

　　4.基层一线便捷查

　　专门召开全市数字档案馆（室）建设推进会，力争“十四五”末全市建成5家全国示范数字档案馆，各区档案馆基本建成国家级数字档案馆，并有力推动数字档案室提档升级，努力打造国家高水平数字档案馆（室）集群。融入“智慧南京”一体推进档案信息化建设，搭乘全市“一网统管”建设便车，顺势而为、借势发力，推动档案利用服务向街道（镇）、社区（村）延伸，打通“最后一公里”，为全面推进中国式现代化南京新实践贡献档案智慧和力量。

　　作者单位：南京市档案馆

　　责任编辑：王玥