记录好留存好新时代壮美广西建设奋斗历史——广西壮族自治区档案馆重大活动和重特大事件档案工作实践

　　文/黎富文  蒋宏灵  陆倩媛  覃福进  黄锽

　　重大活动举办和重特大事件组织应对工作所形成的具有保存价值的历史记录，是国家档案资源的重要组成部分，具有极其重要的保存价值。近年来，广西壮族自治区档案馆深入学习贯彻习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神，紧紧围绕“四个好”“两个服务”的目标要求，以党建聚力，织密重大活动和重特大事件档案收集学习网、联系网、制度网、把控网、利用网，主动服务脱贫攻坚、疫情防控、主题教育、中国—东盟博览会、第一届全国学生（青年）运动会、平陆运河开工大会、环广西公路自行车世界巡回赛、中国广西与越南边境四省党委书记新春会晤等重大活动和重特大事件档案的归集工作，为全面记录好、永久留存好广西各项重大活动和重特大事件的全过程书写了精彩的篇章。

　　增强党建引领效能，织密“学习网”

　　自治区档案馆牢牢把握党的政治机关的本质属性，坚持党建引领，通过“机关党建+行动学习”项目化的工作方式，组建重大活动和重特大事件档案工作行动学习团队（以下简称“学习团队”），聚焦破解重大活动和重特大事件档案记录不完整、收集不齐全、保管不集中、移交不及时、利用不充分等问题，灵活运用行动学习法，按照“聚焦问题、补充知识、分享经验、集体研讨、实际行动、复盘整理、改进行动”的步骤，提升思想认识与工作能力，为推动重大活动和重特大事件档案工作取得实效提供组织保障。

　　1.建立“首课”学习机制

　　学习团队以支部为单位，在“三会一课”、主题党日活动和业务学习会及各类培训中，通过“1+N”的模式精选学习内容，提高学习针对性与实用性。“1”就是把习近平新时代中国特色社会主义思想，习近平总书记关于档案工作、历史学习与研究、文化遗产保护、文化传承的重要指示批示精神和中办、国办印发的《关于加强重特大事件档案工作的通知》等作为必学内容，深刻认识做好重大活动和重特大事件档案工作的重要意义；“N”就是根据重大活动和重特大事件档案工作的特点，将《重大活动和突发事件档案管理办法》《归档文件整理规则》《大型运动会档案管理办法》《广播电视节目档案管理规定》等业务文件、标准、制度作为选学内容，不断筑牢档案业务知识根基，增强学习团队专业性。

　　2.实行“老带新”现场教学

　　学习团队开设“理论与实践相结合课堂”，由自治区档案馆收集保管部经验丰富的老同志与年轻同志建立结对帮教机制，共同到区直机关、企事业单位、重大活动和突发事件的举办或应对部门，或是专门设立的临时机构（以下统称“责任部门”），开展档案工作指导和质量检查，现场传授工作方法，分享工作经验，在实践中提升学习团队成员的档案业务实战能力。

　　3.组织交流研讨

　　聚焦重大活动和重特大事件档案工作在统筹协调、业务指导、质量检查中发现的问题，通过支部“三会一课”，利用头脑风暴、鱼骨分析法等进行集体研究、形成共识，制定解决措施，拓展学习团队接收人员处理业务问题的思路，凝聚团队成员的智慧力量。

　　4.形成解决方案

　　通过团队学习、研讨汇总形成可长期执行的重大活动和重特大事件档案工作规范流程，以文件、制度等形式固定下来，并印成业务指导汇总材料供团队成员学习。目前，参与了自治区档案局牵头的《广西壮族自治区重大活动和重特大事件档案工作细则》的制定工作，独自制定了《自治区档案馆重大活动与重特大事件进馆档案全宗卷整理要求》，以及为各项重大活动与重特大事件制定“三合一”制度等共性业务文件，还有针对不同活动与事件的个性化规范流程，由此不断破解档案接收数量偏少、质量不够高、利用不充分等难点问题，实现党建与业务双融双促，推进档案资源建设取得了新成效。

　　建立工作协调机制，织密“联系网”

　　针对重大活动和重特大事件涉及多层级、多部门、多门类的特点，自治区档案馆通过与责任部门主动联系建立档案工作沟通协调机制，争取成为相关活动筹备（或处置）机构成员单位，提前介入重大活动和重特大事件档案工作，发挥好国家档案资源管理主要业务职能部门的作用，推动组建档案工作小组，明确档案收集范围、整理标准、移交进馆工作流程与要求，为重大活动和重特大事件档案归集工作贡献了应有的力量。

　　1.重大活动提前介入

　　自治区档案馆在与121个区直立档单位建立档案接收协作机制的基础上，同时建立重大活动登记制度，每年年初要求区直立档单位根据工作计划报送年度内拟举办、承办的重大活动项目，编制重大活动档案收集工作清单，主动跟进对接，下好“先手棋”。如自治区档案馆在自治区成立60周年庆祝活动、脱贫攻坚、第一届全国学生（青年）运动会等重大活动中，均被列为筹委会（执委会）或领导小组成员单位之一，这些都是根据自治区政府办公厅、自治区扶贫办、自治区体育局等区直立档单位的年度重大活动工作清单及时沟通联系的结果。

　　2.重特大事件及时跟进

　　由于重特大突发事件具有突发性、时间紧、社会关注度高的性质，需要工作人员拥有极强的政治敏锐性和洞察力，因此更需要档案馆工作人员增强“为党管档、为国守史”的意识，第一时间跟进做好重特大突发事件档案收集工作。如新冠肺炎疫情、“3·21”东航MU5735航空器飞行事故等突发事件发生后，自治区档案馆第一时间选派业务人员进驻责任部门指挥部，或主动与有关部门电话沟通、现场提醒档案收集注意事项，加强档案归集工作指导，努力做到重特大事件发生在哪里，档案工作就主动跟进到哪里。

　　3.整体工作协调推动

　　档案馆作为国家档案资源的最终“归宿地”，承担着记录历史、传承文明的重大使命。因此，档案馆应主动履责，勇于担当，深入各立档单位从业务层面不断压实责任部门、内设机构及专兼职档案人员的“领导、管理、业务”三级工作责任，形成档案工作“有人抓、不断档”的工作局面。在具体工作中，自治区档案馆从确保重大活动或重特大突发事件档案收集及时、齐全完整、规范有效的角度着手，加强业务协助指导，紧急情况下还要亲自收集、亲自整理；各重大活动主办责任部门、综合协调部门或重特大事件应急指挥处置机构则要增强档案工作意识，明确档案工作职责，积极组织推进相关机构的档案工作，形成相互配合、密切协作的工作状态，确保在重大活动举办或重特大事件处置过程中档案同步记录、同步收集、同步归档、同步提供利用。

　　科学制定业务规范，织密“制度网”

　　根据重大活动和重特大事件的特点，自治区档案馆与责任部门联合制定档案工作及具体业务规范流程，从制度层面确定重大活动和重特大事件档案工作的组织结构、人员构成、工作职责以及收集整理、规范移交等工作过程，明确档案分类方案、文件材料收集范围、保管期限的鉴定等业务流程，确保重大活动和重特大事件档案工作有章可循、有规可依。

　　一是根据国家档案局或国家有关部门对有关档案工作的要求，结合地方实际制定好档案管理办法。如根据《中华人民共和国档案法》《重大活动和突发事件档案管理办法》《大型运动会档案管理办法》等的要求，协助制定了《广西壮族自治区精准扶贫档案管理办法》《广西壮族自治区重大活动和重特大事件档案工作细则》《第一届全国学生（青年）运动会档案管理办法（试行）》等，为重大活动和重特大事件档案工作规范开展把舵护航。

　　二是聚焦重大活动和重特大事件责任部门应归集的档案内容，抓住档案源头科学制定“三合一”等工作制度。近几年，自治区档案馆根据区内举办的重大活动和发生的重特大事件，分别联合或协助自治区扶贫办、自治区疫情防控指挥部办公室、第一届全国学生（青年）运动会执委会、平陆运河领导小组办公室、自治区党委党史学习教育领导小组办公室等多个责任部门制定了精准扶贫、疫情防控、第一届全国学生（青年）运动会、平陆运河开工建设、党史学习教育等10多个重大活动和重特大事件档案工作的档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表，从源头抓好重大活动和重特大事件档案的形成与收集，优化档案资源结构，提升档案资源质量，科学推动重大活动和重特大事件档案工作规范化建设和健康发展。

　　三是围绕重大活动和重特大事件档案工作特性，制定必要的管理工作制度。重大活动和重特大事件的责任部门多为临时组成的机构，组成人员也多从相关单位抽调而成，对档案工作如何开展和推进，往往思路不太清晰。为此，自治区档案馆除派出相关业务骨干直接进驻责任部门外，还会为相关责任部门制定文件材料归档、档案移交、档案保管、档案保密、档案数字化、档案查阅利用等工作制度，对档案的收集、移交、分类、整理、归档、利用、安全等工作提出要求，并绘制流程图，让制度执行直观明了、便于操作。系列业务规范的制定，确保了重大活动和重特大事件档案的归集工作整体上及时、准确、有序、高效。

　　派出档案专业队伍，织密“把控网”

　　由自治区档案馆学习团队中的业务骨干组成的重大活动和重特大事件档案接收小组进驻相关责任部门，负责各项档案工作的专题研究、人员培训、规范制定、验收移交等指导工作，是重大活动和重特大事件档案得以及时、齐全、完整、规范接收进馆的重要保障。近年来，自治区档案馆的接收小组积极进驻主题教育领导小组办公室、第一届全国学生（青年）运动会执委会、平陆运河领导小组办公室等各责任部门，做好文件资料收集、整理、归档、移交的监督和指导工作，了解档案归属流向，确保了各责任部门及内设专班的档案工作形成相互配合、协同开展的工作机制，实现档案收集整理移交的工作闭环。

　　1.培训先行

　　把业务知识培训作为提升重大活动和重特大事件档案工作质量的重要抓手，通过举办疫情防控档案工作培训班、第一届全国学生（青年）运动会档案业务工作培训班、区直移交档案立档单位档案人员暨涉密档案解密审核工作培训班等，为档案高质量收集、整理、验收及移交提供了坚实的保障。

　　2.制表督战

　　把工作流程理出来、把工作任务亮出来、把工作职责定下来是推动工作的关键。在实际工作中，接收小组把重大活动和重特大事件开展的主要内容、活动时间、文件材料应收集归档内容、可能产生的档案种类、具体负责跟踪收集的人员以及完成时限等内容汇总制作成档案工作明细表，倒排工期，逐项推进，对已全面完成归档文件材料收集工作的项目进行销号管理，强化应收尽收的职责与效果。

　　3.主动采集

　　重大活动和重特大事件档案接收小组成员在指导各责任单位及各内设专班的专兼职档案工作人员做好移交归档文件材料收集工作的基础上，还根据责任部门发布的各项工作方案，积极参加各类工作会议、活动，第一时间把会议、活动产生的相关归档材料收集齐全。此外，小组成员还充分利用自身的专业优势，参与活动的拍照、摄影、录音等工作，主动采集音像资料、口述史料，直接成为重大活动和重特大事件档案的记录者和形成者，留下大量珍贵的第一手音像档案资料，提升了归档文件材料的数量与质量。

　　聚焦档案资源开发，织密“利用网”

　　近年来，自治区档案馆接收进馆的重大活动和重特大事件档案达11项，包括文书档案57852件，照片档案27126张，实物档案1631件，音像档案1564件。通过建立重大活动和重特大事件档案专题数据库，对此类档案进行编研开发和宣传展示，构建重大活动和重特大事件档案服务利用体系，实现档案边接收、边开发、边利用。

　　1.建立专题档案数据库

　　基于馆内建成的广西档案信息资源共享平台、馆室一体化平台、数字档案馆系统，在数字档案资源总库中设立重大活动和突发事件档案专题数据库，将接收进馆的档案按照类别与专题进行分类管理，提供一体化查询利用。

　　2.增强档案资政的时效性

　　自治区档案馆在新冠肺炎疫情暴发初期第一时间向党委政府报送馆藏“非典”防控档案资料；围绕2023年开展的学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想主题教育提供了“三严三实”专题教育、“两学一做”学习教育、“不忘初心、牢记使命”主题教育、党史学习教育等有关档案；围绕平陆运河建设编报“平陆运河的前尘往事”资政专报，供党委政府决策参考；主动对接、及时跟进服务中国广西与越南边境四省党委书记新春会晤活动，呈报广西党委政府“胡志明与广西”档案资料；向中国驻越南岘港总领事馆提供《胡志明与广西》档案图册等书籍用于中越交流活动，有效服务构建更为紧密的中国—东盟命运共同体。

　　3.加大档案开发力度

　　积极服务“三严三实”专题教育、“不忘初心、牢记使命”主题教育、党史学习教育等党内集中教育，举办“三严三实”专题教育展、“百年征程初心永恒—庆祝中国共产党成立100周年暨广西建立组织96周年档案图片展”和“奋进新征程建功新时代—自治区直属机关党的建设成就展”系列档案主题展览，得到自治区党委组织部、宣传部和区直机关工委等的积极响应支持，多个部门联合发文支持办展观展，相关主题展览成为主题教育“行走的课堂”。近5年来，共有2341批次11万余人次进馆接受爱国主义、党史党性教育。编制《广西援鄂医疗队图集》《广西新冠肺炎疫情防控资料汇编》《馆藏实物档案汇编》等资料；拍摄融媒体节目《党史故事大家讲》，总播放量超过1.2亿次，较好地发挥了档案资政育人的作用。

　　参考文献：

　　[1]蔡盈芳.着力强化重特大事件档案收集工作—《关于加强重特大事件档案工作的通知》解读之三[J].中国档案，2023（3）.

　　[2]黎富文.用好用活红色档案服务党史学习教育[J].当代广西，2021（22）.

　　[3]蒋宏灵，陆倩媛，朱耿雨.聚焦重大活动档案工作加强档案资源体系建设[J].中国档案，2020（1）.

　　[4]刘琼梅.重特大事件档案工作思考与探索—以安宁市为例[J].云南档案，2023（4）.

　　[5]徐慧.重特大事件和重大活动档案管理工作的思考及创新[J].档案天地，2023（6）.作者单位：广西壮族自治区档案馆

　　责任编辑：王玥