济宁市推动重大活动档案工作破题起势

　　文/山东省济宁市委办公室（市档案局）

　　近年来，孔子文化节、尼山世界文明论坛、山东省旅游发展大会、世界互联网大会数字文明尼山对话等一系列层次高、规模大、影响力强的重大活动相继在山东省济宁市举办，提升城市知名度的同时，也给重大活动档案工作带来了重大机遇，广阔平台和提升空间。山东省济宁市委办公室（市档案局）（以下简称“市档案局”）深入学习贯彻习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神，认真贯彻落实国家和省委省政府关于加强重大活动档案工作的部署要求，以打造尼山世界文明论坛等系列精品档案为突破口，采取“事前介入、事中指导、事后督导”闭环模式，多措并举推动重大活动档案工作水平不断提升，走出一条超前谋划、提前介入、系统推进的新路径。

　　把握“党管档案工作”政治属性，变“配合协办”为“统筹协调”

　　机构改革后，档案行政管理职能划转党委办公室，进一步压实了各级党委的工作责任，提高了档案行政管理能力，党管档案工作的制度优势得到充分发挥。市档案局主动围绕党委、政府中心工作，从提升档案工作服务质量入手，着力健全完善重大活动档案管理“三项机制”，实现重大活动档案收集整理的规范化、科学化。

　　1.建立“登记备案”机制

　　下发通知，要求责任单位在活动开始前主动向市档案局提交重大活动备案登记，并将其纳入重大活动筹备工作成员单位，便于市档案局及时掌握信息、提前介入，从源头上加强对重大活动档案管理工作的监督指导。

　　2.建立“协作共享”机制

　　联合市“两办”会议活动、文秘、法规等部门建立重大活动信息共享机制，第一时间对重大活动举办信息进行共享，并提醒责任部门及时与市委办公室档案管理科联系，保障重大活动档案收集整理等各项制度要求落地落实。与县（市、区）建立跨区域重大活动档案协作联动机制，凡市级主办或承办的跨区域重大活动，市档案局都将会同市档案馆、属地档案部门，相互协同、分工负责，共同做好重大活动档案工作的统筹协调和监督指导工作。加强与市电视台、济宁日报社等新闻媒体单位的协作配合，以市档案局名义下发通知，要求市电视台、济宁日报社等在活动结束后积极配合责任单位完成照片、音视频等声像资料的收集归档工作，确保重大活动声像档案齐全完整。

　　3.建立“督查考核”机制

　　为保证重大活动档案工作有效开展，坚持以督查考核倒逼责任落实，把重大活动档案收集整理情况作为每年档案执法检查和市委督查的重要内容，并将督导检查情况纳入市直单位综合绩效考核指标体系。

　　落实“前端控制”工作要求，变“事后归档”为“事前建档”

　　重大活动档案具有时效性强、来源广泛和载体多样等特点，而重大活动档案工作专班多为临时机构，工作任务完成后自动解散，很难跟进后续工作。因此，市档案局明确要求各筹备专班工作开展到哪里，档案记录在哪里；活动进展到哪里，档案跟进在哪里；档案不上交，活动不结束，专班不撤销。

　　1.突出“早”，超前谋划提前介入

　　每逢重大活动，提前与责任部门充分沟通，全面掌握活动信息，梳理活动档案工作思路，有针对性地细化工作举措，按照时间节点系统推进。比如，第九届尼山世界文明论坛筹备初期，市档案局积极与市委宣传部对接，详细了解活动全流程及筹备分组安排，结合此次活动特点，起草下发《关于做好第九届尼山世界文明论坛档案工作的通知》，并对档案工作的机构设置、收集范围、归档要求、归属流向、移交时限等提出明确要求。设置工作专班，第一时间召集动员会议，进一步提高政治站位、增强档案意识，明确工作职责和任务目标，确保活动期间形成的各种门类和载体文件材料应收尽收、应归尽归。

　　2.突出“简”，事先明确收集范围和要求

　　以简便、易操作为根本原则，根据每次重大活动的筹备方案和活动特点，制定符合实际且简明易行的全门类档案收集归档的范围、标准和要求。比如，世界互联网大会数字文明尼山对话期间，根据活动全流程方案和筹备工作方案，制定了《世界互联网大会数字文明尼山对话文件材料归档范围和保管期限表》《世界互联网大会数字文明尼山对话文书、声像和实物等各种门类档案的收集范围和标准要求》，在确保文件材料收集归档有章可循、规范有序的同时，让每名专（兼）职档案员都能看得懂、学得快。

　　3.突出“全”，预先建立档案收集工作网络

　　重大活动筹备期间，档案工作专班的各工作组及下设的工作小组各明确1名工作人员为专（兼）职档案员，按照档案收集归档范围要求，负责本组在策划、筹备、开展、总结等各个环节形成的文书、声像、实物、电子等各种文件材料的收集、汇总和报送等工作。同时，为便于开展档案工作，建立档案员工作微信群，用于下发通知、答疑、指导、催办等工作。

　　实施“全程入驻”工作模式，变“遥控指挥”为“深度参与”

　　市档案局创新重大活动档案指导监督模式，深度融入重大活动档案工作全过程，将现场指导监督贯穿重大活动的各方面。

　　1.档案业务培训“简洁化”

　　重大活动档案工作具有特殊性，要专门对其档案的收集、整理进行培训。各工作组档案员中有部分为兼职，对重大活动档案工作不是十分了解，因此培训要更加注重“化繁为简”，避免因专业术语太多造成难以理解、不易操作。比如，2022山东省旅游发展大会档案工作网络建立后，市档案局第一时间对各工作组专（兼）职档案员进行重大活动档案业务培训，重点围绕文书、声像和实物等各种门类档案的收集范围、收集要求和文件目录命名要求等方面，将专业术语转化成通俗易懂的语言进行细致讲解并一一举例说明，确保每名档案员都能听得懂、会操作。同时，印发《2022山东省旅游发展大会档案工作培训手册》，便于档案收集过程中的学习参考。

　　2.档案指导服务“全程化”

　　重大活动期间，档案专班人员通过微信答疑、电话答疑和实地指导等形式进行档案业务指导，将督促、指导、服务贯穿活动全过程。比如，2023中国（曲阜）国际孔子文化节期间，档案专班人员每半日梳理汇总一次共性问题和典型问题，以金山在线表单的形式在档案员工作微信群发布，及时解答遇到的各种业务问题。由于时间紧、任务重，为尽可能确保文件材料收集齐全、归档完整，档案专班下发通知，要求各工作组根据分工安排或工作职责，结合往年孔子文化节筹备过程中应形成的文件材料，提前报送一次工作组文书、声像和实物等拟归档文件材料目录，以此作为前期收集归档依据。针对目录报送质量不高的工作组，要求其按照一对一指导意见修改完善后重新报送，同时，要求各工作组随着筹备工作的不断深入，动态调整文件目录。由于重大活动的照片、音视频和实物档案时效性强、范围广、数量大，给档案收集带来了较大的难度，因此档案工作专班应专门对声像、实物档案产生较多的工作组进行事前沟通对接、事中调度提醒，确保相关档案资料收集齐全完整。活动结束当日，档案工作专班对各工作组报送的文件材料严格审核，凡收集不齐全、归档不规范的，要求其抓住档案收集的黄金期立即整改，确保应收尽收、应归尽归。活动结束后，市档案局将定期开展现场指导和督导检查，确保各工作组按时完成重大活动档案的整理、数字化、开放审核和移交进馆等工作。

　　3.档案督导检查“即时化”

　　对重大活动期间因重视不够、方法不对而导致档案工作推进较慢的工作组，档案专班人员需进行口头或书面提醒；对屡次提醒后仍不及时整改的，将联合市筹备专班督导调度组进行督办。

　　创新探索“市县联动”工作模式，变“单兵作战”为“集团作战”

　　重大活动筹备战线长、中间环节多，文件材料种类多、数量大，仅靠市级档案部门难以及时高效推进重大活动档案工作落实落细。市档案局坚持将功夫下在平时，从各县（市、区）档案部门和市直部门单位、高校、国企择优选派档案领域专家人才，组建全市档案系统人才储备库，创新建立“市县联动”工作模式，如遇重大活动则以“专班”“攻坚组”等形式，第一时间投入市县两级人才力量协调配合、共同参与。对抽调期间表现优秀的同志给予书面表扬，并在档案先进评选中优先考虑，以此激励县（市、区）和部门同志积极参与重大活动档案工作。

　　1.实行“1+N”专班工作法

　　重大活动筹备初期，市档案局根据工作需要从全市档案系统人才储备库抽调市县专业力量，组建档案工作专班，周密组织实施，凝聚工作合力，更好服务重大活动档案工作。比如，第九届尼山世界文明论坛期间，由市档案局、档案馆各抽调1名业务科长，同时在全市档案系统人才储备库中挑选3名经验丰富、责任心强的业务骨干，组建由市委办公室副主任、市档案局局长任组长的档案工作专班，全程入驻参与第九届尼山世界文明论坛档案工作的制度建设、监督指导等工作。

　　2.实行包保工作法

　　组建档案工作“微网格”，采取全员包保、靠前服务、精准指导的方式，每名档案专班人员包保若干工作组，全程负责相关工作组档案工作的监督指导，确保文件材料收集归档与会务筹备工作同步开展。

　　3.实行一线工作法

　　档案专班人员全程参与是保证重大活动档案收集齐全完整的最有效办法，只有这样才能熟悉工作、掌握节奏，更准确了解形成的文件材料，从而更好地督促指导档案收集归档。要求专班人员在活动期间每日深入包保的“微网格”现场，与工作组档案员一起办公，准确掌握档案工作推进情况，精准开展业务指导，确保活动档案收集齐全完整。

　　责任编辑：公喆