以馆舍建设为契机 促进档案事业再提升——青岛市市北区档案馆新馆概览

市北区档案馆新馆外观

市北区档案馆新馆的“记忆市北”综合展厅

市北区档案馆新馆内的青岛市劳模创新工作室

市北区档案馆新馆内的青岛市清廉家风馆

　　文/高京东

　　青岛市市北区档案馆新馆总投资超1亿元，于2016年11月开工建设，2018年9月建安竣工，2019年1月内部设施部署完毕，2019年6月开馆，截至目前已运行4年。

　　上篇：把新馆建设作为有利发展机遇，锐意创新重谋划

　　市北区档案机构最早成立于1953年3月。之后，原市北区、台东区和四方区历经数次区划调整，直至2012年12月，组成现在的市北区。新市北区成立以来，区档案馆馆藏档案数量激增，馆藏档案有24个门类，共256个全宗、60余万卷（件）。原档案馆用房十分有限，应接收档案无法进馆，库藏拥挤、功能不全、技术及业务用房无法设置等问题已成为严重制约全区档案事业持续发展的瓶颈，增加馆舍面积、完善功能部署成为必要的解决途径。

　　在了解有关情况后，区委、区政府高度重视，专题研究解决办法，新馆建设被提上日程。经过多次选址，最终选定位于市北区绥宁路19号地块，周边交通便利，10余条公交线路直达、临近地铁，毗邻多个住宅小区及文教机构，市北区档案事业迎来新的发展契机。

　　建设之初，区档案馆组织力量调研规划，秉持建成具备“五位一体”功能、兼具前瞻性、实用性、智能性、文化性的区县综合档案馆理念，严格按照国家一级综合档案馆、国家示范数字档案馆标准，起草了数万字的《市北区档案馆建设需求说明书》，尽可能描述得准、要求得细，并经请国家、省、市档案部门给予审验把关，为新馆建设奠定扎实基础。

　　区档案馆新馆占地面积2503.3平方米，建筑面积约1.1万平方米，地上总容积率3.15%，绿地率11%。分为地上6层，地下2层。基本以“三三制”分配面积，即库区、对外服务用房、业务技术用房和附属用房各占1/3。设有700平方米的文档服务中心，除涉密查阅室外，其他功能区域敞开式划分，可接待50人同时查档；增设藏书量超2万册的“知库”，部署自助借阅系统，与市图书馆联网，藏书定期更新，群众可就近“通借通还”；库区面积超3000平方米，可满足50年档案进馆需要，同时部署智能化管控平台及全智能软硬件系统，极大地提升了使用效率与安全标准；除按国家规范设置的中心控制室、接收档案用房、整理编目用房、保护技术用房、音像档案技术用房、信息化技术用房等专业技术用房之外，新馆还设有40座席的对外开放影音厅、具备舞台灯光系统的80座席报告厅、交互式多媒体会议室及设有自由组合座席模式的党员活动室等功能用房。同时按照“建筑可阅读、街道可漫步、城市可记忆”的理念，下足“绣花”功夫，将档案馆周边打造出面积约1400平方米的全省首家档案主题公园。

　　依托新馆建设，区档案馆同步推进智慧馆库建设，在现有档案信息化基础上，通过应用物联网、大数据等新技术，构建档案收集、管理、保存、利用等管理体系，实现档案资源的高度智能化管理和开发利用，从而建设档案信息来源多元化、档案实体管理物联化、电子文件归档和接收网络化、档案数据存储集约化、档案信息开发智能化、档案信息服务移动化的数字档案馆系统。部署全层级“档案安全智能防控系统”，同时积极开展异地备份，确保档案信息安全及电子档案的永久保存和永续利用，并获评“国家级数字档案馆”。

　　区档案馆积极响应绿色建筑理念，按照国家绿色建筑三星级（最高级）标准进行设计规划。据测算，建筑节能率约为70%（设计值），2017年通过住房和城乡建设部绿色建筑设计标识认证，成为国家绿色建筑新标准实施后的全国首家绿色建筑三星级综合档案馆建筑，也是青岛市首家绿色建筑三星级的单体公共建筑，并纳入《中国超低/近零能耗建筑最佳实践案例集》。经测算，运行4年来，年均可节约能耗62万千瓦时，节省资金约40万元。

　　新馆的外立面设计也颇费心思，历经12稿论证，最终选定了当前方案。整个造型搭配外观色调就像静躺于历史长河中的一块磐石，寓意其历经岁月沧桑，见证历史变迁，因沉淀而厚重，因传承而博大。设计采用陶土板立面，外立面上的深咖色格栅和玻璃如同河水在磐石上留下的痕迹，增加了建筑的历史厚重感和沧桑质感。东侧为新馆主入口，西侧形成了观赏河西河景观带的良好视野窗口，北侧退层设计为敞开式露台，覆盖植被，既最大限度保障了相邻住宅楼居民的采光，也让整个建筑更加合理、实用。

　　下篇：把精细化管理与跟进落到实处，全力以赴抓效能

　　新馆建设启动后，区委常委会、区政府常务会多次专题研究，并把新馆建设列入政府实事，挂牌督办。区委、区政府专门成立了由区委常委、区委办主任任组长、十余个部门为成员的档案馆建设协调推进领导小组，定期调度，及时解决遇到的困难，督查、发改等部门每月督办项目推进情况。这些都有力地保障了新馆建设的高效率推进。

　　区档案馆坚持“专业的人干专业的事”的理念，新馆施工全权委托区建筑工务服务中心，与其签订委托协议，实施“交钥匙”工程。但同时区档案馆坚持既“拿钥匙”也不“撂挑子”，为此成立了由区档案馆主要领导总负责的新馆推进工作小组，分设设备组和展厅组，细化责任分工，全程参与项目建设。第一时间反馈各方情况，施工期间及时发现并进行施工调整112处，既满足了档案馆需求，又节约了财政资金，还减少了不必要的返工等时间消耗，确保新馆建设各项功能需求落实落地。

　　新馆建安施工的同时，作为档案馆建设重头戏的“展厅”也已经开始了紧锣密鼓的策划工作。展厅建设周期长、难度大、要求高、涉及广，为此，区档案馆在土建规划时，就组织力量启动了展厅策划工作。全馆共建设5个固定展厅，分别是综合展示市北区各方面发展历程的“记忆市北”综合展厅，展示风土乡情的“民俗市北”专题展厅，展示弘扬工匠精神的青岛市劳模创新工作室，保存市北区特藏的“珍迹”特藏馆，以及山东省首个倡导清廉家风建设的教育基地—“青岛市清廉家风馆”。新馆开馆后，区档案馆年均接待参观学习超1万人次。之后又创新推出全国首个以家校社协同育人为目标的“档案学苑”。

　　区档案馆将展厅定位为全区的宣传窗口，为了充分发挥展厅的作用，展厅建设之初即确定了由区档案馆自主编写大纲、脚本，由设计公司进行设计深化和技术落地的思路。展厅设计方案也向市档案馆及有关历史专家、学者等征求意见，并聘请了专职设计顾问，将档案馆的理念、思路与设计相衔接、融合。最终，多个版本的设计方案及施工图又经多方专家评审，确保“理想”与“现实”一致。在建设过程中，档案馆安排专人，紧盯方案落地，每天驻守施工现场，随时跟进现场施工推进情况，对于实际实施与设计方案中的细微偏差，第一时间进行研讨微调，使所想与所得吻合，确保展厅建设不仅高标准完成，还与新馆其他区域建设同步完工、同步启用。

　　2019年年初，新馆建设完毕，搬迁工作启动，区档案馆成立新馆搬迁领导小组，设有出库组、运送组、接收组、内勤组，负责各项搬迁任务的具体实施。搬运之前，开展固定资产清点与核查，重点对家具、用具类资产进行细化梳理和分类统计。提前对馆藏所有门类档案进行再梳理，精确到卷、盒、1%延米，并根据实际需要定制档案装具。多次召开协调会，对接武装押运公司、搬迁公司、专业档案整理公司，审核登记人员资质，制定详细的搬迁预案，环环紧扣、责任到人。正式搬运前进行搬迁全流程演练，根据电梯运行时间、不同时间段路程所耗时间、所需搬运人员数量、上架人员数量等，反复细化搬运流程。正式搬迁总历时7天，共出动运输车65辆次，全部档案资料搬迁完成，同时清点上架，无一差错。

　　新馆建设包含建安施工、展厅、智慧馆库、装修与家具定制等在内，共历时两年半时间全部完成，并先后获评建筑质量“青岛杯”“泰山杯”。全部建设过程关键节点均进行影像记录，摄制新馆建设专题纪实片《鉴史基业》，为开馆4年来百余家来访同业单位提供借鉴与参考。

　　山东省档案督查组现场调研市北区档案馆新馆建设进展情况时，给予高度评价，要求市北区作为全省档案系统的标杆进行新馆建设，并建议作为典型，总结好、传播好新馆建设过程中造就的“市北速度”，为全省的新馆建设提供借鉴经验。为此，市北区在全省档案工作推进会上作为唯一区县级档案馆代表作典型发言，并承接了全市新馆建设现场会。

　　2023年，正值市北区档案机构成立70周年，70年栉风沐雨，70年春华秋实，站在实现第二个百年奋斗目标的历史交汇点，“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索”。

　　作者单位：青岛市市北区档案馆

　　责任编辑：王玥